Pohjakassan ja käteisen hallinta

Vektori Kassa: Pohjakassan ja käteisen hallinta

Käteishallinta-toiminnot on suunniteltu käteisen rahan turvalliseen ja tarkkaan seuraamiseen työvuoron tai päivän aikana.

Päivän avaus: Pohjakassan asettaminen

• Valitse käyttöliittymästä "Toiminnot -> Käteishallinta: Avaa / Täsmäytä".
• Huomautus avaamattomasta kassasta: Jos kassaa ei ole vielä avattu kyseisenä päivänä, näet keltaisella pohjalla ilmoituksen "Kassalipasta ei ole avattu tänään".
• Syötä aloitussaldo: Laske kassassa oleva käteinen ja syötä se järjestelmään. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:
  • Denominaatiot: Käytä plus- ja miinuspainikkeita merkitäksesi tarkalleen, kuinka monta mitäkin seteliä ja kolikkoa kassassa on (esim. 50 €, 20 €, 2 € jne.).
  • Numeronäppäimistö: Voit myös syöttää määrän suoraan oikean reunan numeronäppäimillä.
• Vahvista: Paina lopuksi alhaalta "Avaa kassalipas" -nappia, joka näyttää myös syöttämäsi kokonaissumman.

Käteisen lisääminen ja nostaminen

Joskus kassaan täytyy lisätä vaihtorahaa tai sieltä pitää siirtää rahaa turvasäilöön kesken päivän. Näitä tapahtumia hallitaan Tapahtumat-näkymästä.

• Mene tapahtumiin: Valitse "Käteishallinta: tapahtumat". Täältä näet myös arvion tällä hetkellä kassassa olevasta käteisen määrästä ("Kassassa nyt (arvio)").
• Valitse toimenpide: Klikkaa vihreää "Lisää käteistä" -painiketta (esim. vaihtorahan tuonti) tai punaista "Nosta käteistä" -painiketta (esim. tilitys kassakaappiin).
• Tapahtuman kirjaaminen: Aukeavassa ikkunassa voit valita kahdesta eri syöttötavasta yläreunan välilehdiltä:
  • Summa-välilehti: Syötä haluttu kokonaissumma yläkenttään. Voit myös kirjoittaa "Lisää huomio..." -kenttään selitteen, miksi raha siirrettiin.
  • Denominaatiot-välilehti: Vaihtoehtoisesti voit eritellä tarkkaan, mitä seteleitä ja kolikoita lisäsit tai nostit.
• Vahvista tapahtuma alareunan painikkeesta (esim. "Lisää käteistä").

Käteisnosto asiakkaalle korttimaksun yhteydessä: Jos asiakas nostaa käteistä ostoksen yhteydessä, tarkista ensin maksupalveluntarjoajasi ehdot. Katso korttimaksun ja käteisen poistumisen kirjaaminen sekä kuluihin liittyvät huomiot ohjeesta Käteisnosto asiakkaalle korttimaksun yhteydessä.

Päivän päätös: Kassan täsmäytys

Vuoron tai työpäivän päätteeksi kassan todellinen käteisen määrä lasketaan ja sitä verrataan ohjelmiston muodostamaan odotettuun saldoon.

Täsmäytys-näkymä koostuu seuraavista osioista:

1. Odotetun saldon muodostuminen Ikkunan yläosassa näet eriteltynä, miten kassan odotettu saldo muodostuu:

• Täsmäytys: Päivän alussa syötetty pohjakassa (tai aiemman täsmäytyksen summa) ja sen kellonaika.
• Käteismyynnit: Kassan avauksen tai viimeisimmän täsmäytyksen jälkeen kertyneet käteismyynnit vähennettynä käteispalautuksilla.
• Lisäykset ja nostot: Kassan avauksen tai viimeisimmän täsmäytyksen jälkeen kirjatut käteisen lisäykset ja nostot.
• Odotettu saldo: Aloitussaldo tai viimeisimmässä täsmäytyksessä laskettu käteissaldo + käteismyynnit − käteispalautukset + lisäykset − nostot.

2. Käteisen laskeminen (Täsmäytys) Laske kassassa olevat rahat ja syötä ne järjestelmään:

• Kappalemäärien syöttö: Voit klikata vasemmalta haluamaasi seteliä tai kolikkoa (esim. 1 €) ja syöttää numeronäppäimistöllä suoraan sen kappalemäärän (kuinka monta kyseistä kolikkoa/seteliä kassassa on).
• Ohjelmisto kertoo syöttämäsi kappalemäärät automaattisesti ja päivittää kassan kokonaissummaa näppäimistön alapuolelle.

3. Täsmäytysero ja huomiot

• Ero: Järjestelmä vertaa laskettua käteismäärää odotettuun saldoon. Jos odotettu saldo on 115 € ja kassassa on 114 €, ero on −1 €. Negatiivinen ero tarkoittaa, että käteistä on odotettua vähemmän; positiivinen ero tarkoittaa, että sitä on enemmän.
• Huomioitavaa: Jos täsmäytyksessä on heittoa (esim. puuttuvaa rahaa tai ylimääräistä), voit kirjoittaa "Huomioitavaa"-tekstikenttään vapaamuotoisen selityksen syystä.

4. Vahvistus ja historia

• Vahvista täsmäytys: Kun kaikki rahat on laskettu ja mahdolliset heitot kirjattu, päätä täsmäytys painamalla alareunan sinistä Vahvista täsmäytys -painiketta. Painikkeessa näkyy vahvistettava kokonaissumma.
• Aiemmat täsmäytykset: Ikkunan alareunassa on loki, josta näet aikaisempien täsmäytysten ajankohdat, summat sekä vihreällä tai punaisella merkityt mahdolliset täsmäytyserot.

Käteistapahtumien raportointi

Pilvipalvelun Kassalipasraportilta näet pohjakassan, käteismyynnit ja -palautukset, lisäykset, nostot sekä täsmäytykset ja mahdolliset erot. Katso raportin muodostaminen ja lukeminen ohjeesta Raportit – Kassa.