Laskutuksen käyttöönotto – ennen ensimmäistä laskua

Tässä ohjeessa valmistelet Vektori Pilven laskutuksen ennen ensimmäisen laskun lähettämistä. Tarkistat yrityksen tiedot, pankkitilin, laskujen lähetysasetukset ja asiakkaan laskutustiedot. Lopuksi tarkistat ensimmäisen laskun sisällön ja vastaanottajan.

1. Täydennä yrityksen perustiedot

Vektori Pilvi → Asetukset → Yritys → Yrityksen perustiedot

Tarkista yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot. Verkkolaskutusta varten tarvitset myös yrityksen verkkolaskuosoitteen ja -operaattorin. Varmista nämä tiedot käyttämältäsi palveluntarjoajalta ja tallenna ne yrityksen perustietoihin.

Tallenna muutokset ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

2. Lisää pankkitili ja valitse oletustili

Vektori Pilvi → Asetukset → Yritys → Pankkitilit

1. Tarkista, että yrityksen pankkitili on lisätty ja että IBAN ja BIC ovat oikein.
2. Tarkista tilin Aktiivinen- ja Näkyy laskulla -valinnat.
3. Avaa Vektori Pilvi → Asetukset → Yritys → Yrityksen perustiedot. Valitse oletustili kohdassa Pankkitilin tiedot → Pankkitili ja tallenna.

Tarkemmat tilin lisäämisen vaiheet ovat ohjeessa Pankkitilit.

3. Määritä laskutustavat ja lähetyskanavat

Vektori Pilvi → Asetukset → Laskutus → Yleiset

1. Tarkista yrityksenne käyttämät laskutustavat sekä laskujen perustiedot ja oletukset.
2. Jos lähetät laskuja ulkoisen palveluntarjoajan kautta, ota tarvittava integraatio käyttöön sen oman ohjeen mukaan. Ohjeet ovat Integraatiot-osiossa.
3. Valitse Laskujen välittäjä -kohdassa käytettävät välittäjät verkkolaskuille, sähköpostilaskuille ja paperilaskuille. Valittavissa ovat aktivoidut integraatiot.
4. Tarkista sähköpostilaskujen lähettäjän nimi, sähköpostiosoite ja viestipohja, jos käytätte sähköpostilaskutusta.
5. Valitse sivun alaosasta Päivitä.

Verkkolaskutuksen aktivointi edellyttää yrityksen verkkolaskuosoitetta ja -operaattoria. Jos Vektori pyytää näitä tietoja, täydennä ne vaiheen 1 mukaisesti.

Jos käytätte maksumuistutusten välitystä, niiden välittäjät valitaan saman sivun Muistutuslaskujen välittäjät -kohdassa erikseen.

4. Tarkista asiakkaan laskutustiedot

Vektori Pilvi → Asiakkaat → avaa asiakas → Muokkaa

Tarkista asiakkaan nimi, laskutusosoite ja Laskutustapa. Sähköpostilaskulle tarvitaan oikea sähköpostiosoite. Verkkolaskulle tarvitaan vastaanottajan verkkolaskuosoite ja -operaattori. Tallenna muutokset.

Jos asiakasta ei ole vielä perustettu, lisää se ohjeen Asiakkaan lisääminen mukaan.

5. Tarkista ensimmäinen lasku ennen lähettämistä

Vektori Pilvi → Laskutus → Laskut

Luo lasku ohjeen Laskun luominen mukaan. Tarkista tallennetulta laskulta ja sen esikatselusta:

• yrityksen ja asiakkaan tiedot
• laskutustapa ja vastaanottajan osoite
• pankkitili
• laskupäivä, eräpäivä, rivit, verot ja loppusumma.

Lähetä lasku tarkistuksen jälkeen. Tarkista lähetyksen tulos erikseen laskun tiedoista. Lähetysasetusten tallentaminen valmistelee kanavan; yksittäinen lasku lähetetään omassa työvaiheessaan.

Jos käytät käyttöönottoavustinta

Vektori Pilvi → Ohjauspaneeli → Käyttöönottoavustin voi tarjota oikopolut yrityksen tietojen, pankkitilin, asiakkaan ja ensimmäisen laskun lisäämiseen. Vihreä rasti merkitsee tehtyä vaihetta. Vaiheen nimi avaa kyseisen toiminnon. Avustimen voi piilottaa Valmis-valinnalla, kun sen vaiheet on käyty läpi.

Tarkista laskutuksen valmistelut yllä olevien vaiheiden mukaan.