Tuotehallinnan käyttöönotto

Tee tuotehallinnan käyttöönotto ennen ensimmäisten tuotteiden perustamista tai laajaa tuotetuontia. Valmistelet tässä ohjeessa tuoteryhmät, yksiköt, oletusasetukset ja tarvittavat tuotetiedot. Näin tuotteet on helpompi perustaa johdonmukaisesti, löytää kassalla ja seurata raporteilla.

Jos yrityksen tuotehallinta on jo valmisteltu, tarkista nykyiset määritykset ja käytä niitä. Jatka sitten ohjeeseen Tuotteen lisääminen tuoterekisteriin tai Tuotteen tietojen ja hinnan muokkaaminen.

Ennen kuin aloitat

Avaa yrityksesi Vektori-pilvipalvelu selaimessa. Tarvitset oikeudet tuotetietojen ja tarvittavien asetusten hallintaan. Jos näkymä tai muokkaus puuttuu, pyydä yrityksesi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttäjäroolisi ja käyttöoikeutesi.

• Tuotteet ja tuoteryhmät: päävalikko → Tuotehallinta → Tuotteet tai Tuoteryhmät.
• Yhteiset oletukset ja yksiköt: Asetukset → Tuotehallinta → Yleiset tai Yksiköt.

1. Päätä, mihin tuotteita käytetään

Selvitä, mitä tuotteita myydään, mitä ostetaan ja minkä tuotteiden määriä seurataan varastossa. Sama tuote voi kuulua useaan käyttötapaan. Päätä myös, missä toimipisteissä ja millä kassoilla tuotteiden pitää näkyä.

Myyntituote ja Varastoseuranta ovat erillisiä valintoja: tuotetta voidaan myydä ilman varastoseurantaa, ja varastossa voidaan seurata esimerkiksi raaka-ainetta, jota ei myydä sellaisenaan. Valmistele varastonhallinta vain niille tuotteille, joiden saldoa on tarkoitus seurata.

2. Suunnittele ja perusta tuoteryhmät

Tuoteryhmät ovat olennainen osa käyttöönottoa erityisesti kassaa ja myynnin seurantaa varten. Ryhmät muodostavat kassan kansiorakenteen ja mahdollistavat myynnin tarkastelun tuoteryhmittäin. Tuotteen voi teknisesti tallentaa ilman ryhmää, mutta se ei korvaa toimivan ryhmärakenteen suunnittelua.

1. Päätä, millä nimillä kassatyöntekijä etsii tuotteita ja mitä tuoteryhmiä haluat seurata raporteilla.
2. Suunnittele pääryhmät ja tarvittavat aliryhmät. Esimerkiksi Juomat → Kuumat juomat ja Juomat → Kylmät juomat. Pidä rakenne mahdollisimman helppona käyttää.
3. Avaa Tuotehallinta → Tuoteryhmät. Tarkista olemassa olevat ryhmät ja lisää puuttuvat Tuoteryhmät-ohjeen mukaan. Luo pääryhmä ennen sen aliryhmiä.
4. Tarkista ryhmien aktiivisuus ja tarvittavat näkyvyysrajaukset. Tuotteen ja sen tuoteryhmän rajausten pitää molempien sallia näkyminen halutulla kassalla.
5. Sovi, mihin ryhmään kukin tuote kuuluu. Valitse ryhmä tuotteelle perustamisen tai muokkaamisen yhteydessä.

Jos käytät ryhmäkohtaisia kirjanpitotilejä tai kustannuspaikkoja, selvitä oikeat valinnat kirjanpitäjän kanssa ennen myynnin aloittamista. Raporttien käyttö on kuvattu ohjeessa Kassaraportit.

3. Tarkista yksiköt ja tarvittavat muunnokset

Valitse tuotteiden käyttötapaan sopivat yksiköt: myyntiyksikkö myyntiin, ostoyksikkö ostamiseen ja varastoyksikkö saldon seurantaan. Esimerkiksi kappaleina myytävälle tuotteelle myyntiyksikkö voi olla kpl.

1. Avaa Asetukset → Tuotehallinta → Yksiköt.
2. Tarkista, että tarvittavat yksiköt löytyvät. Lisää vain puuttuvat yksiköt.
3. Jos tuotetta ostetaan, varastoidaan tai myydään eri yksiköissä, tarkista myös yksiköiden väliset muunnokset eli konversiot. Pelkkä yksikön nimen lisääminen ei määritä muunnosta.

Työvaiheet ja esimerkit: Yksiköt – osto-, myynti- ja varastoyksiköt. Toimittajan pakkauskoko määritetään erikseen toimittajan tiedoissa; se ei ole sama asia kuin yksikkömuunnos.

4. Tarkista uusien tuotteiden oletusasetukset

1. Avaa Asetukset → Tuotehallinta → Yleiset.
2. Tarkista kohdasta Tuotteiden oletusarvot osto-, varasto- ja myyntiyksikkö, Vero sekä valinnat Aktiivinen, Myyntituote ja Varastoseuranta.
3. Valitse oletukset tavallisimpien tuotteidesi mukaan. Tarkista poikkeavien tuotteiden tiedot erikseen niitä perustettaessa.
4. Jos käytät automaattisia tuotekoodeja, tarkista Tuotekoodin etuliite ja Tuotekoodin pituus. Koodi muodostetaan näiden asetusten perusteella, kun tuotekoodia ei anneta tuotetta luotaessa.
5. Valitse sivun alareunasta Päivitä, jos muutit asetuksia.

Oletukset ovat uuden tuotteen perustamisen apu. Kun haluat muuttaa jo tallennettua tuotetta, avaa kyseinen tuote muokattavaksi. Älä käytä oletusasetusten muuttamista olemassa olevien tuotteiden massapäivityksenä. Katso myös Uusien tuotteiden oletus-ALV.

5. Kokoa tuotetiedot valmiiksi

Kerää tuotteista vähintään nimi, suunniteltu tuoteryhmä, myyntiyksikkö, tuotteelle kuuluva vero sekä myyntihinta. Selvitä, onko ilmoitettu hinta verollinen vai veroton. Kerää tarvittaessa myös tuotekoodi, EAN-koodi, kuvaus, ostohinta ja osto- sekä varastoyksiköt.

Päätä, lisätäänkö tuotteet yksitellen vai tiedostosta. Jos käytät tiedostotuontia, lataa pohja kohdasta Tuotehallinta → Tuotteet → Tuo... → Lataa templaatti ja valmistele aineisto tuotteiden tuontiohjeen mukaan. Jos tuotteet ovat jo rekisterissä, käytä ohjeen olemassa olevien tuotteiden päivitystä koskevaa osaa.

6. Valmistele käyttötavan edellyttämät lisämääritykset

Näitä ei tarvita jokaiselle tuotteelle. Tee oman toimintasi edellyttämät valmistelut ennen kyseisen ominaisuuden käyttöä:

• Varastoseuranta: tarkista varastot, tuotteen yksiköt ja saldon aloitus ohjeesta Tuotteen varastoseurannan käyttöönotto.
• Reseptit: valmistele raaka-aineet ja niiden varastoseuranta ohjeen Reseptituotteet ja varaston automaattinen vähennys mukaan.
• Kampanja- tai asiakaskohtaiset hinnat: valmistele tarvittava hinnasto ohjeen Hinnastot mukaan.
• Eri valikoimat eri kassoille: katso Tuotteiden näkyvyyden rajaus toimipisteiden tai kassojen mukaan.

Milloin voit aloittaa tuotteiden perustamisen?

• Tuoteryhmärakenne palvelee kassan käyttöä ja haluttua myynnin seurantaa, ja tarvittavat ryhmät on luotu.
• Tarvittavat yksiköt ja muunnokset ovat valmiina.
• Uusien tuotteiden oletukset on tarkistettu ja mahdolliset muutokset tallennettu.
• Tuotetiedot sekä käyttötavan edellyttämät lisämääritykset ovat tiedossa.

Kun nämä ovat kunnossa, jatka ohjeeseen Tuotteen lisääminen tuoterekisteriin tai Tuotteiden tuonti Excel- tai CSV-tiedostosta. Jo perustetun tuotteen ylläpito tehdään ohjeen Tuotteen tietojen ja hinnan muokkaaminen mukaan.