Miten hoidan asiakkaan tilauksen vastaanotosta laskutukseen?

Kun asiakas tilaa työn tai myöhemmin toimitettavan tuotteen, myynti ei valmistu yhdellä kassakäynnillä. Vektorissa asiakastiedot, myyntitilaus, tehtävät ja laskutus auttavat pitämään työn eri vaiheet seurattavina.

Tunnistatko tämän tilanteen?

• Asiakkaan tilaus on viestissä, työ muistilapulla ja laskutustiedot erillisessä ohjelmassa.
• Et tiedä, kuka hoitaa tilauksen seuraavan vaiheen tai mitä asiakkaalle on luvattu.
• Työ on toimitettu, mutta laskutus jää odottamaan tai unohtuu.

Miten Vektori auttaa?

Asiakas ja tilaus samaan kokonaisuuteen: myyntitilaukselle kirjataan asiakkaan tilaamat tuotteet tai palvelut, määrät, hinnat sekä toimitus- ja laskutustiedot. Asiakaskortilta aloitettuun tilaukseen asiakkaan tietoja tulee valmiiksi, mikä vähentää uudelleenkirjoittamista.

Seuraava työvaihe näkyväksi: tehtävälle voit kirjata vastuuhenkilön, määräajan ja työn kuvauksen. Tehtävä voidaan liittää asiakkaaseen tai tilaukseen. Esimerkiksi ”Varmista toimitusaika asiakkaalta” kertoo, mitä seuraavaksi pitää tehdä. Tarkista liitos tehtävän tiedoista.

Toimitus ja laskutus seurattaviksi: tilauslistalta tarkistat toimitustilan, laskutustilan ja maksutilan. Ne kuvaavat eri asioita: toimitettu tilaus voi olla vielä laskuttamatta tai maksamatta. Yhteinen seurantatapa auttaa löytämään työt, joiden seuraava vaihe on kesken.

Tehtävän merkitseminen valmiiksi ei itsessään tarkoita tilauksen laskuttamista. Myöskään laskun tallentaminen ei osoita sen lähettämistä tai maksamista. Sovi erikseen, kuka päivittää tilauksen tilat, hoitaa laskutuksen ja seuraa suorituksia.

Mitä tarvitset käyttöönottoon?

Tarvitset käyttötapaan sopivat asiakas-, tilaustenhallinta- ja laskutustoiminnot sekä tarvittaessa tehtävienhallinnan. Kaikkia vaiheita ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Varmista käyttäjien oikeudet, asiakkaan laskutustiedot ja yrityksen laskutusasetukset. Ulkoinen laskunvälitys edellyttää oman palvelunsa käyttöönottoa.

Sopikaa, mikä tieto kirjataan tilaukselle ja mikä tehtävälle. Pidä myytävät tuotteet ja hinnat tilauksella sekä työn vastuu ja määräaika tehtävällä. Jos toimitat varastotuotteita, selvitä toimituksen ja varastokirjausten toimintatapa erikseen; pelkkä laskutuksen käyttöönotto ei määritä varastosaldojen käsittelyä.

Miten pääset eteenpäin?

1. Aloita myyntitilauksen luomisesta ja tilausten tilojen seurannasta.
2. Jos työ tarvitsee vastuuhenkilön tai määräajan, tutustu tehtävienhallinnan hyötyihin ja tehtävän tietoihin ja liitoksiin.
3. Varmista ennen laskutusta laskutuksen edellytykset ja käyttöönotto. Tarkista laskun lähetys ja maksun kohdistuminen erikseen.

Tarkista oman Vektori-pilvesi kohdasta Ohjauspaneeli → Päivitä tilaus, mitä tilaukseesi kuuluu. Puuttuva valikko voi johtua myös käyttöoikeuksista; pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan ne. Saatavilla olevia lisäpalveluja voi tilata samasta näkymästä, ja tilattu lisäpalvelu tulee heti käyttöön. Omat asetukset ja ulkoiset yhteydet määritetään erikseen. Tarkista hinnat ja ehdot: tilauksen muuttamisen ohje.

Jos tarvitset apua kokonaisuuden valintaan, ota yhteyttä Vektorin sinulle myyneeseen tahoon tai pyydä myynniltä yhteydenottoa. Kerro millaisia tilauksia käsittelette, miten työ etenee toimitukseen ja laskutukseen sekä missä kohdassa tieto nyt katkeaa sekä nykyinen Vektori-tilauksesi, yrityksesi nimi ja yhteystietosi.