Ostotilauksen tuotteiden vastaanottaminen varastoon

Ostotilaus – Tuo varastoon

Mistä on kyse

Tuo varastoon -toiminto kirjaa saapuneen ostotilauksen varastoon ja päivittää tuotteiden varastosaldot. Tämä on yksi tärkeimmistä ostoprosessin vaiheista — oikein tehty vastaanotto varmistaa, että varastosaldot pysyvät ajantasaisina. Vastaanotossa on tärkeää tarkistaa oikea varasto, määrä, yksikkö ja saapumisaika.

Sijainti Vektori-pilvessä: Ostot → Ostotilaukset → avaa ostotilaus → Tuo varastoon

Näin pääset alkuun

1. Avaa haluamasi ostotilaus Ostotilaukset-listasta.
2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Tuo varastoon -painiketta.

Täytä vastaanoton tiedot

Perustiedot

Lomakkeen yläosassa määritellään vastaanoton perustiedot:

• Viite — viitetieto vastaanotolle, esimerkiksi toimittajan lähetysluettelon numero
• Toimitusaika — milloin tavara on saapunut varastoon. Tämä on kriittinen tieto — aseta aika oikein, jotta varastosaldot päivittyvät oikealle hetkelle. Jos tavara on saapunut jo aiemmin, muuta aika vastaamaan todellista saapumisajankohtaa
• Varasto — mihin varastoon tavara vastaanotetaan, valitaan pudotusvalikosta
• Kuvaus — vapaamuotoinen kuvaus vastaanotosta

Tilausrivit

Lomakkeen alaosassa näkyvät ostotilaukseen kuuluvat tuotteet vastaanotettaviksi. Jokaisella rivillä näkyy:

• Tuote — tuotteen nimi
• Erä — mahdollinen eränumero
• Varastossa — tuotteen nykyinen varastosaldo ennen vastaanottoa
• Määrä — tässä vastaanotossa varastoon kirjattava määrä. Tarkista kentän vieressä näkyvä varastoyksikkö ja muuta määrä vastaamaan todella saapunutta määrää. Ostotilauksen pakkausmäärä voi olla eri luku; jo vastaanotettu tilaus voi näyttää määräksi 0
• Hinta — vastaanoton hinta yhtä kentän vieressä näkyvää varastoyksikköä kohti
• Toimittajan tuotteen nimi ja koodi — toimittajan omat tunnisteet
• Yksikköhinta — ostotilausrivin yksikköhinta. Pakkausta käytettäessä tämä voi poiketa varastoyksikön hinnasta
• Lisätieto — vapaamuotoinen lisätieto riville

Esimerkki: jos yksi pakkaus sisältää 6 litraa ja tuotteen varastoyksikkö on 1 cl, vastaanotettava määrä on 600. Kun pakkauksen hinta on 12 €, varastoyksikön hinta on 0,02 €. Tarkista oman tuotteesi ja pakkauksesi yksiköt; katso Pakkaukset.

Tallenna vastaanotto klikkaamalla Tallenna-painiketta.

Vinkit ja huomiot

• Toimitusaika on kriittinen — aseta se aina vastaamaan todellista saapumisajankohtaa. Pelkkä päivämäärä ei korjaa esimerkiksi väärään varastoon tai väärällä määrällä tehtyä kirjausta. Väärä toimitusaika voi aiheuttaa virheellisiä varastosaldoja.
• Poikkeamat vastaanotossa — jos toimittaja toimittaa vain osan tilatuista tuotteista, muuta vastaanotettava määrä vastaamaan todella saapunutta. Loppuosa jää jälkitoimitukseen ja tilauksen tila päivittyy sen mukaisesti.
• Varaston valinta — varmista että valitset oikean varaston, johon tavara fyysisesti vastaanotetaan. Jos yrityksellä on useita varastoja, virheellinen valinta voi johtaa vääriin saldoihin eri toimipisteissä.
• Varastosaldot päivittyvät automaattisesti vastaanoton tallentamisen jälkeen — vastaanotto näkyy myös ostotilauksen Varastotapahtumat-osiossa, josta voit tarkistaa kirjauksen tiedot. Tarkista vastaanotto tästä osiosta ennen kuin yrität tallentaa saman toimituksen uudelleen.