Alkoholimyynnin raportoinnin käyttöönotto

Valmistele tuotteet ja ryhmittely, jotta saat Vektorista anniskelun ja alkoholijuomien vähittäismyynnin tiedot erikseen. Ohjetta voi etsiä myös nimellä Valvira-raportointi. Valmistelut helpottavat tulevaa raportointia; ne eivät lähetä viranomaisilmoitusta.

Jos tarvitset raportin jo tehdystä myynnistä, aloita ohjeesta Alkoholimyynnin raportointi – anniskelu ja vähittäismyynti. Raportin voi rajata myös ilman ennalta tehtyjä raportointiryhmiä, kun tarvittavat myynnit pystytään tunnistamaan.

Selvitä ensin raportti ja tehdyt valmistelut

Ennen työvaiheiden valintaa tarvitaan vastaukset kahteen kysymykseen:

1. Tarvitsetko anniskelun tiedot, alkoholijuomien vähittäismyynnin tiedot vai molemmat? Anniskelu tarkoittaa paikan päällä nautittavaa alkoholimyyntiä, vähittäismyynti mukaan myytävää alkoholia. Molempien tiedot pidetään erillään.
2. Onko raportointia varten jo tehty valmisteluja? Onko anniskelu ja mukaan myynti erotettu tuotteilla tai tuoteryhmillä? Ovatko annos- ja pakkauskoot tiedossa? Kerro myös, jos et tiedä.

Selvitä tämän jälkeen, käytetäänkö alkoholituotteille varastonhallintaa, ja onko tarkoitus valmistella tulevaa myyntiä vai raportoida jo päättynyt jakso. Varastonhallinnan käyttö ei yksin tarkoita, että raportoinnin valmistelut olisivat valmiit.

1. Päätä, mitä pitää saada erilleen

Tarkista oman ilmoituksesi raportointijakso ja pyydettävät tiedot viranomaisen ajantasaisesta ohjeesta. Anniskeluilmoitus, anniskelupaikan vähittäismyynti ja erillisen vähittäismyyntipaikan ilmoitus eivät ole sama asia. Niissä voi olla eri jaksot ja tietotarpeet.

Suunnittele erottelu vähintään näille:

• anniskeluna myytävät alkoholituotteet;
• mukaan myytävät alkoholituotteet;
• alkoholittomat tuotteet ja ruoka;
• ilmoituksen edellyttämät tarkemmat juomaryhmät sekä toimipaikat.

Sama juoma voi tarvita erilliset myyntituotteet anniskeluun ja mukaan myyntiin, esimerkiksi Olut 0,33 l – anniskelu ja Olut 0,33 l – mukaan. Käytä tätä, jos myyntitapoja ei muuten voi luotettavasti erottaa. Hintaero tai tuotteen nykyinen ryhmä ei yksin kerro vanhan myynnin käyttötapaa.

2. Valmistele tuoteryhmät

Avaa Tuotehallinta → Tuoteryhmät. Käytä sopivia nykyisiä ryhmiä ja lisää vain puuttuvat Tuoteryhmät-ohjeen mukaan.

Voit nimetä ryhmät esimerkiksi Anniskelu – oluet, Anniskelu – muut alkoholijuomat ja Vähittäismyynti – alkoholijuomat. Nämä ovat rakenne-esimerkkejä: sovita tarkempi jako oman ilmoituksesi tietoihin. Pidä ruoka ja alkoholittomat juomat erillään.

Tuoteryhmät vaikuttavat myös kassan kansiorakenteeseen. Tarkista, että työntekijä löytää oikean tuotteen ja erottaa anniskelun mukaan myynnistä. Pelkkä ryhmän luominen ei liitä tuotteita siihen.

Jos ryhmittelet jo käytössä olevia tuotteita: tallenna ensin tarvitsemasi aikaisemmat raportit. Tuotteen ryhmän muuttaminen voi muuttaa myös vanhan ajanjakson tuotemyyntiraportin ryhmärajausta. Muutos ei lisää myynnistä puuttuvaa tietoa, kuten sitä, nautittiinko juoma paikan päällä vai myytiinkö se mukaan.

3. Tarkista tuotteet ja annoskoot

Uusi tuote: avaa Tuotehallinta → Tuotteet → + Uusi tuote. Anna selkeä nimi ja tuotekoodi, valitse tuoteryhmä ja myyntiyksikkö sekä tarkista vero, hinta, Myyntituote ja Aktiivinen. Tallenna. Tarkat vaiheet: Tuotteen lisääminen tuoterekisteriin.

Olemassa oleva tuote: hae oikea tuote ja avaa Muokkaa → Yleiset. Tarkista nimi, tuoteryhmä ja yksiköt, ja valitse Päivitä. Hinta ja vero muutetaan tarvittaessa erikseen Hinnat-välilehdellä. Katso Tuotteen tietojen ja hinnan muokkaaminen. Älä perusta samaa tuotetta uudelleen pelkkää tietojen korjaamista varten.

Varmista jokaiselle annos- ja pakkauskoolle, mitä yksi myyty yksikkö tarkoittaa. Esimerkiksi yksi 16 cl annos on 0,16 litraa ja yksi 0,33 litran pullo on 0,33 litraa. Eri kokoja ei saa laskea yhteen litroiksi pelkkien kappalemäärien perusteella. Jos koko on muuttunut kesken raportointijakson, tarvitset myös muutoksen ajankohdan ja aiemman koon.

4. Valitse varastonhallinnan mukainen tapa

Et käytä varastonhallintaa

Myyntitietojen hakeminen ei edellytä tuotteen Varastoseuranta-valintaa. Riittää, että myynnit on kirjattu tunnistettaville tuotteille. Valmistele ryhmittely sekä tieto annos- ja pakkauskoosta. Laske tarvittavat litramäärät raportin tuotekohtaisista myyntimääristä.

Käytät varastonhallintaa

Tarkista varastonhallinnan käyttöönotosta varastot, kassojen varastovalinnat, lähtösaldot ja seurattavat tuotteet. Tarkista myös yksiköt ja niiden muunnokset.

Kun annos myydään reseptillä, myyntituote ja varastosta kuluva raaka-aine ovat eri asioita. Annostuotteen oma Varastoseuranta jätetään pois ja reseptin raaka-aineilla seuranta on käytössä. Määritä kulutus ohjeen Reseptituotteet ja varaston automaattinen vähennys mukaan.

Varastokulutus ei ole sama asia kuin myynti: saldoon vaikuttavat myös esimerkiksi hävikki ja varastosiirrot. Älä käytä koko saldon vähennystä ilmoituksen myyntimääränä. Varastonhallinnan aloittaminen nyt ei korvaa aiemman jakson puuttuvia myynti- tai annostietoja.

Suositeltu malli: varastoyksikkö ja reseptiyksikkö 1 cl

Käytä nestemäisten alkoholiraaka-aineiden varastoyksikkönä 1 cl. Käytä myös reseptirivillä yksikköä 1 cl ja kirjoita annoskoko Määrä-kenttään. Sama yksikkö tekee saldoista ja resepteistä helppoja tarkistaa.

• Raaka-aine varastossa: 0,75 litran pullo on 75 cl. Yhden pullon lähtösaldo on 75 ja kuuden pullon 450.
• Ostaminen: ostoyksikkö voi olla esimerkiksi 0,75 l. Tarkista muunnos 0,75 l → 1 cl, jonka kerroin on 75. Toimittajan kuuden pullon pakkauksen määrä on silloin 6 ostoyksikköä.
• Resepti: 16 cl annokselle Määrä on 16 ja Reseptiyksikkö 1 cl. 12 cl annokselle Määrä on 12. Kulutus kohdistuu samaan varastossa seurattavaan raaka-aineeseen.
• Myyntituote: annos myydään yhtenä kappaleena. Annostuotteen oma Varastoseuranta on pois. Myyntiraportin määrä 1 tarkoittaa yhtä annosta, jonka sisältö tässä esimerkissä on 0,16 litraa.

Myös kokonaisen pullon voi toteuttaa erillisenä myyntituotteena: 0,75 litran pullon resepti kuluttaa 75 × 1 cl samaa raaka-ainetta. Näin eri annoskoot ja pullomyynti vähentävät yhteistä varastoa. Anniskelu- ja mukaan myynnin myyntituotteet erotetaan raportointia varten.

Kun lähtösaldo tai sisäänkirjaus tehdään 1 cl -yksikössä, myös tapahtuman yksikköhinta tarkistetaan yhtä senttilitraa kohti. Esimerkiksi 15 euron 0,75 litran pullon arvo on 75 × 0,20 euroa. Tarkat yksikkö- ja reseptivaiheet ovat edellä linkitetyissä pääohjeissa.

Reseptin kulutus on Määrä × Reseptiyksikkö. Älä käytä annoksen kokoista yksikköä yhdessä annoskoon suuruisen määrän kanssa: esimerkiksi 16 × 16 cl olisi 256 cl. Usean alkoholiraaka-aineen juomasekoituksessa määritä jokaisen raaka-aineen määrä erikseen; alkoholittoman sekoitteen määrä ei ole alkoholijuoman määrä.

Jos tuotteita seurataan jo toisella yksiköllä

Tämä suositus on uuden käyttöönoton malli. Älä muuta saldollisen tai tapahtumia sisältävän tuotteen varastoyksikköä suoraan ohjeen mallin mukaiseksi. Selvitä nykyiset yksiköt, saldot, arvot, muunnokset ja reseptit ja suunnittele siirtyminen Vektorin tuen kanssa. Vanhan jakson raportti tehdään myyntiajan tietojen perusteella. Ilman varastonhallintaa voit jatkaa suoraan myyntiraportin ottamiseen.

5. Tarkista käyttövalmius

• Anniskelu ja mukaan myynti löytyvät erikseen tuotteista tai muista luotettavista myyntitiedoista.
• Jokainen tuote kuuluu oikeaan ryhmään, ja ryhmittely toimii kassalla.
• Yhden myyntiyksikön sisältö sekä tarvittavat annos- ja pakkauskoot ovat tiedossa.
• Jos varastoa seurataan, yksiköt, reseptit ja kassojen varastovalinnat on tarkistettu.
• Raportoinnista vastaava henkilö tietää, mikä jakso ja toimipaikka haetaan ja mistä ilmoituksen muut tiedot saadaan.

Tarkista ensimmäisten myyntien jälkeen tuotemyyntiraportilta tuotteen nimi, määrä, eurot ja rajaus. Kun valmistelut ovat kunnossa, raportin ottaminen on käytön aloittamista eikä vaadi käyttöönoton toistamista.