Laskutuksen asetukset

Laskutuksen asetukset

Mistä on kyse 

Tällä sivulla hallinnoidaan Vektorin laskutukseen, myyntireskontraan ja maksuvalvontaan liittyviä asetuksia. Voit määrittää yrityksesi laskupohjat, toistuvaislaskutuksen oletukset, automaattiset maksumuistutukset, viivästyskorot sekä mahdollisten perintäkumppaneiden tiedot. Tarkista asetukset yrityksenne laskutuskäytäntöjen mukaisiksi.

Sijainti Vektori-pilvessä: Asetukset → Laskutus → valitse asetusosio.

Näin pääset alkuun

1. Siirry vasemman reunan päävalikossa kohtaan Asetukset.
2. Valitse asetusvalikosta Laskutus.
3. Näet asetusvalikon, joka on jaettu viiteen osioon: Yleiset, Perintä, Perintäkumppanit, Viestintä ja Toistuvaislaskutus. Avaa haluamasi osio klikkaamalla sen otsikkoa.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

1. Yleiset
   Täällä hallitset koko laskutuksen perusmoottoria. Koska asetuksia on paljon, ne on jaettu teemoittain:

• Laskujen ulkoasu ja perustiedot: Määritä viitenumeron muoto, ensimmäisen laskun numero ja huomautusaika. Voit lisätä laskulle yrityksesi logon, vakiomuotoisia lisätietoja laskurivien alle tai esimerkiksi erillisen mainosbannerin.
• Sähköposti ja lähetys: Aseta oletuslähettäjän nimi ja sähköpostiosoite sekä valitse valmis viestipohja sähköpostilaskuille. Voit myös määrittää, siirtyykö laskun päiväys automaattisesti kuluvaan päivään, kun lasku lähetetään.
• Pankkiaineistot ja suoritukset: Valitse Viitemaksutiedoston tyyppi käytettävän pankkiaineiston mukaan (esimerkiksi XML viiteaineisto, camt.054). Automaattinen kohdentaminen viitesuorituksille ohjaa saapuvien viitesuoritusten kohdistamista. Tarkista kohdistuksen tulokset suorituksista ja laskujen avoimista summista. Voit myös määritellä tarkasti, missä järjestyksessä osasuoritukset kohdistetaan (esim. kulut -> korko -> pääoma) erikseen kuluttajille ja yrityksille.
• Laskutustavat: Kytke päälle tai pois yrityksenne käyttämät tavat (paperi, sähköposti, verkkolasku jne.) ja määritä näille tarvittaessa laskutuslisät.
• Varastonhallinta: selvitä ennen käyttöönottoa, missä vaiheessa yrityksenne varastokirjaus tehdään. Huomioi kassamyynnin ja erillisten toimitusten varastokäsittely, jotta samaa myyntiä ei käsitellä varastossa kahdesti.
• Muista klikata sivun alalaidasta Päivitä tallentaaksesi muutokset.
• Laskujen ja maksumuistutusten lähetyskanavan valinta: määritä lähetettävien laskujen ja maksumuistutusten lähetyskanavat manuaalisesti kohdista laskujen välittäjä, ja muistutuslaskujen välittäjä; voit valita oman lähetyskanavan verkko-, paperi- ja sähköpostilaskuille - ja -muistutuksille. Valintalistalla näkyvät vain aktiiviset integraatiot. Tämä on tärkeää integraatioita käytettäessä. Voit lukea tästä integraatiokohtaisesti Integraatiot-osiossa.

2. Perintä
Täällä määrität maksuvalvonnan säännöt.

• Asiakastyypit: Voit asettaa Yritysasiakkaille ja Kuluttaja-asiakkaille omat säännöt. Määritä maksumuistutusten määrä, kuinka monen päivän päästä eräpäivästä muistutus lähtee, muistutuskulun suuruus (esim. 5 € kuluttajille) ja sovellettava viivästyskorko.
• Yleiset asetukset: Aseta minimisumma perinnälle ja määritä viivästyskorkojen kerryttämisen säännöt.
• Muistutustekstit: Kirjoita alaosaan valmiit vakiotekstit 1. ja 2. maksumuistutukselle. Paina lopuksi Päivitä.

3. Perintäkumppanit
Jos käytätte maksamattomien laskujen siirtoon ulkoista perintätoimistoa (esim. Visma Amili tai Intrum), hallinnoit niitä täällä.

• Uuden kumppanin lisääminen: Klikkaa + Uusi Perintäkumppani. Syötä kumppanin nimi, toimeksiantonumero ja valitse välitystapa. Tallenna painamalla Tallenna.

4. Viestintä
Täällä kytket valmiit tekstiviesti- ja sähköpostipohjat kiinni tiettyihin laskutuksen tapahtumiin.

• Voit valita alasvetovalikoista järjestelmän lähettämän automaattiviestin esimerkiksi silloin, kun lasku on lähetetty, tai kun asiakkaalta on vastaanotettu osasuoritus tai koko laskun summa. Viestipohjia voit luoda sivun oikean reunan linkeistä.

5. Toistuvaislaskutus
Määritä säännöllisesti toistuvien sopimuslaskujen oletusasetukset.

• Aseta oletuslaskutusjakso, laskupäivä ja luotavan laskun oletustila.
• Voit aktivoida hyödyllisen ominaisuuden, joka jättää uuden toistuvaislaskun turvallisesti "Luonnos"-tilaan, mikäli saman sarjan edellinen lasku on asiakkaalla yhä maksamatta.

Vinkit ja huomiot

• Lainmukaiset perintäkulut: Tarkista muistutuskulut ja aikarajat sovellettavista perintäsäännöistä. Kuluttajan maksullisen maksumuistutuksen 14 päivän vähimmäisväli lasketaan eräpäivästä; sitä ei pidä tulkita yleiseksi ohjeeksi Vektorin Huomautusaika-kentän arvosta. Maksullisuudella on myös muita edellytyksiä. Katso KKV:n ohje hyvästä perintätavasta kuluttajaperinnässä.
• Tarkista automaattisen kohdistamisen tulokset: automaatio voi vähentää käsityötä, mutta puuttuvat, virheelliset tai kohdistumattomat maksut on edelleen selvitettävä. Älä kirjaa samaa suoritusta uudelleen tarkistamatta laskun suorituksia.
• Testaa viestipohjat: Jos otat käyttöön automaattisia tekstiviesti- tai sähköpostivahvistuksia (esim. maksu vastaanotettu), tee järjestelmään pari testilaskua itsellesi nähdäksesi, että viestit näyttävät asiakkaan silmään ammattimaisilta.