Ostotilaus - Yksittäisen ostotilauksen näkymä

Ostotilaus – yksittäisen ostotilauksen näkymä

Mistä on kyse

Yksittäisen ostotilauksen näkymä kokoaa yhteen kaikki ostotilaukseen liittyvät tiedot — ostajan ja toimittajan tiedot, tilausrivit, varastotapahtumat ja kommentit. Täältä voit lähettää ostotilauksen toimittajalle sähköpostitse, vastaanottaa tilauksen varastoon sekä seurata tilauksen etenemistä.

Näin pääset alkuun

1. Siirry vasemman reunan valikosta kohtaan Ostotilaukset.
2. Klikkaa listasta haluamasi ostotilauksen tunnistetta — ostotilauksen näkymä avautuu.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

Lue ostotilauksen tiedot

Sivun pääosassa näkyy ostotilauksen virallinen asiakirja, josta käy ilmi:

• Ostaja — oma yritys ja osoite
• Toimittaja — toimittajan nimi, osoite ja Y-tunnus
• Ostotilausnumero — tilauksen viitenumero
• Toimitusaika — sovittu toimituspäivä
• Toimitustapa ja toimitusehtо — miten ja millä ehdoilla toimitus tapahtuu
• Viitteemme ja Viiteenne — osapuolten viitetiedot
• Lisätieto — mahdolliset lisätiedot tilauksesta
• Tilausrivit — tilatut tuotteet tuotetietoineen, määrineen, hintoineen ja veroineen
• Yhteensä, verot ja yhteensä (sis. alv) — tilauksen summat eriteltynä
• Toimitusosoite — mihin tilaus toimitetaan

Lähetä ostotilaus toimittajalle

Oikeassa yläkulmassa oleva Lähetä-painike avaa sähköpostin lähetyslomakkeen, johon on valmiiksi täytetty vastaanottajaksi toimittajan yhteyshenkilö ja otsikoksi ostotilauksen numero. Kirjoita tarvittaessa viesti ja klikkaa Lähetä. Lähettämisen jälkeen ostotilauksen tila päivittyy automaattisesti Lähetetyksi.

Vastaanota tilaus varastoon

Oikeassa yläkulmassa oleva Tuo varastoon -painike kirjaa saapuneen tilauksen varastoon. Vastaanoton jälkeen tapahtuma näkyy sivun Varastotapahtumat-osiossa, josta näet vastaanoton tunnisteen, tekijän, summan ja ajankohdan. Vektori purkaa vastaanotetun erän automaattisesti oikeiksi varastoyksiköiksi toimittajalle määriteltyjen pakkaustietojen perusteella.

Kopioi ostotilaus

Kopioi-painike luo kopion ostotilauksesta, jota voi käyttää pohjana uudelle tilaukselle saman toimittajan kanssa.

Muokkaa ostotilausta

Muokkaa-painike avaa ostotilauksen muokkauslomakkeen, jossa voit päivittää tilauksen tietoja.

Tarkastele tilatietoja

Sivun oikeassa reunassa näkyvät tilauksen tilatiedot:

• Ostotilauksen tila — tilauksen käsittelyn vaihe, esim. Lähetetty tai Vastaanotettu
• Maksutila — onko tilaus maksettu

Siirry toimittajaan

Oikeassa reunassa näkyy toimittajan yhteyshenkilön tiedot sekä Siirry toimittajaan -painike, joka vie suoraan toimittajan tiedoille.

Kommentoi

Sivun alaosassa on Kommentit-osio, johon voit kirjata ostotilaukseen liittyviä muistiinpanoja ja huomioita sisäiseen käyttöön. Kirjoita kommentti kenttään ja klikkaa Kommentoi.

Vinkit ja huomiot

• Lähetä-toiminto päivittää ostotilauksen tilan automaattisesti — muista lähettää tilaus sähköpostitse järjestelmän kautta, jotta tila pysyy ajantasaisena.
• Tuo varastoon -toiminto on tärkeä tehdä heti kun tavara saapuu — se päivittää varastosaldot automaattisesti ja kirjaa varastotapahtuman tilauksen alle seurantaa varten.
• Varastotapahtumat-osio on hyödyllinen jäljitysketju — näet yhdellä silmäyksellä milloin ja kenen toimesta tilaus on vastaanotettu.
• Kopioi-toiminto säästää aikaa toistuvissa tilauksissa — voit kopioida aiemman tilauksen pohjaksi ja muuttaa vain tarvittavat tiedot.