Toistuvaislaskutuksen tiedot ja käsittely – Vektori Tuki

Mistä on kyse

Toistuvaislaskutuksen näkymä näyttää yksittäisen toistuvaislaskutuksen kaikki tiedot: asiakastiedot, laskun sisällön, kertarivit sekä tulevien laskujen aikataulun. Täältä voit myös luoda laskun käsin tai siirtyä muokkaamaan laskutusta.

Sijainti Vektori-pilvessä: Laskutus → Toistuvaislaskutukset → avaa laskutus ID-linkistä tai Näytä-painikkeesta.

Näin pääset alkuun

Siirry vasemman reunan navigointivalikosta kohtaan Toistuvaislaskutukset Laskutus-osion alla. Avaa haluamasi toistuvaislaskutus ID-linkistä tai rivin Näytä-painikkeesta.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

Perustiedot

Sivun oikeassa reunassa näkyy perustietopaneeli, josta näet laskutuksen tilan yhdellä silmäyksellä:

Tila — laskutuksen tila, esim. Aktiivinen (näkyy vihreänä)
Aihe — laskutuksen nimi, esim. "IT ylläpito"
Aloituspäivä — milloin toistuva laskutus alkaa
Lopetuspäivä — milloin toistuva laskutus päättyy
Viimeisin lasku — milloin viimeisin lasku on luotu
Seuraava lasku — seuraavan laskun suunniteltu ajankohta
Laskutusjakso — esim. 1 kuukautta
Laskun ajoitus — esim. Jakson alussa
Luotu — milloin toistuvaislaskutus on luotu järjestelmään

Asiakas

Asiakasosio näyttää laskutettavan asiakkaan tiedot:

Asiakkaan nimi, yhteyshenkilö (Nimi 2), osoite, postinumero, postitoimipaikka ja puhelin
Laskutustapa, asiakastunnus, maa ja sähköpostiosoite

Lasku

Lasku-osiossa näkyvät laskuille tulevat yleiset tiedot:

Tilausnumero, Maksuehto (esim. 14 pv netto), Lisätiedot laskulle
Viitteemme ja Viiteenne

Alla näytetään laskun toistuvat rivit taulukossa, jossa on sarakkeet: Tuotekoodi, Tuotenimi, Määrä, á-hinta, ALV %, Ale %, Yhteensä ja Yht. (sis. alv). Taulukon alla näkyy yhteenveto: veroton hinta, ALV-summa ja verollinen kokonaishinta.

Kertarivit

Kertarivit-osio näyttää ne tuotteet tai palvelut, jotka laskutetaan vain kerran seuraavassa automaattisesti luotavassa laskussa. Taulukossa näkyvät samat sarakkeet kuin toistuvilla riveillä: Tuotekoodi, Tuotenimi, Määrä, á-hinta, ALV %, Ale %, Yhteensä ja Yht. (sis. alv).

Kun seuraava lasku on luotu, kertarivit poistuvat automaattisesti.

Tulevat laskut

Tulevat laskut -osio näyttää taulukkona tulevien laskujen aikataulun esikatselun. Taulukon sarakkeet ovat:

Laskupäivä — päivä, jolloin lasku luodaan
Eräpäivä — laskun eräpäivä
Laskutusjakso — jakso, jota kyseinen lasku kattaa
Summa — laskun summa euroina

Ensimmäisellä rivillä summa voi poiketa muista, jos kertarivejä on lisätty.

Asiakastiedot

Oikean reunan paneelissa näkyy Toimitusasiakas-kenttä sekä Siirry asiakkaaseen -painike, josta pääset suoraan asiakkaan tietoihin.

Kommentit

Oikean reunan paneelissa on kommenttikenttä, johon voit kirjoittaa sisäisiä muistiinpanoja toistuvaislaskutukseen liittyen. Kommentti tallentuu Kommentoi-painikkeella. Kommentit näkyvät vain järjestelmän käyttäjille, eivät asiakkaalle.

Toiminnot

Sivun oikeassa yläkulmassa on kaksi painiketta:

Luo laskut — laskujen luontitoiminto. Tarkista laskutusjaksot ja jo muodostuneet laskut ennen käyttöä
Muokkaa — avaa toistuvaislaskutuksen muokkausnäkymän, jossa voit muuttaa kaikkia tietoja

Vinkit ja huomiot

Luo laskut -painiketta ei pidä käyttää uudelleen vain siksi, ettei asiakas ole saanut laskua. Tarkista ensin, onko lasku jo muodostunut ja mikä sen lähetystila on.
Tulevat laskut -taulukko näyttää kertarivien vaikutuksen — ensimmäisen laskun summa voi poiketa muista kertarivien vuoksi.
Tila-kenttä kertoo yhdellä silmäyksellä, onko laskutus aktiivinen. Jos laskutus on tarpeen keskeyttää väliaikaisesti, se kannattaa muuttaa Passiiviseksi muokkausnäkymästä.
Kommenttikenttä on kätevä esimerkiksi sopimusviitteiden, asiakashuomioiden tai sisäisten muistiinpanojen tallentamiseen.

Muodostuneet laskut ja lähetyksen tarkistus

Laskut-luettelossa näet jo muodostuneet laskut, niiden tilan, laskutusjakson, summan ja avoimen määrän. Tulevat laskut on aikataulun esikatselu, ei luettelo lähetetyistä laskuista. Avaa muodostunut lasku ja tarkista sen tiedot sekä tapahtumat ennen uudelleenluontia tai lähettämistä.