Miten helpotan päivän päättämistä ja aineiston toimittamista kirjanpitäjälle?

Yhteinen päivänpäätöksen käytäntö auttaa huomaamaan erot ajoissa ja kokoamaan kirjanpitäjälle tarvittavat tiedot. Vektorissa käteisen tarkistus, kassapäivän päättäminen ja raporttien muodostaminen tukevat tätä kokonaisuutta.

Tunnistatko tämän tilanteen?

• Päivän lopussa etsit eri paikoista myyntien ja maksujen summia.
• Kassassa oleva käteinen ei vastaa odotettua määrää, eikä eron syy ole heti selvillä.
• Kirjanpitäjä joutuu pyytämään puuttuvia raportteja jälkikäteen.

Miten Vektori auttaa?

Käteinen tarkistettavaksi: käteishallinnassa vertaat laskettua rahamäärää odotettuun saldoon. Kirjatut lisäykset, nostot ja täsmäytykset auttavat jäljittämään rahojen liikkeitä. Kassalipasraportilta näet tapahtumat ja täsmäytysten erot.

Kassapäivä koottuna: Z-raportti kokoaa kassapäivän myynnit ja maksutapakohtaiset summat. Käteisen täsmäytys ja Z-raportti ovat eri toimenpiteitä. Kun käytät käteistä, laske ja täsmäytä se ennen Z-raporttia. Päivänpäätös ei korvaa rahojen laskemista.

Sovitut tiedot kirjanpitäjälle: esimerkiksi tuotemyyntiraportin veroton myynti ja ALV-osuudet sekä tilitys- ja rahaliikenneraportit auttavat kokoamaan aineistoa. Sovi kirjanpitäjän kanssa tarvittavat raportit, aikaväli ja toimitustapa. Raportin luominen ei vielä toimita sitä kirjanpitäjälle.

Mitä tarvitset käyttöönottoon?

Tarvitset pääsyn kassan toimintoihin ja tarvittaviin pilven raportteihin. Sopikaa, kuka kirjaa käteisen lisäykset ja nostot, kuka päättää kassapäivän ja kuka toimittaa aineiston. Myyntien, palautusten ja maksutapojen tulee olla kirjattuina oikein, jotta raportit palvelevat tarkistamista.

Jos raha siirretään pois kassalippaasta ennen täsmäytystä, kirjaa nosto ensin ja laske sen jälkeen kassaan jäävät rahat. Selvitä havaittu ero tapahtumista; pelkkä päivänpäätös ei korjaa puuttuvaa tai väärää kirjausta.

Miten pääset eteenpäin?

1. Sovi kirjanpitäjän kanssa tarvittava aineisto: Raporttien toimittaminen kirjanpitoon.
2. Ota käyttöön yhteinen käteisen käsittelytapa: Pohjakassan ja käteisen hallinta.
3. Tee kassan päivän päätös ja tarkista tarvittaessa kassaraportit.

Tarkista oman Vektori-pilvesi kohdasta Ohjauspaneeli → Päivitä tilaus, mitä tilaukseesi kuuluu. Puuttuva valikko voi johtua myös käyttöoikeuksista; pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan ne. Saatavilla olevia lisäpalveluja voi tilata samasta näkymästä, ja tilattu lisäpalvelu tulee heti käyttöön. Omat asetukset ja ulkoiset yhteydet määritetään erikseen. Tarkista hinnat ja ehdot: tilauksen muuttamisen ohje.

Jos tarvitset apua kokonaisuuden valintaan, ota yhteyttä Vektorin sinulle myyneeseen tahoon tai pyydä myynniltä yhteydenottoa. Kerro miten päätätte kassapäivän nyt, montako kassaa käytätte ja mitä aineistoa kirjanpitäjä tarvitsee sekä nykyinen Vektori-tilauksesi, yrityksesi nimi ja yhteystietosi.