Inventaarion tekeminen

Inventaario tarkoittaa varastossa olevien tuotteiden laskemista ja varastosaldojen päivittämistä laskettujen määrien mukaisiksi. Samalla toiminnolla voit tehdä koko varaston inventaarion, osainventaarion tai vuosi-inventaarion.

Jos poistat rikkoutuneita tai pilaantuneita tuotteita varastosta, käytä hävikin kirjaamista. Älä vähennä samaa puuttuvaa määrää sekä hävikillä että inventaariolla.

Ennen aloittamista

• Varmista oikea varasto ja inventoitavien tuotteiden varastoseuranta.
• Kirjaa puuttuvat toimitukset ja muut varastoon vaikuttavat tapahtumat ennen laskentaa.
• Tee laskenta mahdollisuuksien mukaan silloin, kun tuotteita ei myydä tai siirretä varastoon tai sieltä pois.
• Tarkista määräkentän yksikkö. Kaikkia tuotteita ei lasketa kappaleina.

Aloita inventaario

1. Avaa pilvipalvelussa Varastonhallinta → Inventaariot.
2. Valitse + Aloita uusi.
3. Valitse Varasto ja anna inventaariolle kuvaava Nimi.
4. Anna Inventaarioaika.
5. Valitse halutessasi Näytä odotettu varastosaldo, jotta näet järjestelmän saldon laskettavan määrän rinnalla.
6. Valitse Tallenna.

Syötä ja tallenna lasketut määrät

1. Etsi tuotteet listalta. Voit rajata näkymää Suodattimet-toiminnolla esimerkiksi nimen, tuotekoodin tai tuoteryhmän mukaan.
2. Syötä tuotteen Laskettu-kenttään varastosta laskemasi kokonaismäärä kentän osoittamassa yksikössä.
3. Valitse listan alapuolelta Tallenna ennen siirtymistä toiselle sivulle tai näkymään.
4. Tarkista tallennetut määrät Lasketut-välilehdeltä. Laskemattomat-välilehti näyttää tuotteet, joille ei ole vielä tallennettu määrää.

Syötä todellinen määrä, älä saldoeroa. Jos järjestelmässä on 10 kappaletta mutta lasket 7, syötä 7. Inventaarion päättämisen jälkeen varastosaldo on 7 ja raportin erotus −3.

Tyhjä kenttä ei tarkoita nollaa. Jos tuotetta ei ole yhtään, syötä 0 ja tallenna. Tyhjäksi jätettyä, laskematta olevaa tuotetta ei nollata inventaarion päättämisessä.

Osainventaariossa kirjaa vain laskemasi tuotteet. Koko varaston inventaariossa varmista, että kaikki inventoitavat tuotteet on laskettu, myös ne, joiden määrä on nolla. Tarkista myös käytössä olevat suodattimet, jotta tuotteita ei jää huomaamatta.

Tuotteen hakeminen ja laskeminen osissa

Voit hakea tuotteen myös listan yläpuolisesta tuotevalinnasta nimellä tai tuotekoodilla. Valitse hakutulos, syötä määrä avautuvaan laskentanäkymään ja valitse Tallenna.

Jos tuotteelle on jo tallennettu määrä, järjestelmä kysyy, haluatko lisätä edelliseen inventointiin vai korvata sen:

• Lisää edelliseen: käytä, kun lasket lisää samaa tuotetta esimerkiksi toisesta hyllystä. Syötä vain nyt laskemasi lisämäärä. Jos aiempi määrä on 7 ja lisäät 1, yhteismääräksi tulee 8.
• Korvaa edellinen: käytä, kun korjaat aiempaa laskentaa. Syötä uusi kokonaismäärä.

Älä lisää samaa laskettua erää kahdesti. Tarkista lopuksi tuotteen yhteismäärä Lasketut-välilehdeltä.

Viivakoodilukijan käyttö

Jos käytät viivakoodilukijaa tuotteen hakemiseen, avaa listan yläpuolinen tuotevalinta ja kohdista kursori sen hakukenttään ennen koodin lukemista. Tarkista hakutuloksesta oikea tuote, valitse se ja syötä laskettu määrä. Tallenna määrä.

Viivakoodin lukeminen auttaa tunnistamaan tuotteen: tarkista aina myös määrä ja yksikkö. Jos tuotteelle on jo kirjattu määrä, valitse edellä kuvatulla tavalla, lisäätkö määrää vai korvaatko aiemman laskennan.

Päätä inventaario

1. Tarkista, että tarvittavat määrät on tallennettu ja Lasketut-välilehden tiedot ovat oikein.
2. Tarkista laskemattomat tuotteet ja mahdolliset saldoerot.
3. Valitse Päätä inventaario.
4. Hyväksy vahvistuskysymys valitsemalla Kyllä, päätä.

Päättäminen päivittää inventoitujen tuotteiden varastosaldot ja avaa inventaarioraportin. Päätettyä inventaariota ei voi enää palata muokkaamaan. Pelkkä laskentarivien tallentaminen ei ole inventaarion päättäminen.

Tarkista raportti ja saldo

Löydät inventaariot myöhemmin kohdasta Varastonhallinta → Inventaariot. Avaa haluamasi päätetty inventaario.

Raportissa näkyvät inventoidut tuotteet, odotetut määrät, lasketut määrät ja niiden erotukset. Raportin Tulosta-toiminnolla voit avata tulostettavan raportin. Avoimen inventaarion Tulosta tuotelista on eri toiminto.

Tarkista tarvittaessa tuotteen tiedoista kyseisen varaston saldo. Jos saldoero on odottamaton, selvitä syy varastotapahtumista ennen uutta korjausta.

Vuosi-inventaario tehdään samalla työnkululla. Nimeä inventaario selkeästi ja säilytä raportti oman kirjanpitokäytäntösi mukaisesti.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko inventoida vain osan tuotteista?

Kyllä. Syötä ja tallenna määrät vain laskemillesi tuotteille. Laskematta jätettyjen tuotteiden saldoja ei nollata.

Miten merkitsen, ettei tuotetta ole yhtään?

Syötä Laskettu-kenttään 0 ja tallenna. Pelkkä tyhjä kenttä ei tarkoita nollaa.

Voinko jättää inventaarion kesken ja jatkaa myöhemmin?

Kyllä. Tallenna syöttämäsi määrät ja jätä inventaario päättämättä. Jatka sitä kohdasta Varastonhallinta → Inventaariot. Vältä inventoitavien tuotteiden varastoliikennettä laskennan aikana.

Voinko laskea samaa tuotetta useasta hyllystä?

Kyllä. Valitse tuotekohtaisessa laskentanäkymässä Lisää edelliseen, kun kirjaat uuden hyllyn määrän. Jos korjaat aiempaa laskentaa, valitse Korvaa edellinen ja syötä uusi kokonaismäärä.

Miksi saldo ei muuttunut, vaikka tallensin määrät?

Määrien tallentaminen ei vielä päätä inventaariota. Tarkista kirjaukset ja valitse Päätä inventaario → Kyllä, päätä.

Voinko muokata päätettyä inventaariota?

Et voi palata muokkaamaan päätettyä inventaariota. Tarkista virheen syy ennen uutta saldokorjausta.

Etkö ole varma oikeasta korjaustavasta? Katso Varastosaldo on väärin – miten valitsen korjaustavan?