Ostotilauksen luominen – Vektori Tuki

Mistä on kyse

Uusi ostotilaus -lomakkeella luot toimittajalle ostotilauksen, johon kirjaat tilattavat tuotteet, toimittajan tiedot ja toimitukseen liittyvät tiedot. Järjestelmä osaa myös luoda toimittajakohtaisia ostoehdotuksia automaattisesti, kun tuotteiden varastosaldo on asetetulla hälytysrajalla tai sen alapuolella — tämä toiminto löytyy Toimittajat-sivulta.

Sijainti Vektori-pilvessä: Ostot → Ostotilaukset

Toimittajan tiedot ennen ostotilausta

Toimittajia hallitaan pilvipalvelussa kohdassa Ostot → Toimittajat. Katso toimittajien hallinnan ohje.

Jos toimittajaa ei ole vielä tallennettu, katso uuden toimittajan luominen.
Toimittajan yhteystietojen ja tilaushistorian tarkastelu: toimittajakortin tiedot.
Toimittajakohtaisten pakkausten määrittely: toimittajan pakkaukset.
Ostotilauksen valmistelu toimittajan ehdotuslistalta: toimittajan ostoehdotukset.

Näin pääset alkuun

Siirry vasemman reunan valikosta kohtaan Ostotilaukset.
Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa + Luo ostotilaus -painiketta.

Täytä ostotilauksen tiedot

Toimittaja

Lomakkeen vasemmassa osiossa määritellään toimittajan tiedot:

Toimittaja — valitse toimittaja pudotusvalikosta (pakollinen). Toimittajan Y-tunnus, sähköposti ja puhelinnumero täyttyvät automaattisesti
Yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin — toimittajan yhteyshenkilön tiedot täyttyvät automaattisesti toimittajan tiedoista, ja näkyvät ostotilauslomakkeella lukutilassa. Jos tiedot ovat väärin, tarkista toimittajan tiedot ennen tilauksen lähettämistä

Perustiedot

Lomakkeen oikeassa osiossa määritellään ostotilauksen perustiedot:

Toimipiste — mihin toimipisteeseen tilaus tehdään, valitaan pudotusvalikosta
Toimitusaika — sovittu toimituspäivä, valitaan kalenterista
Ostotilauksen tila — tilauksen käsittelyn vaihe: Hankintaehdotus, Lähetetty, Toimittaja vahvistanut, Osittain vastaanotettu tai Vastaanotettu
Viitteemme — oma viitteemme ostotilaukselle
Viitteenne — toimittajan viite
Toimitustapa — miten tilaus toimitetaan, esim. Nouto
Toimitusehto — sovellettava toimitusehtо, esim. Vapaasti varastossa
Toimituskulut — toimituksesta aiheutuvat kulut euroina
Lisätieto — vapaamuotoinen lisätieto ostotilauksesta

Tilausrivit

Valitse ensin toimittaja, jotta voit lisätä tilausrivejä lomakkeen alaosaan. Jokainen rivi sisältää:

Tuotekoodi — oman järjestelmän tuotekoodi
Tuote — tuotteen nimi
Pakkaus — pakkaustyyppi tai -yksikkö
Toimittajan tuotekoodi — toimittajan oma tuotekoodi
Toimittajan tuotenimi — toimittajan oma tuotenimi
Määrä — tilattava määrä valitussa pakkauksessa tai yksikössä; tarkista pakkauskoko ennen tallennusta
Hinta (veroton) — yksikköhinta ilman veroa
Vero — sovellettava vero
Hinta (veroton) — rivin yhteissumma ilman veroa
Hinta (verollinen) — rivin yhteissumma veron kanssa

Uuden tuoterivin saat klikkaamalla + Lisää -painiketta tilausrivien oikeassa yläkulmassa. Rivin voi poistaa rivin oikeassa reunassa olevasta roskakori-ikonista. Tilausrivien alaosassa näkyy tilauksen yhteissumma sekä verottomana että verollisena.

Tallenna ostotilaus klikkaamalla Tallenna-painiketta lomakkeen alaosassa. Tallennus luo ostotilauksen; lähetys toimittajalle ja saapuneiden tuotteiden vastaanotto varastoon ovat erillisiä vaiheita.

Vinkit ja huomiot

Ostoehdotukset toimittajittain — järjestelmä voi automaattisesti ehdottaa tilattavia tuotteita, kun varastosaldo on tuotteelle asetetulla hälytysrajalla tai sen alapuolella. Nämä ehdotukset löytyvät toimittajan omalta sivulta Toimittajat-moduulissa — se nopeuttaa ostotilausten tekemistä huomattavasti.
Toimittajan tiedot täyttyvät automaattisesti kun valitset toimittajan — tarkista silti yhteyshenkilön tiedot ennen tallennusta.
Ostotilauksen tila kannattaa pitää ajan tasalla — tila auttaa seuraamaan käsittelyä. Pelkkää tilatekstiä ei pidä käyttää todisteena sähköpostin perillemenosta tai tavaran vastaanotosta. Tarkista lähetys ja varastotapahtumat erikseen.
Toimittajan tuotekoodi ja tuotenimi -kentät ovat hyödyllisiä, kun toimittajan nimikkeet poikkeavat omista tuotenimikkeistä — ne helpottavat tilauksen tunnistamista toimittajan päässä.