Asiakkaan lisääminen

Voit lisätä Vektori-pilven asiakasrekisteriin kuluttaja- tai yritysasiakkaan. Tässä ohjeessa käydään läpi uuden asiakkaan perustiedot, laskutustietojen tarkistus ja tallentaminen.

Sijainti Vektori-pilvessä: Asiakkaat

Tarkista ensin, onko asiakas jo rekisterissä

1. Avaa vasemman reunan valikosta Asiakkaat.
2. Kirjoita asiakkaan nimi yläpalkin hakukenttään ja käynnistä haku Enter-näppäimellä. Voit rajata listaa myös Suodattimet-toiminnolla esimerkiksi nimen tai Y-tunnuksen perusteella.
3. Jos asiakas löytyy, avaa hänen asiakaskorttinsa ja tarkista tiedot. Käytä olemassa olevaa asiakasta, jotta saman asiakkaan tiedot eivät jakaudu usealle kortille.

Jos et löydä asiakasta, tarkista myös käytössä olevat suodattimet ennen uuden luomista. Lisäohje: Asiakkaat – haku ja hallinta.

Lisää kuluttaja-asiakas

1. Valitse Asiakkaat-sivun oikeasta yläkulmasta Uusi kuluttaja-asiakas.
2. Täytä Etunimi ja Sukunimi sekä muut lomakkeella pakollisiksi merkityt tiedot.
3. Lisää tarpeelliset yhteystiedot, kuten osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelin ja sähköposti.
4. Tarkista laskutustiedot alla olevan ohjeen mukaisesti. Täydennä muut asiakastiedot yrityksesi käytännön mukaan.
5. Valitse Tallenna.

Lisää yritysasiakas

1. Avaa Asiakkaat-sivulla Uusi kuluttaja-asiakas -painikkeen vieressä oleva nuoli ja valitse Uusi yritysasiakas.
2. Kirjoita Nimi-kenttään yrityksen nimi. Lisää yrityksen Y-Tunnus ja tarkista, että se kuuluu oikealle yritykselle.
3. Täydennä osoite- ja yhteystiedot sekä muut lomakkeella pakollisiksi merkityt tiedot.
4. Tarkista laskutustiedot alla olevan ohjeen mukaisesti.
5. Valitse Tallenna.

Valitse asiakastyyppi sen mukaan, onko asiakas yksityishenkilö vai yritys. Yrityksen nimi kuuluu yritysasiakkaan Nimi-kenttään, ei kuluttajan etu- ja sukunimikenttiin.

Tarkista laskutustiedot

Jos asiakasta laskutetaan, tarkista Laskutustiedot-osio ennen tallentamista:

• Laskutustapa: valitse asiakkaan kanssa sovittu tapa lomakkeella tarjolla olevista vaihtoehdoista. Älä jätä oletusvalintaa tarkistamatta.
• Laskutusosoite: jos laskut lähetetään eri osoitteeseen kuin asiakkaan perustiedoissa olevaan osoitteeseen, valitse Eri laskutusosoite ja täytä avautuvat tiedot.
• Laskutuksen sähköpostiosoite: Eri laskutusosoite -valinta avaa myös tämän kentän. Täytä se, jos laskutukseen käytetään erillistä sähköpostiosoitetta.
• Verkkolaskutiedot: jos asiakkaan laskutus hoidetaan verkkolaskuna, tarkista asiakkaalta saatu verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Pelkkä Y-tunnus ei korvaa näitä tietoja.

Laskutustietojen tallentaminen asiakaskortille on eri työvaihe kuin laskun luominen ja lähettäminen.

Varmista, että asiakas tallentui

1. Onnistuneen tallennuksen jälkeen avautuu asiakkaan asiakaskortti. Tarkista nimi ja asiakastyyppi.
2. Voit korjata tai täydentää tietoja asiakaskortin Muokkaa-toiminnolla.
3. Palaa tarvittaessa Asiakkaat-sivulle ja varmista haulla, että uusi asiakas löytyy.

Jos tallennus näyttää virheilmoituksen, korjaa sen osoittamat tiedot ja tallenna uudelleen. Jos tallennuksen tulos jää epäselväksi, hae asiakasta ensin rekisteristä ennen uuden lisäysyrityksen aloittamista.

Lomakkeella näkyvät kentät voivat vaihdella yrityksesi asiakasasetusten mukaan. Noudata oman lomakkeesi pakollisuusmerkintöjä. Jos lisäystoiminto ei näy, pyydä yrityksesi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttöoikeutesi.