Tilaukset - Uuden tilauksen luominen

Mistä on kyse

Uusi tilaus -lomakkeella luot asiakkaalle tilauksen, johon kirjaat tilattavat tuotteet, toimitus- ja laskutustiedot sekä muut tilauksen kannalta oleelliset tiedot. Lomake on jaettu useampaan osioon, jotka käydään läpi alla.

Näin pääset alkuun

1. Siirry vasemman reunan valikosta kohtaan Tilaukset.
2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa + Uusi tilaus -painiketta.

Täytä tilauksen tiedot

Tilausrivit

Lomakkeen yläosassa lisätään tilattavat tuotteet. Jokainen rivi sisältää:

• Tuotekoodi — tuotteen koodi, jonka perusteella tuote haetaan järjestelmästä
• Tuote — tuotteen nimi
• Määrä — tilattava kappalemäärä
• À-hinta — yksikköhinta ilman ALV:ia
• ALV % — sovellettava arvonlisävero
• À-hinta (sis. alv) — yksikköhinta ALV:n kanssa
• Ale % — mahdollinen alennusprosentti
• Yht. — rivin yhteissumma ilman ALV:ia
• Yht. (sis. alv) — rivin yhteissumma ALV:n kanssa
• Lisätiedot — vapaamuotoinen lisätieto riville

Uuden tuoterivin saat klikkaamalla + Lisää -painiketta. Rivin voi poistaa rivin oikeassa reunassa olevasta roskakori-ikonista.

Tilauksen tila

Tilausrivien alapuolella määritellään tilauksen tilat:

• Toimitustila — tilauksen toimituksen vaihe: Uusi, Tilauksessa, Toimitettavissa, Keräilyssä, Osatoimitettu tai Toimitettu
• Laskutustila — laskutuksen tila: Ei laskutettu, Osalaskutettu, Laskutettu tai Hyvitetty
• Reklamaatiotila — reklamaation käsittelyn tila: Ei asetettu, Selvityksessä, Selvitetty, Käsitelty [OK] tai Käsitelty [Peruutu]

Aikamääreet

Lomakkeen oikeassa yläosassa määritellään tilauksen aikaan liittyvät tiedot:

• Tilattu — milloin tilaus on tehty
• Toimitusaika — sovittu toimituspäivä
• Päättymisaika — tilauksen päättymispäivä
• Laskutusvalmis — milloin tilaus on valmis laskutettavaksi

Toimitustiedot

Vasemmalla puolella määritellään toimitukseen liittyvät tiedot:

• Asiakas — mille asiakkaalle tilaus tehdään (pakollinen)
• Toimitustapa — miten tilaus toimitetaan, esim. Viedään, Noudetaan tai Digitaalinen. Toimitustapoja voi hallita pilven asetuksissa
• Toimitusehtо — sovellettava toimitusehtо, esim. Vapaasti perillä tai Vapaasti varastossa. Toimitusehtoja voi hallita pilven asetuksissa
• Nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa ja puhelin — toimitusosoitteen tiedot, jotka täyttyvät automaattisesti asiakkaan tiedoista
• Myyjä — kuka myyjä vastaa tilauksesta
• Tilausvahvistuspohja — mitä pohjaa käytetään tilausvahvistuksessa. Pohjia voi hallita pilven asetuksissa
• Tilausvahvistusteksti — vapaamuotoinen lisäteksti tilausvahvistukseen
• Lisätiedot — vapaamuotoiset lisätiedot tilauksesta
• Avainsanat — tilaukseen liitettävät avainsanat

Laskutustiedot

Oikealla puolella määritellään laskutukseen liittyvät tiedot:

• Asiakas — laskutettava asiakas (pakollinen), voi poiketa toimitusasiakkaasta
• Laskutustapa — miten lasku lähetetään, esim. Sähköpostilasku. Laskutustapoja voi hallita pilven asetuksissa
• Maksuehto — laskun maksuehto, esim. 14 pv netto tai 30 pv netto. Maksuehtoja voi hallita pilven asetuksissa
• Nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa ja sähköposti — laskutusosoitteen tiedot
• Verkkolaskuosoite ja verkkolaskun välittäjän tunnus — tarvittaessa verkkolaskutusta varten
• Laskutuslisä — mahdollinen laskutuslisä. Laskutuslisiä voi hallita pilven asetuksissa
• Viitteemme ja Viiteenne — viitetiedot laskulle
• Asiakkaan tilausnumero — asiakkaan oma viitenumero tilaukselle

Tallenna tilaus klikkaamalla Tallenna-painiketta sivun oikeassa yläkulmassa tai lomakkeen alaosassa.

Vinkit ja huomiot

• Toimitustiedot täyttyvät automaattisesti asiakkaan tiedoista, kun valitset asiakkaan — tarkista silti että tiedot ovat oikein ennen tallennusta.
• Toimitustapoja, toimitusehtoja, maksuehtoja, laskutuslisiä ja tilausvahvistuspohjia voi lisätä ja muokata pilven asetuksissa — ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos tarvittava vaihtoehto puuttuu valikosta.
• Reklamaatiotila kannattaa pitää ajan tasalla, jos tilaukseen liittyy asiakkaan reklamaatio — se helpottaa reklamaatioiden seurantaa ja käsittelyä.
• Laskutusvalmis-päivämäärä on hyödyllinen, kun tilaus halutaan laskuttaa vasta tietyn päivän jälkeen — se ohjaa laskutuksen ajoitusta.