Miten pidän toimittajatilaukset ja saapuvat tavarat hallinnassa?

Kun tuotteita tilataan useilta toimittajilta, sähköpostit ja muistilaput eivät aina kerro, mitä on jo tilattu ja mitä vielä odotetaan. Vektorin Ostot-toiminnot kokoavat toimittajat, ostotilaukset ja tavaran vastaanoton samaan kokonaisuuteen.

Tunnistatko tämän tilanteen?

• Et tiedä, onko kollega jo tilannut loppumassa olevan tuotteen.
• Joudut etsimään toimittajan yhteystietoja ja aiempia tilauksia eri paikoista.
• Tavaraa saapuu, mutta varastosaldot päivitetään erilliselle listalle tai vasta myöhemmin.

Miten Vektori auttaa?

Yhteinen tilauslista: ostotilaukseen kirjataan toimittaja, tuotteet, määrät ja toimitustiedot. Voit tarkastella tilausten käsittelyvaihetta ja palata aiempiin tilauksiin. Ostotilaus tarkoittaa yrityksesi tilausta toimittajalle; asiakkaan teiltä tekemä tilaus on myyntitilaus.

Toimittajatiedot samassa paikassa: toimittajakortilta löytyvät yhteystiedot ja ostotilaushistoria. Toimittajan pakkaukset auttavat käyttämään oikeita tilauskokoja ja toimittajan omia tuotetunnisteita.

Saapunut tavara varastoon: vastaanotossa kirjaat todella saapuneet määrät oikeaan varastoon. Tallennettu vastaanotto päivittää varastosaldot. Ostotilauksen tallennus, lähetys toimittajalle ja tavaran vastaanotto ovat erillisiä vaiheita.

Mitä tarvitset käyttöönottoon?

Tarkista oman Vektori-pilvesi kohdasta Ohjauspaneeli → Päivitä tilaus, mitä tilaukseesi kuuluu. Pelkkä kassan käyttäminen ei kerro, ovatko muut toiminnot jo käytettävissäsi. Tarvitset myös toiminnon käyttöön sopivat käyttöoikeudet; puuttuva valikko ei yksin tarkoita, että tilaus pitäisi päivittää.

Tarvitset ostotilaustoiminnot sekä toimittajien ja tilattavien tuotteiden tiedot. Jos haluat päivittää vastaanotossa varastosaldoja, tarvitset myös varastonhallinnan, varastoseuratut tuotteet ja oikeat varastot. Määritä tuotteiden yksiköt ja pakkauskoot huolellisesti: yksi tilattu pakkaus voi sisältää monta varastoyksikköä.

Miten pääset eteenpäin?

Jos toiminnot ovat jo käytössä, aloita ostotilausten yleisohjeesta. Valmistele toimittajatiedot, luo ostotilaus ja kirjaa saapunut tavara vastaanotto-ohjeen mukaan. Sopikaa, kuka tilaa ja kuka vastaanottaa tavaran.

Jos tarvitsemasi toiminto puuttuu tilauksesta, tarkista Ostotilaukset-lisäpalvelu ja tarvittaessa Varastonhallinta oman pilvesi Tilaus-näkymästä. Lisäpalveluita voi tilata kohdasta Tilaa lisäpalveluita, ja tilattu lisäpalvelu tulee heti käyttöön. Omien tietojen ja asetusten määrittäminen tehdään erikseen. Tarkista hinnat ja ehdot ennen muutosta. Katso tilauksen muuttamisen ohje.

Jos haluat apua valintaan, ota yhteyttä Vektorin sinulle myyneeseen tahoon tai lähetä yhteydenottopyyntö. Kerro miten tilaatte nyt, mitä toimittajia käytätte ja haluatteko yhdistää vastaanoton varastosaldoihin. Voit pyytää myynnin yhteydenottoa; lisää yrityksesi nimi ja yhteystietosi.