Ostotilaukset - Uuden ostotilauksen luominen

Mistä on kyse

Uusi ostotilaus -lomakkeella luot toimittajalle ostotilauksen, johon kirjaat tilattavat tuotteet, toimittajan tiedot ja toimitukseen liittyvät tiedot. Järjestelmä osaa myös luoda toimittajakohtaisia ostoehdotuksia automaattisesti, kun tuotteiden varastosaldo alittaa asetetun hälytysrajan — tämä toiminto löytyy Toimittajat-sivulta.

Näin pääset alkuun

1. Siirry vasemman reunan valikosta kohtaan Ostotilaukset.
2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa + Luo ostotilaus -painiketta.

Täytä ostotilauksen tiedot

Toimittaja

Lomakkeen vasemmassa osiossa määritellään toimittajan tiedot:

• Toimittaja — valitse toimittaja pudotusvalikosta (pakollinen). Toimittajan Y-tunnus, sähköposti ja puhelinnumero täyttyvät automaattisesti
• Yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin — toimittajan yhteyshenkilön tiedot täyttyvät automaattisesti toimittajan tiedoista, mutta ne voi tarvittaessa muuttaa

Perustiedot

Lomakkeen oikeassa osiossa määritellään ostotilauksen perustiedot:

• Toimipiste — mihin toimipisteeseen tilaus tehdään, valitaan pudotusvalikosta
• Toimitusaika — sovittu toimituspäivä, valitaan kalenterista
• Ostotilauksen tila — tilauksen käsittelyn vaihe: Hankintaehdotus, Lähetetty, Toimittaja vahvistanut, Osittain vastaanotettu tai Vastaanotettu
• Viitteemme — oma viitteemme ostotilaukselle
• Viiteenne — toimittajan viite
• Toimitustapa — miten tilaus toimitetaan, esim. Nouto
• Toimitusehtо — sovellettava toimitusehtо, esim. Nodetaan
• Toimituskulut — toimituksesta aiheutuvat kulut euroina
• Lisätieto — vapaamuotoinen lisätieto ostotilauksesta

Tilausrivit

Lomakkeen alaosassa lisätään tilattavat tuotteet. Jokainen rivi sisältää:

• Tuotekoodi — oman järjestelmän tuotekoodi
• Tuote — tuotteen nimi
• Pakkaus — pakkaustyyppi tai -yksikkö
• Toimittajan tuotekoodi — toimittajan oma tuotekoodi
• Toimittajan tuotenimi — toimittajan oma tuotenimi
• Määrä — tilattava määrä
• Hinta (veroton) — yksikköhinta ilman veroa
• Vero — sovellettava vero
• Hinta (veroton) — rivin yhteissumma ilman veroa
• Hinta (verollinen) — rivin yhteissumma veron kanssa

Uuden tuoterivin saat klikkaamalla + Lisää -painiketta tilausrivien oikeassa yläkulmassa. Rivin voi poistaa rivin oikeassa reunassa olevasta roskakori-ikonista. Tilausrivien alaosassa näkyy tilauksen yhteissumma sekä verottomana että verollisena.

Tallenna ostotilaus klikkaamalla Tallenna-painiketta lomakkeen alaosassa.

Vinkit ja huomiot

• Ostoehdotukset toimittajittain — järjestelmä voi automaattisesti ehdottaa tilattavia tuotteita, kun varastosaldo alittaa tuotteelle asetetun hälytysrajan. Nämä ehdotukset löytyvät toimittajan omalta sivulta Toimittajat-moduulissa — se nopeuttaa ostotilausten tekemistä huomattavasti.
• Toimittajan tiedot täyttyvät automaattisesti kun valitset toimittajan — tarkista silti yhteyshenkilön tiedot ennen tallennusta.
• Ostotilauksen tila kannattaa pitää ajan tasalla — tilan päivittäminen hankintaehdotuksesta lähetetyksi ja edelleen vastaanotetuksi helpottaa ostojen seurantaa ja varaston hallintaa.
• Toimittajan tuotekoodi ja tuotenimi -kentät ovat hyödyllisiä, kun toimittajan nimikkeet poikkeavat omista tuotenimikkeistä — ne helpottavat tilauksen tunnistamista toimittajan päässä.