Miten pidän asiakkaalle luvatut työt ja määräajat hallinnassa?

Kun työt ovat muistilapuilla tai viestiketjuissa, on vaikea nähdä, kuka hoitaa asian ja milloin sen pitää valmistua. Vektorin tehtävienhallinnassa kirjaat työn, vastuuhenkilön, määräajan ja etenemisen yhteiseen näkymään.

Tunnistatko tämän tilanteen?

• Asiakkaalle luvattu takaisinsoitto tai selvitys unohtuu muun työn alle.
• Kaksi työntekijää hoitaa samaa asiaa, mutta toinen työ jää kokonaan ilman tekijää.
• Et tiedä, mitkä tehtävät ovat myöhässä tai mitä tänään pitäisi saada valmiiksi.

Miten Vektori auttaa?

Työlle selkeä vastuu: tehtävälle annetaan kuvaava otsikko, tarvittavat tiedot, vastuuhenkilö ja määräaika. Esimerkiksi ”Soita asiakkaalle korjauksen kustannusarviosta” kertoo seuraavan toimenpiteen paremmin kuin pelkkä asiakkaan nimi.

Päivän työ näkyviin: ryhmänäkymä kokoaa tehtäviä määräajan mukaan sarakkeisiin Myöhässä, Tänään, Huomenna ja Myöhemmin. Voit rajata näkymää vastuuhenkilön, tilan ja tärkeyden mukaan.

Asiakkaan asia ja tehtävä yhteen: asiakaskortilta luotu tehtävä liittyy kyseiseen asiakkaaseen. Yleisestä Tehtävät-näkymästä voit tarkastella useiden asiakkaiden tehtäviä käyttöoikeuksiesi mukaan.

Tehtävälista pysyy hyödyllisenä, kun työntekijät päivittävät työn tilaa. Määräajan kirjaaminen ei itsessään tee työtä valmiiksi tai lähetä asiakkaalle viestiä.

Mitä tarvitset käyttöönottoon?

Tarkista oman Vektori-pilvesi kohdasta Ohjauspaneeli → Päivitä tilaus, mitä tilaukseesi kuuluu. Pelkkä kassan käyttäminen ei kerro, ovatko muut toiminnot jo käytettävissäsi. Tarvitset myös toiminnon käyttöön sopivat käyttöoikeudet; puuttuva valikko ei yksin tarkoita, että tilaus pitäisi päivittää.

Tarvitset Tehtävienhallinta-toiminnon ja tehtäviä käsitteleville henkilöille sopivat käyttäjät ja käyttöoikeudet. Sopikaa, kuka ottaa tehtävän vastuulleen, milloin määräaika asetetaan ja milloin tehtävä merkitään valmiiksi.

Jos tehtävä kuuluu asiakkaalle, aloita sen luominen asiakkaan omalta kortilta. Yleisestä Tehtävät-näkymästä luotu tehtävä ei liity automaattisesti asiakkaaseen. Tarkista määräajasta myös kellonaika.

Miten pääset eteenpäin?

Jos tehtävienhallinta kuuluu jo tilaukseesi, tutustu Tehtävät-näkymään ja tehtävän luomiseen. Aloittakaa yhdestä toistuvasta tarpeesta, esimerkiksi asiakkaiden takaisinsoitoista, ja sopikaa yhteinen tapa seurata avoimia tehtäviä.

Jos tarvitsemasi toiminto puuttuu tilauksesta, tarkista Tehtävienhallinta-lisäpalvelu oman pilvesi Tilaus-näkymästä. Lisäpalveluita voi tilata kohdasta Tilaa lisäpalveluita, ja tilattu lisäpalvelu tulee heti käyttöön. Omien tietojen ja asetusten määrittäminen tehdään erikseen. Tarkista hinnat ja ehdot ennen muutosta. Katso tilauksen muuttamisen ohje.

Jos haluat apua valintaan, ota yhteyttä Vektorin sinulle myyneeseen tahoon tai lähetä yhteydenottopyyntö. Kerro miten jaatte työt nyt, montako henkilöä niitä käsittelee ja liittyvätkö tehtävät asiakkaisiin vai yrityksen sisäisiin töihin. Voit pyytää myynnin yhteydenottoa; lisää yrityksesi nimi ja yhteystietosi.