Varastotapahtumat – sisäänkirjaus, uloskirjaus ja seuranta

Varastotapahtumat-toiminnolla voit lisätä tuotteen varastosaldoa sisäänkirjauksella, vähentää sitä uloskirjauksella ja selvittää, mistä varastosaldo muodostuu. Manuaalisen sisäänkirjauksen voi tehdä ilman ostotilausta.

Sijainti Vektori-pilvessä: Varastonhallinta → Varastotapahtumat.

Milloin käytän sisäänkirjausta?

Käytä sisäänkirjausta, kun haluat lisätä varastoon tietyn määrän tuotteita ilman ostotilauksen vastaanottoa. Kirjaa esimerkiksi saapunut tavara, jota ei vastaanoteta Vektorin ostotilaukselta.

Määrä-kenttään annetaan lisättävä määrä, ei uusi kokonaissaldo. Jos varastossa on 10 kappaletta ja sinne tulee 5 lisää, kirjaa määräksi 5. Kirjauksen jälkeen saldo on 15 kappaletta.

Jos tavara vastaanotetaan ostotilaukselta Tuo varastoon -toiminnolla, älä tee samasta tavarasta myös erillistä sisäänkirjausta. Muuten määrä lisätään varastoon kahdesti.

Lisää tuotteen varastosaldoa sisäänkirjauksella

Varmista ennen kirjausta, että tuotteella on varastoseuranta käytössä. Tarkista myös oikea varasto ja tuotteen varastoyksikkö.

1. Avaa Varastonhallinta → Varastotapahtumat ja valitse + Luo.
2. Valitse Tapahtumatyyppi: Sisäänkirjaus.
3. Kirjoita tarvittaessa Viite ja Kuvaus, jotta tunnistat myöhemmin kirjauksen ja sen syyn.
4. Valitse riville Tuote ja Varasto. Tarkista rivin Varastossa-kohdasta nykyinen saldo.
5. Syötä Määrä positiivisena lukuna rivillä näkyvässä yksikössä. Esimerkiksi yksikön ollessa 1 cl määrä 100 tarkoittaa 100 senttilitraa.
6. Tarkista Yksikköhinta. Se tarkoittaa rivin yhden yksikön hintaa, ei koko kirjauksen yhteishintaa.
7. Anna riville Toimitusaika. Se on pakollinen. Kentän vieressä olevalla kellopainikkeella voit täyttää nykyisen ajan; tarkista päivämäärä ja kellonaika.
8. Lisää tarvittaessa rivin Lisätieto. Saat lisää tuoterivejä + Lisää -painikkeella. Tarkista jokaiselta riviltä tuote, varasto, määrä, yksikkö, hinta ja toimitusaika.
9. Valitse Tallenna.
10. Tarkista syntynyt tapahtuma ja tuotteen uusi saldo oikeassa varastossa alla olevien ohjeiden mukaan.

Sisäänkirjaus lisää syötetyn määrän valitun varaston saldoon. Tavallinen kirjaus nykyhetkeen käsitellään tallennettaessa, eikä sille tarvita erillistä vahvistusta.

Vähennä tuotteen varastosaldoa uloskirjauksella

Manuaalisella uloskirjauksella vähennät varastosta tietyn määrän tuotteita. Jos kyse on hävikistä, käytä Hävikit-toimintoa, jotta myös hävikin syy tulee kirjattua. Jos tuotteet siirtyvät toiseen varastoon, käytä Varastosiirrot-toimintoa.

1. Avaa Varastonhallinta → Varastotapahtumat → + Luo.
2. Valitse Tapahtumatyyppi: Uloskirjaus.
3. Täytä tuote, varasto ja muut rivitiedot kuten sisäänkirjauksessa.
4. Anna Määrä poistettavana määränä positiivisena lukuna. Älä lisää miinusmerkkiä: Uloskirjaus-valinta määrää vähennyksen suunnan.
5. Anna pakollinen Toimitusaika, tarkista tiedot ja valitse Tallenna.
6. Tarkista tapahtuma ja valitun varaston uusi saldo.

Esimerkiksi saldo 15 ja uloskirjauksen määrä 3 tuottavat saldoksi 12. Tallennetulla tapahtumarivillä poistettu määrä näkyy miinusmerkkisenä.

Milloin tarvitsen inventaarion?

Käytä Inventaariot-toimintoa, kun olet laskenut tuotteet ja haluat asettaa saldon vastaamaan laskettua kokonaismäärää. Sisään- ja uloskirjauksen Määrä-kenttä muuttaa saldoa annetun määrän verran; se ei korvaa saldoa syötetyllä luvulla.

Tarkista yhden tuotteen tapahtumat

1. Avaa pilvipalvelussa Tuotteet ja paina listassa tuotteen nimeä (ei Muokkaa-kynäkuvaketta).
2. Vieritä tuotteen tietosivua alaspäin. Varastot-kohta löytyy tuotteen perustietojen alapuolelta.
3. Paina sen varaston nimeä, jonka saldoa selvität. Sen alle avautuvat Varasto- ja Varastotapahtumat-välilehdet.
4. Valitse Varastotapahtumat.
5. Tarkista tapahtuman Toimitusaika, Tapahtuma, Varasto, Määrä ja Tila.
6. Avaa tarvittaessa tapahtuman tarkemmat tiedot rivin Näytä-painikkeesta.

Tarkista nykyinen saldo saman varaston Varasto-välilehdeltä. Tuotteen yhteinen varastosaldo ja yksittäisen varaston saldo ovat eri asioita.

Hae tapahtumia yhteisestä listasta

1. Avaa Varastonhallinta → Varastotapahtumat.
2. Avaa tarvittaessa Suodattimet.
3. Rajaa hakua esimerkiksi Tuote- ja Varasto-valinnoilla. Voit rajata myös tapahtuman Tyypin, Tilan tai Luotu-aikavälin perusteella.
4. Valitse Suodata.
5. Avaa tapahtuma sen TR-tunnuksesta tai rivin Näytä-painikkeesta.

Tapahtuman tiedoista näet tuotteet, varastot, määrät, yksiköt, rivien tilat ja toimitusajat. Lähde-linkistä pääset tapahtuman taustalla olevaan kirjaukseen, jos linkki on saatavilla.

Huomaa, että listan Luotu-aika ja tapahtumarivin Toimitusaika voivat olla eri. Jos tapahtumaa ei löydy, väljennä aikarajausta ja tarkista muut hakuehdot.

Näin tulkitset tapahtumia

Tuotteen varastokohtaisessa tapahtumahistoriassa positiivinen määrä on sisäänkirjaus ja negatiivinen määrä uloskirjaus. Tarkista myös tapahtumatyyppi, tila ja alkuperäinen kirjaus: miinusmerkkinen rivi ei yksin tarkoita hävikkiä.

Varastosiirto

Vahvistettu siirto näkyy lähdevarastossa Varastosiirto uloskirjaus -tapahtumana ja kohdevarastossa Varastosiirto sisäänkirjaus -tapahtumana. Esimerkiksi 2 kappaleen siirto näkyy lähtövarastossa −2 ja kohdevarastossa +2. Tuotteen kokonaismäärä ei muutu.

Katso varastosiirron tekeminen.

Hävikki

Vahvistettu hävikki näkyy tapahtumana Hävikki uloskirjaus. Tarkista alkuperäisestä hävikkikirjauksesta, mitä poistettiin ja miksi.

Katso hävikin kirjaaminen.

Inventaario

Inventaarioon voi liittyä kaksi kirjausta: Inventointi tyhjennys uloskirjaus poistaa aiemman saldon ja Inventointi sisäänkirjaus tuo lasketun määrän tilalle. Tarkastele samaan inventaarioon liittyviä kirjauksia yhdessä.

Esimerkiksi vanha saldo 10 ja laskettu määrä 7 näkyvät kirjauksina −10 ja +7. Nettomuutos on −3, ei 10 kappaleen hävikki. Tarkista laskettu määrä ja erotus inventaarion raportista.

Katso inventaarion tekeminen.

Jos saldoero ei selviä

Tarkista tuote, varasto, määrä ja yksikkö sekä kirjauksen ja tapahtumarivien tilat. Pelkkä tapahtuman näkyminen listalla ei riitä sen saldovaikutuksen toteamiseen.

Älä tee uutta korjauskirjausta vain siksi, ettet heti löydä alkuperäistä tapahtumaa. Jos tarvitset tuen apua, ilmoita tuote tai tuotekoodi, varasto, ajankohta, odotettu ja näkyvä saldo sekä tapahtuman TR-tunnus tai alkuperäisen kirjauksen tunnus.

Etkö ole varma oikeasta korjaustavasta? Katso Varastosaldo on väärin – miten valitsen korjaustavan?