Pohjakassan ja käteisen hallinta

Vektori Kassa: Pohjakassan ja käteisen hallinta

Käteishallinta-toiminnot on suunniteltu käteisen rahan turvalliseen ja tarkkaan seuraamiseen työvuoron tai päivän aikana.

Sijainti kassassa: Toiminnot → Käteishallinta: Avaa / Täsmäytä tai Käteishallinta: tapahtumat.

Päivän avaus: Pohjakassan asettaminen

• Valitse käyttöliittymästä "Toiminnot -> Käteishallinta: Avaa / Täsmäytä".
• Huomautus avaamattomasta kassasta: Jos kassaa ei ole vielä avattu kyseisenä päivänä, näet keltaisella pohjalla ilmoituksen "Kassalipasta ei ole avattu tänään".
• Syötä aloitussaldo: Laske kassassa oleva käteinen ja syötä se järjestelmään. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:
  • Denominaatiot: Käytä plus- ja miinuspainikkeita merkitäksesi tarkalleen, kuinka monta mitäkin seteliä ja kolikkoa kassassa on (esim. 50 €, 20 €, 2 € jne.).
  • Numeronäppäimistö: Voit myös syöttää määrän suoraan oikean reunan numeronäppäimillä.
• Vahvista: Paina lopuksi alhaalta "Avaa kassalipas" -nappia, joka näyttää myös syöttämäsi kokonaissumman.

Käteisen lisääminen ja nostaminen

Joskus kassaan täytyy lisätä vaihtorahaa tai sieltä pitää siirtää rahaa turvasäilöön kesken päivän. Näitä tapahtumia hallitaan Tapahtumat-näkymästä.

• Mene tapahtumiin: Valitse "Käteishallinta: tapahtumat". Täältä näet myös arvion tällä hetkellä kassassa olevasta käteisen määrästä ("Kassassa nyt (arvio)").
• Valitse toimenpide: Klikkaa vihreää "Lisää käteistä" -painiketta (esim. vaihtorahan tuonti) tai punaista "Nosta käteistä" -painiketta (esim. tilitys kassakaappiin).
• Tapahtuman kirjaaminen: Aukeavassa ikkunassa voit valita kahdesta eri syöttötavasta yläreunan välilehdiltä:
  • Summa-välilehti: Syötä haluttu kokonaissumma yläkenttään. Voit myös kirjoittaa "Lisää huomio..." -kenttään selitteen, miksi raha siirrettiin.
  • Denominaatiot-välilehti: Vaihtoehtoisesti voit eritellä tarkkaan, mitä seteleitä ja kolikoita lisäsit tai nostit.
• Vahvista tapahtuma alareunan painikkeesta (esim. "Lisää käteistä").

Käteisnosto asiakkaalle korttimaksun yhteydessä: Jos asiakas nostaa käteistä ostoksen yhteydessä, tarkista ensin maksupalveluntarjoajasi ehdot. Katso korttimaksun ja käteisen poistumisen kirjaaminen sekä kuluihin liittyvät huomiot ohjeesta Käteisnosto asiakkaalle korttimaksun yhteydessä.

Kassalippaan täsmäytys

Vuoron tai työpäivän päätteeksi kassan todellinen käteisen määrä lasketaan ja sitä verrataan ohjelmiston muodostamaan odotettuun saldoon. Täsmäytyksen voi tehdä myös kesken päivän.

Kassalippaan täsmäytys on käteissaldon tarkistus. Se ei korvaa erillistä päivänpäätöstä tai Z-raporttia. Täsmäytyksen jälkeen käteisen seuranta jatkuu uudesta täsmäytyssaldosta.

Täsmäytys-näkymä koostuu seuraavista osioista:

1. Odotetun saldon muodostuminen Ikkunan yläosassa näet eriteltynä, miten kassan odotettu saldo muodostuu:

• Täsmäytys: Päivän alussa syötetty pohjakassa (tai aiemman täsmäytyksen summa) ja sen kellonaika.
• Käteismyynnit: Kassan avauksen tai viimeisimmän täsmäytyksen jälkeen kertyneet käteismyynnit vähennettynä käteispalautuksilla.
• Lisäykset ja nostot: Kassan avauksen tai viimeisimmän täsmäytyksen jälkeen kirjatut käteisen lisäykset ja nostot.
• Odotettu saldo: Aloitussaldo tai viimeisimmässä täsmäytyksessä laskettu käteissaldo + käteismyynnit − käteispalautukset + lisäykset − nostot.

2. Käteisen laskeminen (Täsmäytys) Laske kassassa olevat rahat ja syötä ne järjestelmään:

• Kappalemäärien syöttö: Voit klikata vasemmalta haluamaasi seteliä tai kolikkoa (esim. 1 €) ja syöttää numeronäppäimistöllä suoraan sen kappalemäärän (kuinka monta kyseistä kolikkoa/seteliä kassassa on).
• Ohjelmisto kertoo syöttämäsi kappalemäärät automaattisesti ja päivittää kassan kokonaissummaa näppäimistön alapuolelle.

3. Täsmäytysero ja huomiot

• Ero: Järjestelmä vertaa laskettua käteismäärää odotettuun saldoon. Jos odotettu saldo on 115 € ja kassassa on 114 €, ero on −1 €. Negatiivinen ero tarkoittaa, että käteistä on odotettua vähemmän; positiivinen ero tarkoittaa, että sitä on enemmän.
• Huomioitavaa: Jos täsmäytyksessä on heittoa (esim. puuttuvaa rahaa tai ylimääräistä), voit kirjoittaa "Huomioitavaa"-tekstikenttään vapaamuotoisen selityksen syystä.

4. Vahvistus ja historia

• Vahvista täsmäytys: Kun kaikki rahat on laskettu ja mahdolliset heitot kirjattu, päätä täsmäytys painamalla alareunan sinistä Vahvista täsmäytys -painiketta. Painikkeessa näkyy vahvistettava kokonaissumma.
• Aiemmat täsmäytykset: Ikkunan alareunassa on loki, josta näet aikaisempien täsmäytysten ajankohdat, summat sekä vihreällä tai punaisella merkityt mahdolliset täsmäytyserot.

Käteistapahtumien raportointi

Pilvipalvelun Kassalipasraportilta näet pohjakassan, käteismyynnit ja -palautukset, lisäykset, nostot sekä täsmäytykset ja mahdolliset erot. Katso raportin muodostaminen ja lukeminen ohjeesta Raportit – Kassa.