Käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet

Käyttäjärooli on käyttöoikeuksien kokonaisuus, joka valitaan Vektori-pilven käyttäjälle. Roolin avulla määritellään, mitä toimintoja käyttäjä voi käyttää. Esimerkiksi tietojen selaaminen, muokkaaminen ja poistaminen ovat erillisiä oikeuksia.

Sijainti Vektori-pilvessä: Käyttäjähallinta → Roolit ja oikeudet. Käyttäjälle annetut roolit tarkistetaan kohdasta Käyttäjähallinta → Käyttäjät.

Ohje on tarkoitettu käyttäjähallinnasta vastaavalle henkilölle. Jos et pääse näihin näkymiin, pyydä apua yrityksesi Vektori-pääkäyttäjältä.

Tarkista käyttäjän nykyiset roolit

1. Avaa Käyttäjähallinta → Käyttäjät.
2. Etsi oikea käyttäjä nimen ja sähköpostiosoitteen perusteella.
3. Tarkista käyttäjän Roolit-sarakkeessa näkyvät roolit. Voit tarkistaa ne myös käyttäjän muokkauslomakkeelta.
4. Avaa Käyttäjähallinta → Roolit ja oikeudet ja valitse Vertailutaulukko.
5. Etsi tarkistettava toiminto ja katso käyttäjälle annettujen roolien sarakkeet.

Vertailutaulukon sarakkeet ovat rooleja ja rivit yksittäisiä oikeuksia. Vihreä valintamerkki tarkoittaa, että roolilla on kyseinen oikeus. Harmaa merkki tarkoittaa, ettei oikeutta ole valittu kyseiselle roolille. Taulukko ei ole käyttäjäkohtainen: jos käyttäjällä on useita rooleja, tarkista ne kaikki.

Roolin nimi, esimerkiksi Myyjä, ei yksin kerro sen oikeuksia. Tarkista aina oman työtilasi roolin sisältö.

Luo uusi rooli ja määritä oikeudet

1. Avaa Käyttäjähallinta → Roolit ja oikeudet ja valitse Uusi rooli.
2. Anna roolille kuvaava Nimi. Kirjoita halutessasi Kuvaus, joka kertoo, kenelle rooli on tarkoitettu.
3. Tarkista Vaadi kaksivaiheinen tunnistautuminen -valinta yrityksesi käytännön mukaisesti.
4. Valitse Tallenna. Tämän jälkeen avautuu roolin muokkausnäkymä, jossa on Käyttöoikeudet-osio.
5. Avaa haluamasi toimintokokonaisuus, esimerkiksi Asiakashallinta tai Tuotehallinta, napsauttamalla sen otsikkoa.
6. Valitse tarvittavat yksittäiset oikeudet. Lue oikeuden koko nimi: esimerkiksi omien, tiimin ja kaikkien tietojen käsittelyyn voi olla eri valintoja.
7. Paina avatun käyttöoikeusosion omaa Tallenna-painiketta. Toista valinta ja tallennus muissa tarvitsemissasi osioissa.
8. Avaa rooli uudelleen tai tarkista Vertailutaulukosta, että oikeudet tallentuivat halutusti.

Roolin perustietojen tallennus ja käyttöoikeuksien tallennus ovat eri vaiheita. Pelkkä nimen ja kuvauksen tallentaminen ei korvaa käyttöoikeusosion tallennusta. Uusi rooli valitaan käyttäjälle erikseen seuraavan kohdan mukaisesti.

Valitse vain työtehtävään tarvittavat oikeudet. Valitse kaikki voi antaa huomattavasti laajemmat oikeudet kuin yksittäinen tehtävä vaatii. Esimerkiksi tietojen katselutarve ei yksin edellytä poistamis- tai vientioikeuksia.

Valitse rooli pilvikäyttäjälle

1. Avaa Käyttäjähallinta → Käyttäjät.
2. Avaa oikean käyttäjän rivin toimintovalikko nuolipainikkeesta ja valitse Muokkaa.
3. Tarkista Käyttöoikeudet → Roolit -kentän nykyiset valinnat ja valitse käyttäjälle tarvittava rooli. Tarkista samalla, että muut valitut roolit ovat edelleen tarpeellisia.
4. Valitse Tallenna.
5. Tarkista käyttäjälistasta tai avaamalla muokkauslomake uudelleen, että roolivalinta tallentui. Pyydä käyttäjää tarkistamaan tarvitsemansa toiminto omalla tunnuksellaan.

Uuden pilvikäyttäjän lisääminen ja kutsuminen on kuvattu ohjeessa Pilvikäyttäjät ja kassahenkilöt – erot, lisääminen ja hallinta.

Muokkaa olemassa olevan roolin oikeuksia

1. Avaa Käyttäjähallinta → Roolit ja oikeudet.
2. Valitse oikean roolin riviltä kynäpainike Muokkaa.
3. Avaa muutettava käyttöoikeusosio ja lisää tai poista tarvittavat valinnat.
4. Valitse kyseisen osion Tallenna ja tarkista tallentunut sisältö.

Sama rooli voi olla käytössä usealla käyttäjällä. Selvitä ennen muutosta, kenelle rooli on annettu. Jos vain yksi käyttäjä tarvitsee erilaiset oikeudet, arvioi erillisen roolin tarve sen sijaan, että muutat yhteistä roolia kaikille.

Kaksivaiheisen tunnistautumisen vaatimus

Roolin perustiedoissa on Vaadi kaksivaiheinen tunnistautuminen -valinta. Sillä asetetaan roolin käyttäjille kaksivaiheisen tunnistautumisen vaatimus. Käyttäjät-listan 2FA-sarake kertoo puolestaan käyttäjän tunnistautumisen tilanteesta. Nämä ovat eri asioita.

Sovi vaatimuksen käyttöönotosta käyttäjien kanssa. Jos kirjautuminen pysähtyy tunnistautumiseen, selvitä tunnistautumisen käyttöönotto pääkäyttäjän kanssa; käyttöoikeuksien laajentaminen ei ole ratkaisu tunnistautumisongelmaan.

Jos toiminto ei näy tai käyttö estyy

1. Tarkista, että käyttäjä on oikeassa Vektori-työtilassa ja käyttää oikeaa tunnusta.
2. Tarkista hänelle annetut roolit ja juuri kyseiseen tehtävään liittyvät oikeudet. Selaus- ja muokkausoikeus voivat olla eri valintoja.
3. Varmista, että mahdolliset muutokset on tallennettu sekä roolin käyttöoikeuksiin että käyttäjän roolivalintaan.
4. Jos syy ei selviä, kerro pääkäyttäjälle tai Vektorin tuelle käyttäjän roolit, puuttuva toiminto ja mahdollisen virheilmoituksen tarkka teksti.

Älä vaihda käyttäjää pääkäyttäjäksi vain puuttuvan painikkeen vuoksi. Selvitä ensin, mikä oikeus tai muu edellytys tehtävästä puuttuu.

Pilvikäyttäjä ja kassahenkilö ovat eri asioita

Tämä ohje koskee Vektori-pilven käyttäjärooleja. Kassahenkilöiden lisääminen ja kassalla käytettävän PIN-koodin vaihtaminen tehdään kohdassa Asetukset → Kassa → Kassahenkilöt. Katso Kassahenkilön lisääminen ja PIN-koodin vaihtaminen.