Tuotteiden tuonti

Mistä on kyse

Tuotteiden tuonti -toiminnolla voit lisätä tai päivittää useita tuotteita kerralla tuomalla tiedot Excel- tai CSV-tiedostosta. Tuonnin yhteydessä määrität, mihin järjestelmän kenttiin tiedoston sarakkeet kohdistetaan, ja voit myös tarkistaa duplikaatit automaattisesti.

Näin pääset alkuun

Siirry vasemman reunan navigointivalikosta kohtaan Tuotteet Tuotehallinta-osion alla. Klikkaa taulukon yläpuolella olevaa Tuo-painiketta ja valitse Tuo... avataksesi tuontinäkymän.

Jos sinulla ei ole valmista tuontitiedostoa, valitse Lataa templaatti — saat pohjan, johon voit täyttää tuotetiedot oikeaan muotoon.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

Excel / CSV -tiedosto

Valitse tuotava tiedosto klikkaamalla tiedostonvalintakenttää. Tuetut tiedostomuodot ovat Excel (.xlsx) ja CSV. Excel-tiedostosta luetaan vain ensimmäinen välilehti.

Kun tiedosto on valittu ja haettu onnistuneesti, sivun yläreunassa näkyy vihreä Tiedot haettu -ilmoitus, ja voit jatkaa asetusten määrittämiseen.

Kenttien kohdistaminen

Kenttien kohdistamisella määrität, mihin järjestelmän kenttään kukin tiedoston sarake kohdistetaan. Oikealla näet esikatselun tiedoston sisällöstä — siitä näet kahden ensimmäisen tuotteen tiedot ja voit tarkistaa, että kohdistukset menevät oikein.

Pakolliset kentät — nämä on aina kohdistettava tai löydyttävä tiedostosta:

Nimi
Veroprosentti (puuttuessa käytetään järjestelmän oletusasetusta)
Myyntiyksikkö (puuttuessa käytetään järjestelmän oletusasetusta)

Ohita ensimmäinen rivi -valinnalla voit ohittaa tiedoston otsikkorivin, jos se sisältää sarakkeiden nimet eikä varsinaista tuotetietoa.

Kullekin riville valitset vasemmalta pudotusvalikosta, mihin järjestelmän kenttään tiedoston sarake kohdistetaan. Päivitä-valintaruudulla voit merkitä ne kentät, jotka päivitetään olemassa olevien tuotteiden kohdalla — kentät, joita ei ole merkitty päivitettäviksi, jätetään koskemattomiksi.

Käytettävissä olevat kohdistettavat kentät ovat:

ID, Nimi, Kuvaus, Tuoteryhmä, Tuotekoodi, EAN-koodi
Veroprosentti, Hinta (veroton), Hinta (verollinen), Ostohinta
Aktiivinen, Myyntituote, Toimitustuote
Varastoseuranta, Eräseuranta
Ostoyksikkö, Varastoyksikkö, Inventointiyksikkö, Myyntiyksikkö
Varastosaldo, Varastosaldon hälytysraja, Myyntikateprosentin hälytysraja
Kustannuspaikka

Huomioitavaa kenttien toiminnasta:

Hinnat

Tuotavilla hinnoilla voi olla veroton tai verollinen hinta — järjestelmä laskee puuttuvan automaattisesti
Jos molemmat hinnat puuttuvat, tuote lisätään nollahintaisena
Jos molemmat hinnat on syötetty, hinnat lisätään sellaisenaan

Vero

Mikäli tuotteella ei ole verotieto, tuotteelle lisätään järjestelmän oletusveroprosentti
Vero päätellään veroprosentin perusteella, mikäli veroa ei löydy, tuotetta ei lisätä

Tuoteyksikkö

Mikäli tuoterivi sisältää eri yksiköitä, määrä tuonnissa kattaa kaikki yksiköt (osto-, varasto- sekä myyntiyksikkö)
Mikäli tuoterivi käyttää samaa yksikköä, määrä se myyntiyksikön kenttään
Mikäli yksikköä ei ole määritetty ollenkaan, tuotteelle lisätään järjestelmän oletustuoteyksiköt
Yksikot päätellään nimen perusteella, mikäli tuoteyksikköä ei löydy tai yksikot eivät löydy toimessa, tuotetta ei lisätä

Tuoteryhmät

Tuoteryhmät päätellään nimen perusteella, mikäli olemassa oleva tuoteryhmä ei löydy, sellainen luodaan
Uudelle tuoteryhmälle voidaan lisätä pääryhmä käyttämällä "|" merkkiä (esim. "Leivät|Tuore")

Varastosaldo

Uudelle tuotteelle voidaan lisätä luonnin yhteydessä varastosaldo
Mikäli saldo on negatiivinen, saldoksi asetetaan nolla
Mikäli varastosaldo on arvo, tuotteelle kytketään varastoseuranta päälle automaattisesti
Varastosaldoa ei voida lisätä, jos tuotteella on kytketty eräseuranta päälle

Varastosaldon hälytysraja

Hälytysraja määrittää varastotason, jossa varaston varoitus näytetään
Jätä tyhjäksi, jos et halua käyttää hälytysrajaa

Oletusasetukset

Tuotteiden oletusasetukset voi määrittää kohdasta Asetukset → Tuoteluettelo → Yleiset: Tuoteyksikkö, Vero, Aktiivinen, Myyntituote, Varastoseuranta
Mikäli tuonnissa ei ole erikseen määritetty yläolevia kenttiä, käytetään tallennettua oletusasetusta

Duplikaattien tarkastus

Duplikaattien tarkastuksella voit estää saman tuotteen lisäämisen useaan kertaan. Toiminto tarkistaa tuonnin yhteydessä, onko järjestelmässä jo olemassa sama tuote.

Ota tarkastus käyttöön ruksimalla Tarkastus aktivoitu -valintaruutu. Sen jälkeen:

Tarkastettavat tietokentät — valitse ne kohdistetut kentät, joiden perusteella duplikaattitarkistus tehdään, esim. Nimi tai Tuotekoodi
Tarkastustapa — valitse tarkastustapa:
- Kaikki — jokaisen tiedon täsmättävä, jotta tuote tunnistetaan duplikaatiksi
- Mikä tahansa — riittää että jokin tietokenttä täsmää olemassa olevaan tietoon

Tallenna tuonti

Kun olet määrittänyt kaikki asetukset, klikkaa Tallenna-painiketta sivun alareunassa. Järjestelmä tuo tuotteet tiedostosta määrittämiesi kenttäkohdistusten mukaisesti.

Vinkit ja huomiot

Lataa templaatti ensin — jos tuot tuotteita ensimmäistä kertaa, lataa templaatti Tuotteet-sivulta. Se sisältää valmiit sarakkeiden nimet oikeassa muodossa, mikä helpottaa kenttien kohdistamista huomattavasti.
Esikatselu on hyödyllinen tarkistusvaiheessa — näet heti kahdelta ensimmäiseltä riviltä, menikö kohdistus oikein ennen varsinaista tuontia.
Päivitä-valintaruutu kentän vieressä kannattaa laittaa päälle vain niille kentille, joita haluat oikeasti päivittää — näin vältät esimerkiksi hintojen tahattoman ylikirjoittamisen.
Duplikaattitarkastus kannattaa ottaa käyttöön aina, kun päivität olemassa olevia tuotteita — se estää saman tuotteen lisäämisen kahteen kertaan.
Excel-tiedostosta luetaan vain ensimmäinen välilehti, joten varmista että tuotavat tiedot ovat oikealla välilehdellä ennen tuontia.