Alkoholimyynnin raportointi – anniskelu ja vähittäismyynti

Tällä ohjeella haet Vektorista kassamyyntien tiedot alkoholimyynnin viranomaisilmoitusta varten. Ohjetta voi etsiä myös nimellä Valvira-raportointi. Tiedot haetaan Raportit → Kassa → Tuotemyyntiraportti -näkymästä. Raportin muodostaminen ei lähetä ilmoitusta viranomaiselle.

Aloita kahdesta kysymyksestä

Oikeat työvaiheet valitaan vasta, kun nämä tiedot ovat selvillä:

1. Haluatko anniskeluraportin, alkoholijuomien vähittäismyyntiraportin vai molemmat? Anniskelu on paikan päällä nautittavaa alkoholimyyntiä. Vähittäismyynti on mukaan myytävää alkoholia.
2. Onko raportointia valmisteltu etukäteen? Onko anniskelu ja mukaan myynti erotettu tuotteilla tai tuoteryhmillä, ja ovatko annos- ja pakkauskoot tiedossa? Vai tarvitaanko raportti ilman näitä valmisteluja?

Jos valmisteluista ei ole varmuutta, tarkista, mitä tuotteita ja ryhmiä on käytetty. Älä oleta valmisteluja tehdyiksi. Selvitä seuraavaksi käytetäänkö alkoholituotteiden varastonhallintaa, raportointijakso ja toimipaikka. Jos haluat molemmat raportit, käsittele ne erillisinä rajauksina.

Käytön aloittaminen: valitse oma tilanteesi

• Ryhmät ja tuotteet on valmisteltu: rajaa raportti sovittuihin tuoteryhmiin ja tarkista mukaan tulevat tuotteet.
• Mitään ei ole valmisteltu: valitse tarvittavat tuotteet raportin Tuotteet-kentässä. Tuoteryhmiä tai varastonhallintaa ei tarvitse ottaa käyttöön vain tämän raportin hakemista varten. Tarvitset kuitenkin tiedon siitä, mitä tuotteilla on myyty.
• Valmisteluja on tehty osittain: käytä vain tarkistettuja rajauksia. Tarkista puuttuvien tuotteiden myyntitapa ja koko erikseen.
• Haluat helpottaa tulevia raportteja: käy läpi erillinen Alkoholimyynnin raportoinnin käyttöönotto -ohje.

1. Valitse ilmoitus ja ajanjakso

Anniskelun ilmoitus ja vähittäismyynnin ilmoitus eroavat toisistaan. Myös anniskelupaikan vähittäismyynti ja erillisen vähittäismyyntipaikan ilmoitus voivat koskea eri ajanjaksoja ja tietoja. Tarkista oman ilmoituksesi vaatimukset ennen raportin hakemista.

Nykyinen lupaviranomainen on Lupa- ja valvontavirasto. Anniskelusta ilmoitetaan puolivuosittain myynnin arvo ja henkilökunnan määrä. Anniskelupaikan vähittäismyynnistä ilmoitetaan lisäksi puolivuosittain määrä ja arvo. Vähittäismyyntiluvan haltijan vuosi-ilmoitukseen kuuluu alkoholijuomien ja elintarvikkeiden myynnin arvo. Toiminnasta riippuen tarvitaan myös muita tietoja, esimerkiksi toimituksista tai tietyistä ostoista. Vektorin tuotemyyntiraportti ei yksin sisällä kaikkia ilmoituksen tietoja. Säännös ilmoitettavista tiedoista: Finlex, 9 §.

Käytä aina oman ilmoituksesi ajantasaista lomaketta ja sen ohjeita. Tarkista myös, missä kentissä pyydetään euroja ja missä litroja sekä ilmoitetaanko arvo veroineen.

2. Muodosta raportti

1. Avaa Vektori-pilvessä Raportit → Kassa → Tuotemyyntiraportti.
2. Valitse kentiksi Nimi, tarvittaessa Tuotekoodi, Myynti Kpl, Myynti, Palautus Kpl, Palautus, Netto myynti (kpl) ja Netto myynti. Voit poistaa tarpeettomat prosenttisarakkeet.
3. Anna Myyntiaika-kenttiin koko raportointijakson alku- ja loppupäivä kellonaikoineen. Tarkista molemmat kentät. Päivittäinen Aika-rajaus on eri asia: se rajaa kellonajat jokaisesta päivästä. Kokonaisia päiviä varten pidä se välillä 00:00–23:59 äläkä rajaa pois tarvittavia viikonpäiviä.
4. Rajaa tarvittaessa Toimipisteet ja Kassapäätteet ilmoitusta vastaavaan myyntipaikkaan. Poista tahattomat Myyjä-, Hinnastot- ja muut rajaukset.
5. Valitse tuotteet alla olevan anniskelu- tai vähittäismyyntikohdan mukaan. Käytä Tuoteryhmät-kenttää, jos ryhmät on tarkistettu, tai Tuotteet-kenttää, jos kokoat valinnan nyt. Älä jätä ristiriitaisia tai tarpeettomia rajauksia päälle.
6. Valitse Esikatselu ja Luo raportti. Tarkista tulosteesta aikaväli, rajaukset ja tuotteet ennen summien käyttämistä.
7. Lataa tarvittaessa sama aineisto Excel- tai CSV-muodossa jatkolaskentaa varten. Säilytä raportti sekä käytetyt rajaukset ja laskelmat ilmoituksen tarkistamista varten.

Myynti ja Myynti (veroton) ovat eri kenttiä. Netto myynti tarkoittaa myyntiä palautusten jälkeen, ei automaattisesti verotonta arvoa. Verottomalle nettosummalle on oma kenttä Netto myynti (veroton). Käytä ilmoituksen pyytämää arvoa ja tarkista palautusten käsittely; älä vähennä samoja palautuksia nettosummasta toistamiseen.

3. Anniskeluraportti

Kun valmistelut on tehty: valitse anniskelulle tarkoitetut tuoteryhmät. Tarkista tuotekohtaisesti, että mukana ovat kaikki paikan päällä nautittavat alkoholituotteet ja että mukaan myynti, ruoka ja alkoholittomat juomat jäävät pois.

Ilman ennakkovalmisteluja: valitse Tuotteet-kentässä ne tuotteet, joilla anniskelu on kirjattu. Hae ja lisää tarvittavat tuotteet, ja tarkista raportin rivit. Jos ilmoitus pyytää esimerkiksi oluen erikseen muista alkoholijuomista, tee kummallekin oma tuotevalinta ja yhteenveto.

Reseptillä myyty viiniannos näkyy myyntiraportissa myytynä annostuotteena. Sen raaka-ainepullo ei ole toinen myynti. Älä lisää varastosta kulunutta raaka-ainetta myynnin euroihin tai määriin toistamiseen.

4. Vähittäismyyntiraportti

Kun valmistelut on tehty: valitse mukaan myynnille tarkoitetut tuoteryhmät. Tarkista, ettei anniskelumyyntiä tule mukaan.

Ilman ennakkovalmisteluja: valitse Tuotteet-kentässä ne tuotteet, joilla mukaan myynti on kirjattu. Jos tuotteella on tehty myös anniskelua, käytä vain sellaista lisärajausta, jonka tiedät erottavan myyntitavat, esimerkiksi pelkkään mukaan myyntiin käytettyä kassapäätettä. Pelkkä samaan tilaan kuuluva kassa ei riitä perusteeksi.

Tarkista, teetkö anniskelupaikan vähittäismyynnin ilmoitusta vai vähittäismyyntipaikan vuosi-ilmoitusta. Jos ilmoitus tarvitsee elintarvikkeiden myynnin, hae se omana rajauksenaan. Laske litramäärät vain niihin tietoihin, joissa niitä pyydetään.

5. Laske tarvittava litramäärä

Myynti Kpl ei tarkoita automaattisesti litroja. Se voi tarkoittaa esimerkiksi myytyjä pulloja tai annoksia. Myös reseptituotteen määrä on myytyjen annosten määrä.

Laske jokaiselle koolle erikseen:

myyty määrä × yhden myyntiyksikön sisältö litroina = myyty litramäärä

• 24 pulloa × 0,33 l = 7,92 l.
• 10 annosta × 0,16 l = 1,60 l.
• Jos tuotteella myydään yksi senttilitra kerrallaan, kerro määrä 0,01 litralla.

Huomioi palautukset johdonmukaisesti. Kun käytät Netto myynti (kpl) -määrää, samat palautukset ovat jo vähennetty. Eri kokoiset tuotteet muunnetaan ensin litroiksi ja vasta sitten lasketaan yhteen. Käytä myyntiajankohtana voimassa ollutta annos- tai pakkauskokoa.

6. Varastonhallinnan vaikutus

Ilman varastonhallintaa: hae myynti samalla tuotemyyntiraportilla. Tarvitset litralaskentaan tuotteiden todelliset koot. Varastoseuranta ei ole tämän myyntiraportin edellytys.

Varastonhallinnan kanssa: hae myynti edelleen myyntituotteista. Voit tarkistaa annoskoon reseptistä ja yksiköistä, kun ne vastaavat raportoitavan myynnin ajankohtaa. Varastotapahtumat auttavat kulutuksen tarkistamisessa, mutta sisältävät myös muuta kuin myyntiä. Älä korvaa myyntiraporttia varastosaldon muutoksella.

Suositeltu varasto- ja reseptimalli

Nestemäisten alkoholiraaka-aineiden käyttöönotossa suositellaan varastoyksikköä 1 cl ja resepteissä samaa yksikköä. Esimerkiksi 0,75 litran pullon lähtösaldo on 75. Yhden 16 cl annoksen resepti on Määrä 16 ja Reseptiyksikkö 1 cl, joten raaka-aineen saldo vähenee 16:lla.

Myyntiraportilla kyse on silti yhdestä myydystä annoksesta, ei 16 myydystä annoksesta eikä automaattisesti 16 senttilitrasta. Annoksen litramäärä lasketaan myyntimäärästä ja annoskoosta: 1 × 0,16 l. Kokonaisen 0,75 litran pullon myyntituote voi kuluttaa reseptillä 75 × 1 cl; myyntiraportin yksi pullo on silloin 0,75 litraa.

Älä laske myyntituotetta ja samaa raaka-ainekulutusta kahdeksi myynniksi. Usean alkoholiraaka-aineen reseptissä tarkista jokaisen määrä erikseen. Alkoholittoman sekoitteen sisältävän juoman koko tilavuus ei yksin kerro alkoholijuomien määrää. Eurot haetaan myydystä tuotteesta.

Jos varasto on jo käytössä: tarkista nykyinen varastoyksikkö ja resepti ennen määrien tulkitsemista. Älä oleta kaikkien tuotteiden olevan 1 cl -mallissa äläkä vaihda yksikköä vain raportin ottamiseksi. Käytä raportointijakson aikaista annoskokoa ja reseptiä. Uuden mallin valmistelu on kuvattu alkoholimyynnin raportoinnin käyttöönotossa.

Jos vanhoja myyntejä ei voi erottaa

Jos samalla tuotteella on myyty sekä anniskelua että mukaan eikä myyntitapa erotu tallennetuista tiedoista, raportti ei pysty päättelemään oikeaa jakoa. Selvitä myynnit kuiteista tai muusta luotettavasta aineistosta. Sama koskee puuttuvia tai kesken jakson muuttuneita annoskokoja. Älä arvaa jakoa tai käytä nykyistä kokoa kaikkiin vanhoihin myynteihin.

Tuoteryhmän muuttaminen nyt voi vaikuttaa vanhan jakson tuotemyyntiraportin rajaukseen. Tallenna alkuperäinen raportti ennen muutoksia. Tulevaa myyntiä varten valmistele erottelu käyttöönotto-ohjeen mukaan.

Kun luvut on tarkistettu, siirrä ne ilmoituksen oikeisiin kenttiin ja täydennä muista lähteistä tarvittavat tiedot. Yleiset raporttivalinnat: Kassaraportit.