Miten seuraan tuotteiden määriä ja tiedän, mitä pitää tilata lisää?

Vektorin varastonhallinta auttaa seuraamaan, paljonko tuotteita on varastossa ja mistä määrien muutokset muodostuvat. Varastosaldo tarkoittaa järjestelmään kirjattua tuotteen määrää. Kun tuotteiden varastoseuranta ja kirjaukset ovat kunnossa, voit käyttää saldoja apuna asiakaspalvelussa ja täydennysten suunnittelussa.

Varastonhallinnasta voi olla hyötyä, vaikka yritykselläsi ei olisi erillistä varastohuonetta. Myös myymälän hyllyissä olevat tuotteet ovat seurattavaa varastoa.

Tunnistatko tämän tilanteen?

• Asiakas kysyy tuotetta, mutta et tiedä, onko sitä vielä jäljellä.
• Suosittu tuote pääsee loppumaan ennen kuin huomaat tilata lisää.
• Ylläpidät tuotemääriä erillisessä taulukossa tai muistivihossa.
• Tuotteita rikkoutuu tai pilaantuu, eikä poistumia kirjata järjestelmällisesti.
• Inventaarion yhteydessä on vaikea selvittää, miksi laskettu määrä poikkeaa kirjatusta määrästä.

Jos jokin näistä vie aikaa tai vaikeuttaa asiakaspalvelua, varastonhallinta voi helpottaa työtäsi. Jos myyt pelkästään palveluita etkä tarvitse tavaroiden tai materiaalien määrien seurantaa, varastonhallinta ei välttämättä ole ensimmäinen tarvitsemasi lisätoiminto.

Miten Vektori auttaa?

Näet tuotteiden kirjatut määrät

Varastoseurannassa olevien tuotteiden saldoja voi tarkastella Vektorissa. Varastotapahtumista voit selvittää, mistä tuotteen määrä on muodostunut. Tämä auttaa esimerkiksi silloin, kun järjestelmä näyttää eri määrää kuin hyllystä löytyy.

Tunnistat täydennystä tarvitsevat tuotteet

Tuotteelle voi määrittää hälytysrajan eli määrän, jonka kohdalla tuotteen riittävyyteen halutaan kiinnittää huomiota. Hälytysrajoja voi hyödyntää täydennystarpeen seurannassa ja toimittajan ostoehdotuksessa.

Esimerkiksi kaupassa voidaan määrittää tuotteen hälytysrajaksi 5 kappaletta. Raja auttaa tunnistamaan täydennystarpeen, mutta ei määrää automaattisesti tilattavaa määrää eikä lähetä tilausta toimittajalle. Ostojen käsittelyyn tarvittavien toimintojen saatavuus tarkistetaan erikseen.

Kirjaat hävikin ja tarkistat saldot inventaariolla

Rikkoutuneet tai pilaantuneet tuotteet voidaan kirjata hävikiksi. Inventaario puolestaan tarkoittaa tuotteiden laskemista ja saldojen päivittämistä laskettujen määrien mukaisiksi. Näin myös muut kuin myynnistä johtuvat muutokset saadaan huomioitua.

Seuraat tuotteita eri varastoissa

Jos tuotteita on useassa varastossa, voit tarkastella varastokohtaisia määriä ja kirjata siirtoja varastojen välillä. Tämä auttaa erottamaan esimerkiksi myymälässä ja erillisessä varastossa olevat tuotteet.

Mitä käyttöönotto edellyttää?

Varastonhallinnan pitää olla käytettävissä yrityksesi Vektori-tilauksessa, ja käyttäjälläsi pitää olla tarvittavat käyttöoikeudet. Selvitä ensin nykyisen tilauksesi sisältö: varastonhallinta voi olla jo käytettävissä, vaikka käyttäisit tällä hetkellä vain kassaa.

Käyttöönotossa tarvitaan myös:

• seurattavat tuotteet ja niille käyttöön otettu Varastoseuranta;
• oikeat tuoteyksiköt, esimerkiksi kappaleet tai litrat;
• käytettävä varasto ja oikeat lähtömäärät;
• yhteinen tapa kirjata saapuvat tuotteet, hävikit ja muut varastoon vaikuttavat tapahtumat.

Pelkkä toiminnon käyttöönotto ei selvitä hyllyssä olevia määriä. Saldojen luotettavuus edellyttää oikeita lähtötietoja ja ajantasaisia kirjauksia. Myös fyysistä laskentaa tarvitaan edelleen.

Miten pääset eteenpäin?

Jos varastonhallinta on jo käytettävissä, aloita tuotteen varastoseurannan käyttöönotosta. Nykyisten tuotemäärien tarkistamiseen löydät ohjeen artikkelista Inventaarion tekeminen. Täydennystarpeen seurantaan katso Varastosaldon hälytysrajan määrittäminen.

Jos et tiedä, kuuluuko varastonhallinta tilaukseesi, avaa omassa Vektori-pilvessäsi Ohjauspaneeli → Päivitä tilaus. Näet Tilaus-näkymässä nykyisen paketin ja käytössä olevat lisäpalvelut.

Jos varastonhallinta ei ole vielä käytössä, voit tilata sen samasta näkymästä kohdasta Tilaa lisäpalveluita. Tarkista hinta ja ehdot ennen tilaamista. Tilattu lisäpalvelu tulee heti käyttöön, minkä jälkeen voit määrittää tuotteiden varastoseurannan ja lähtömäärät yllä olevien ohjeiden avulla. Katso myös Vektori-tilauksen muuttamisen ohje.

Jos et pääse tilausnäkymään tai tarvitsemaasi lisäpalvelua ei näy, pyydä apua yrityksesi Vektorin pääkäyttäjältä tai palvelun myyneeltä taholta.

Jos haluat arvioida hyötyä omalle yrityksellesi, lähetä yhteydenottopyyntö ja kerro, mitä tuotteita myyt, miten seuraat määriä nyt ja mikä nykyisessä tavassa on hankalaa. Voit pyytää myyntiä ottamaan yhteyttä sopivan ratkaisun selvittämiseksi. Lisää yrityksesi nimi ja yhteystietosi.

Jos varastonhallinta on jo käytössä mutta saldo on väärin, aloita ohjeesta Varastosaldo on väärin – miten valitsen korjaustavan?.