Tuotteiden tuonti Excel- tai CSV-tiedostosta

Tuotteiden tuonti

Mistä on kyse

Tuotteiden tuonti -toiminnolla voit lisätä tai päivittää useita tuotteita kerralla tuomalla tiedot Excel- tai CSV-tiedostosta. Tuonnin yhteydessä määrität, mihin järjestelmän kenttiin tiedoston sarakkeet kohdistetaan, ja voit myös tarkistaa duplikaatit automaattisesti.

Sijainti Vektori-pilvessä: Tuotehallinta → Tuotteet → Tuo... → Tuo...

Näin pääset alkuun

Siirry vasemman reunan navigointivalikosta kohtaan Tuotteet Tuotehallinta-osion alla. Klikkaa taulukon yläpuolella olevaa Tuo-painiketta ja valitse Tuo... avataksesi tuontinäkymän.

Jos sinulla ei ole valmista tuontitiedostoa, valitse Lataa templaatti — saat pohjan, johon voit täyttää tuotetiedot oikeaan muotoon.

Mitä kaikkea voit tehdä tällä sivulla

Excel / CSV -tiedosto

Valitse tuotava tiedosto klikkaamalla tiedostonvalintakenttää. Tuetut tiedostomuodot ovat Excel (.xlsx) ja CSV. Excel-tiedostosta luetaan vain ensimmäinen välilehti.

Kun tiedosto on valittu ja haettu onnistuneesti, sivun yläreunassa näkyy vihreä Tiedot haettu -ilmoitus, ja voit jatkaa asetusten määrittämiseen.

Kenttien kohdistaminen

Kenttien kohdistamisella määrität, mihin järjestelmän kenttään kukin tiedoston sarake kohdistetaan. Oikealla näet esikatselun tiedoston sisällöstä — siitä näet kahden ensimmäisen tuotteen tiedot ja voit tarkistaa, että kohdistukset menevät oikein.

Nimi ja oletusarvot: Kohdista tuotteen nimi. Veroprosentin ja myyntiyksikön voit antaa tiedostossa; jos ne puuttuvat, käytetään järjestelmän oletusasetuksia:

• Nimi
• Veroprosentti (puuttuessa käytetään järjestelmän oletusasetusta)
• Myyntiyksikkö (puuttuessa käytetään järjestelmän oletusasetusta)

Ohita ensimmäinen rivi -valinnalla voit ohittaa tiedoston otsikkorivin, jos se sisältää sarakkeiden nimet eikä varsinaista tuotetietoa.

Kullekin riville valitset vasemmalta pudotusvalikosta, mihin järjestelmän kenttään tiedoston sarake kohdistetaan. Päivitä-valintaruudulla voit merkitä ne kentät, jotka päivitetään olemassa olevien tuotteiden kohdalla — kentät, joita ei ole merkitty päivitettäviksi, jätetään koskemattomiksi.

Käytettävissä olevat kohdistettavat kentät ovat:

• ID, Nimi, Kuvaus, Tuoteryhmä, Tuotekoodi, EAN-koodi
• Veroprosentti, Hinta (veroton), Hinta (verollinen), Ostohinta
• Aktiivinen, Myyntituote, Toimitustuote
• Varastoseuranta, Eräseuranta
• Ostoyksikkö, Varastoyksikkö, Inventointiyksikkö, Myyntiyksikkö
• Varastosaldo, Varastosaldon hälytysraja, Myyntikateprosentin hälytysraja
• Kustannuspaikka

Huomioitavaa kenttien toiminnasta:

Hinnat

• Tuotavilla hinnoilla voi olla veroton tai verollinen hinta — järjestelmä laskee puuttuvan automaattisesti
• Jos molemmat hinnat puuttuvat, tuote lisätään nollahintaisena
• Jos molemmat hinnat on syötetty, hinnat lisätään sellaisenaan

Vero

• Mikäli tuotteella ei ole verotietoa, tuotteelle lisätään järjestelmän oletusveroprosentti
• Vero päätellään veroprosentin perusteella, mikäli veroa ei löydy, tuotetta ei lisätä

Tuoteyksikkö

• Mikäli tuoterivi sisältää eri yksiköitä, määritä tuonnissa kaikki yksiköt (osto-, varasto- sekä myyntiyksikkö)
• Mikäli tuoterivi käyttää samaa yksikköä, määritä se myyntiyksikön kenttään
• Mikäli yksikköä ei ole määritetty ollenkaan, tuotteelle lisätään järjestelmän oletustuoteyksiköt
• Yksiköt tunnistetaan nimen perusteella. Jos yksikköä ei löydy tai valitut yksiköt eivät liity toisiinsa, tuotetta ei lisätä

Tuoteryhmät

• Tuoteryhmät päätellään nimen perusteella, mikäli olemassa oleva tuoteryhmä ei löydy, sellainen luodaan
• Uudelle tuoteryhmälle voidaan lisätä pääryhmä käyttämällä kenoviivaa \ (esim. Leivät\Tuore)

Varastosaldo

• Uudelle tuotteelle voidaan lisätä luonnin yhteydessä varastosaldo
• Mikäli saldo on negatiivinen, saldoksi asetetaan nolla
• Mikäli Varastosaldo-kentässä on arvo, tuotteelle kytketään varastoseuranta päälle automaattisesti
• Varastosaldoa ei voida lisätä, jos tuotteella on kytketty eräseuranta päälle

Varastosaldon hälytysraja

• Hälytysraja määrittää varastotason, jossa varaston varoitus näytetään
• Jätä tyhjäksi, jos et halua käyttää hälytysrajaa

Oletusasetukset

• Tuotteiden oletusasetukset voi määrittää kohdasta Asetukset → Tuotehallinta → Yleiset: Tuoteyksikkö, Vero, Aktiivinen, Myyntituote, Varastoseuranta
• Mikäli tuonnissa ei ole erikseen määritetty yllä olevia kenttiä, käytetään tallennettua oletusasetusta

Duplikaattien tarkastus

Duplikaattien tarkastuksella voit estää saman tuotteen lisäämisen useaan kertaan. Toiminto tarkistaa tuonnin yhteydessä, onko järjestelmässä jo olemassa sama tuote.

Ota tarkastus käyttöön ruksimalla Tarkastus aktivoitu -valintaruutu. Sen jälkeen:

• Tarkastettavat tietokentät — valitse ne kohdistetut kentät, joiden perusteella duplikaattitarkistus tehdään, esim. Nimi tai Tuotekoodi
• Tarkastustapa — valitse tarkastustapa:
  • Kaikki — jokaisen tiedon täsmättävä, jotta tuote tunnistetaan duplikaatiksi
  • Mikä tahansa — riittää että jokin tietokenttä täsmää olemassa olevaan tietoon

Olemassa olevien tuotteiden tietojen päivittäminen

Vie ensin päivitettävien tuotteiden tiedot Tuotteet-sivun Vie...-toiminnolla ja säilytä alkuperäinen tiedosto. Muokkaa tiedoston kopiota ja jätä tuontiin vain käsiteltävät tuoterivit.

1. Säilytä Vektorin ID-tunnisteet ennallaan ja tuotteiden nimet mukana. ID ei ole Excelin rivinumero eikä tuotekoodi. Käytä saman työtilan tuotteiden ID-arvoja.
2. Kohdista tuonnissa ID- ja Nimi-sarakkeet vastaaviin kenttiin. Valitse Ohita ensimmäinen rivi, jos tiedostossa on otsikkorivi.
3. Valitse Päivitä vain muutettaville kentille. Älä valitse ID:tä päivitettäväksi.
4. Valitse Tarkastus aktivoitu, tarkastettavaksi kentäksi vain ID ja tarkastustavaksi Kaikki. Älä lisää tunnistukseen muutettavaa tietoa, kuten nimeä: silloin myös sen pitäisi vastata vanhaa tietoa.
5. Tarkista kohdistukset ja tallenna tuonti. Lue tuontiraportti ja tarkista muutetut tiedot tuotteilta. Kun tarkoitus on vain päivittää nykyisiä tuotteita, luotujen tuotteiden määrän (Created) pitää olla 0.

Pelkkä onnistumisilmoitus ei varmista, että haluttu tieto muuttui. Aloita pienellä tuotejoukolla ja tarkista lopputulos ennen laajempaa tuontia.

Tallenna tuonti

Kun olet määrittänyt kaikki asetukset, klikkaa Tallenna-painiketta sivun alareunassa. Järjestelmä tuo tuotteet tiedostosta määrittämiesi kenttäkohdistusten mukaisesti.

Vinkit ja huomiot

• Lataa templaatti ensin — jos tuot tuotteita ensimmäistä kertaa, lataa templaatti Tuotteet-sivulta. Se sisältää valmiit sarakkeiden nimet oikeassa muodossa, mikä helpottaa kenttien kohdistamista huomattavasti.
• Esikatselu on hyödyllinen tarkistusvaiheessa — näet heti kahdelta ensimmäiseltä riviltä, menikö kohdistus oikein ennen varsinaista tuontia.
• Päivitä-valintaruutu kentän vieressä kannattaa laittaa päälle vain niille kentille, joita haluat oikeasti päivittää — näin vältät esimerkiksi hintojen tahattoman ylikirjoittamisen.
• Duplikaattitarkastus kannattaa ottaa käyttöön aina, kun päivität olemassa olevia tuotteita — tarkistus tunnistaa olemassa olevan tuotteen valitsemiesi kenttien perusteella. Varmista, että tunnistetiedot vastaavat nykyisiä tuotteita.
• Excel-tiedostosta luetaan vain ensimmäinen välilehti, joten varmista että tuotavat tiedot ovat oikealla välilehdellä ennen tuontia.