Ostotilaus – yksittäisen ostotilauksen näkymä
Mistä on kyse
Yksittäisen ostotilauksen näkymä kokoaa yhteen kaikki ostotilaukseen liittyvät tiedot — ostajan ja toimittajan tiedot, tilausrivit, varastotapahtumat ja kommentit. Täältä voit lähettää ostotilauksen toimittajalle sähköpostitse, vastaanottaa tilauksen varastoon sekä seurata tilauksen etenemistä.
Sijainti Vektori-pilvessä: Ostot → Ostotilaukset → avaa ostotilaus
Näin pääset alkuun
- Siirry vasemman reunan valikosta kohtaan Ostotilaukset.
- Klikkaa listasta haluamasi ostotilauksen tunnistetta — ostotilauksen näkymä avautuu.
Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla
Lue ostotilauksen tiedot
Sivun pääosassa näkyy ostotilauksen virallinen asiakirja, josta käy ilmi:
- Ostaja — oma yritys ja osoite
- Toimittaja — toimittajan nimi, osoite ja Y-tunnus
- Ostotilausnumero — tilauksen viitenumero
- Toimitusaika — sovittu toimituspäivä
- Toimitustapa ja toimitusehto — miten ja millä ehdoilla toimitus tapahtuu
- Viitteemme ja Viitteenne — osapuolten viitetiedot
- Lisätieto — mahdolliset lisätiedot tilauksesta
- Tilausrivit — tilatut tuotteet tuotetietoineen, määrineen, hintoineen ja veroineen
- Yhteensä, verot ja yhteensä (sis. alv) — tilauksen summat eriteltynä
- Toimitusosoite — mihin tilaus toimitetaan
Lähetä ostotilaus toimittajalle
Oikeassa yläkulmassa oleva Lähetä-painike avaa sähköpostin lähetyslomakkeen, johon on valmiiksi täytetty vastaanottajaksi toimittajan yhteyshenkilö ja otsikoksi ostotilauksen numero. Tarkista vastaanottajan sähköpostiosoite, otsikko ja tilauksen sisältö ennen lähettämistä. Kirjoita tarvittaessa viesti ja klikkaa lomakkeen Lähetä-painiketta. Pelkkä lomakkeen avaaminen ei lähetä tilausta. Tarkista lähetyksen tulos; tilateksti ei yksin todista viestin saapuneen toimittajalle.
Vastaanota tilaus varastoon
Oikeassa yläkulmassa oleva Tuo varastoon -painike avaa vastaanottolomakkeen. Tarkista varasto, todella saapunut määrä, varastoyksikkö, hinta ja saapumisaika ennen vastaanoton tallentamista. Vastaanoton jälkeen tapahtuma näkyy sivun Varastotapahtumat-osiossa, josta näet vastaanoton tunnisteen, tekijän, summan ja ajankohdan. Pakkaustiedot vaikuttavat vastaanotossa esitäytettyyn määrään ja yksikköhintaan. Tarkista ne aina oman tuotteesi ja pakkauksesi mukaan. Katso vaiheet ja yksikköesimerkki: Ostotilaus – Tuo varastoon.
Kopioi ostotilaus
Kopioi-painikkeella voit valmistella uutta tilausta aiemman pohjalta. Tarkista uuden tilauksen toimittaja, määrät, hinnat ja toimitustiedot ennen tallentamista.
Muokkaa ostotilausta
Muokkaa-painike avaa ostotilauksen muokkauslomakkeen, jossa voit päivittää tilauksen tietoja, kun muokkaus on käytettävissä. Jos painike on harmaa, tarkista tilauksen tila ja jo tehdyt vastaanotot. Älä muuta tilaa vain muokkausrajoituksen kiertämiseksi.
Tarkastele tilatietoja
Sivun oikeassa reunassa näkyvät tilauksen tilatiedot:
- Ostotilauksen tila — tilauksen käsittelyn vaihe, esim. Lähetetty tai Vastaanotettu
- Maksutila — onko tilaus maksettu
Siirry toimittajaan
Oikeassa reunassa näkyy toimittajan yhteyshenkilön tiedot sekä Siirry toimittajaan -painike, joka vie suoraan toimittajan tiedoille.
Kommentoi
Sivun alaosassa on Kommentit-osio, johon voit kirjata ostotilaukseen liittyviä muistiinpanoja ja huomioita sisäiseen käyttöön. Kirjoita kommentti kenttään ja klikkaa Kommentoi.
Vinkit ja huomiot
- Lähetyksen tarkistaminen: jos lähetyksen onnistuminen on epäselvä, selvitä ensin aiemman lähetyksen tulos ennen uutta yritystä, jotta toimittaja ei saa samaa tilausta kahdesti.
- Tuo varastoon -toiminto on tärkeä tehdä heti kun tavara saapuu — vastaanoton tallennus päivittää varastosaldot ja kirjaa varastotapahtuman. Tarkista aiemmat varastotapahtumat ennen saman toimituksen vastaanottamista uudelleen.
- Varastotapahtumat-osio on hyödyllinen jäljitysketju — näet yhdellä silmäyksellä milloin ja kenen toimesta tilaus on vastaanotettu.
- Kopioi-toiminto säästää aikaa toistuvissa tilauksissa — voit kopioida aiemman tilauksen pohjaksi ja muuttaa vain tarvittavat tiedot.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.