Toistuvaislaskutuksen luominen

Mistä on kyse

Toistuvaislaskun luontilomakkeella määrität asiakkaalle toistuvan laskutuksen, ja sen laskutusjakson sekä laskujen aikataulun. Toistuvaislaskutus sopii esimerkiksi kuukausittaisiin palvelumaksuihin tai vuosisopimuksiin. Laskulle voi lisätä myös kertaluonteisia rivejä, jotka laskutetaan vain kerran.

Sijainti Vektori-pilvessä: Laskutus → Toistuvaislaskutukset → + Lisää.

Näin pääset alkuun

Siirry vasemman reunan navigointivalikosta kohtaan Toistuvaislaskutukset Laskutus-osion alla. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa + Lisää -painiketta.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

Asiakas

Valitse laskutettava asiakas Asiakas-pudotusvalikosta. Asiakkaan tiedot haetaan asiakasrekisteristä. Tarkista erityisesti laskutustapa ja vastaanottajan tiedot ennen laskujen muodostamista.

Toistuvaislaskutus

Täällä määrität laskutuksen perustiedot ja voimassaoloajan.

• Aihe — kirjoita laskutukselle kuvaava nimi, esim. "IT ylläpito"
• Aloituspäivä — päivä, jolloin toistuva laskutus alkaa
• Lopetuspäivä — päivä, jolloin toistuva laskutus päättyy
• Tila — valitse Aktiivinen tai Passiivinen. Tämä on toistuvaislaskutuksen tila. Se on eri asia kuin alempana valittava muodostettavan laskun tila.

Laskutusjakso ja laskun ajastus

Täällä määrität kuinka usein laskut luodaan ja milloin ne ajoitetaan.

• Laskutusjakso — syötä jakson pituus kuukausina, esim. 1
• Laskupäivä — päivä kuukaudessa, jolloin lasku luodaan, esim. 23
• Laskutusjakson tyyppi — valitse yksi kolmesta vaihtoehdosta:
  • Päivästä päivään — jakso lasketaan tarkalleen aloituspäivästä
  • Kalenteriajanjaksojen mukaan (mukaanlukien) — jakso noudattaa kalenterikuukausia, aloituspäivä mukaan lukien
  • Kalenteriajanjaksojen mukaan (poislukien) — jakso noudattaa kalenterikuukausia, aloituspäivä poislukien
• Laskun ajoitus — valitse milloin lasku luodaan suhteessa laskutusjaksoon:
  • Ennen jakson alkua — lasku luodaan ennen uuden jakson alkamista
  • Jakson alussa — lasku luodaan jakson ensimmäisenä päivänä
  • Jakson lopussa — lasku luodaan jakson viimeisenä päivänä

Oikealla näet Tulevat laskut -esikatselun, joka päivittyy reaaliajassa ja näyttää tulevien laskujen päivämäärät sekä laskutusjaksot valitsemiesi asetusten mukaan.

Lasku

Täällä määrität luotavien laskujen tiedot.

• Laskun tila — valitse muodostettavien laskujen oletustila. Laskutusvalmis ja Luonnos ovat esimerkiksi valittavissa. Älä valitse Lähetetty- tai Maksettu-tilaa pelkästään siksi, että haluaisit laskun lähetettävän tai maksettavan: tilan valinta ei ole todiste toteutuneesta lähetyksestä tai maksusta
• Maksuehto — valitse maksuehto, esim. "14 pv netto"
• Viitteemme — oma viitteenne laskulle
• Viitteenne — asiakkaan viite
• Tilausnumero — tilausnumero tarvittaessa
• Toimitustapa — esim. Digitaalinen
• Toimitusehto — esim. Digitaalinen
• Arvonlisävero — valitse Normaali tai Veroton
• Myyjä — valitse myyjä tarvittaessa
• Huomautusaika — laskun Huomautusaika-arvo päivinä. Kentän arvo ei yksin osoita, että maksumuistutus lähtee automaattisesti; tarkista muistutuskäytäntö ja laskun tapahtumat erikseen
• Laskupohja — valitse käytettävä laskupohja, esim. "Laskupohja – Suomi"
• Laskulla näkyvä pankkitili — valitse tili tai jätä oletukselle
• Lisätiedot laskulle — vapaamuotoinen lisäteksti, joka tulostuu laskulle

Toistuvat rivit

Tässä osiossa lisäät tuotteet tai palvelut, jotka toistuvat jokaisella laskulla automaattisesti. Klikkaa + Lisää lisätäksesi uuden rivin.

Jokaiselle riville täytetään:

• Tuote — valitse tuote tuotekoodilla tai -nimellä
• Tuotenimi — tuotteen nimi laskulle
• Määrä — kappalemäärä
• Yksikkö — esim. kpl
• á-hinta — yksikköhinta ilman alvia
• ALV % — arvonlisäveroprosentti
• á-hinta (sis. alv) — yksikköhinta alvin kanssa (täyttyy automaattisesti)
• Ale % — mahdollinen alennusprosentti
• Yht. ja Yht. (sis. alv) — rivien loppusummat (täyttyvät automaattisesti)

Voit lisätä useita toistuvia rivejä klikkaamalla + Lisää uudelleen. Rivin voi poistaa roskakorikuvakkeesta tai kopioida kopiointikuvakkeesta.

Kertarivit

Kertarivit ovat tuotteita tai palveluita, jotka laskutetaan vain kerran — ne lisätään seuraavaan automaattisesti luotavaan laskuun ja poistuvat sen jälkeen. Klikkaa + Lisää lisätäksesi kertarivin.

Kertariville täytetään samat tiedot kuin toistuvalle riville: tuote, tuotenimi, määrä, yksikkö, á-hinta, ALV % ja mahdollinen alennus.

Kertarivejä käytetään tyypillisesti esimerkiksi kertaluonteisiin asennuksiin, laitehankintoihin tai muihin ylimääräisiin veloituksiin, jotka halutaan sisällyttää seuraavaan kuukausilaskuun.

Tallenna toistuvaislaskutus

Kun kaikki tiedot on täytetty, klikkaa Tallenna-painiketta sivun ylä- tai alareunassa. Tallennus säilyttää toistuvaislaskutuksen määrityksen. Tarkista sen jälkeen tiedot ja aikataulu avautuvasta näkymästä. Varmista muodostuneet laskut Laskut-luettelosta; tallennus ei yksin osoita, että lasku on lähtenyt asiakkaalle.

Vinkit ja huomiot

• Tulevat laskut -esikatselu oikealla näyttää heti, miten valitsemasi asetukset vaikuttavat laskujen ajoitukseen — tarkista se ennen tallentamista.
• Kertarivit ovat kätevä tapa lisätä satunnaisia veloituksia toistuvaan laskuun ilman, että ne toistuvat jatkossa automaattisesti.
• Tila-kenttä kannattaa asettaa Passiiviseksi, jos laskutus halutaan tallentaa myöhempää käyttöä varten mutta ei aktivoida vielä.
• Laskun tila -valinta määrittää, missä tilassa automaattisesti luotavat laskut ovat — pelkkä Laskutusvalmis-tila ei tarkoita, että lasku on lähetetty. Tarkista laskun lähettäminen erikseen oman laskutuskäytäntösi mukaan.