Varastonhallinnan käyttöönotto

Tee varastonhallinnan käyttöönotto ennen varastosaldojen seurannan aloittamista. Tässä ohjeessa valmistelet varastot, varastovalinnat, seurattavat tuotteet, yksiköt ja lähtösaldot. Lopuksi tarkistat, että määrät näkyvät oikeassa varastossa ja kassamyynti vähentää oikeaa saldoa.

Jos varastonhallinta on jo valmisteltu, tarkista nykyiset määritykset ja siirry tarvitsemaasi käyttöohjeeseen. Käyttöönottoa ei tehdä uudelleen jokaisen vastaanoton, inventaarion tai uuden tuotteen yhteydessä.

Tässä ohjeessa: Edellytykset · Varastot · Varastovalinnat · Tuotteet ja yksiköt · Lähtösaldot · Lisämääritykset · Lopputarkistus.

Ennen kuin aloitat

Varastosaldojen seuranta edellyttää erikseen tilattavaa Varastonhallinta-moduulia. Se ei sisälly automaattisesti Basic-, Plus- eikä Premium-kassapakettiin. Tarkista moduuli ja tarvittavat käyttöoikeudet ohjeesta Vektorin tilauspaketit, pilvimoduulit ja tilauksen muuttaminen. Jos tilaukseen kuuluva valikko puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan aktivointi ja käyttäjäsi oikeudet.

Sovi, kuka tekee käyttöönoton ja mistä ajankohdasta saldojen seuranta alkaa. Kokoa seurattavat tuotteet, niiden määrät varastoittain sekä yksikkö- ja ostohintatiedot. Tee lähtölaskenta mahdollisuuksien mukaan silloin, kun tuotteita ei myydä, vastaanoteta tai siirretä.

Jos tuoteryhmiä ja yksiköitä ei ole vielä valmisteltu, käy läpi Tuotehallinnan käyttöönotto. Käytä jo tehtyjä määrityksiä. Tuoteryhmät ovat tärkeitä erityisesti kassan rakenteelle ja myynnin raportoinnille.

1. Suunnittele ja luo tarvittavat varastot

Päätä, minkä toimipisteiden tai säilytyspaikkojen saldoja tarvitset erikseen. Nimeä varastot niin, että vastaanottaja ja kassojen ylläpitäjä tunnistavat oikean paikan.

1. Avaa Asetukset → Varastonhallinta → Varastot.
2. Tarkista nykyiset varastot ja lisää vain puuttuvat ohjeen Uuden varaston luominen mukaan. Valitse tarvittaessa varastolle toimipiste.
3. Sovi, mihin varastoon kunkin paikan tavarat vastaanotetaan ja mistä varastosta sen kassamyynnit vähennetään.

Varaston luominen ei lisää tuotteita tai lähtösaldoja varastoon.

2. Tarkista yleinen oletusvarasto ja jokaisen kassan varasto

Yleinen oletusvarasto ja kassakohtainen varasto ovat eri asetuksia. Tarkista molemmat ennen lähtösaldojen kirjaamista ja myynnin aloittamista.

1. Avaa Asetukset → Varastonhallinta → Yleiset. Valitse Varasto-kenttään yleinen oletusvarasto ja valitse Päivitä.
2. Jos käytät kassaa, avaa Asetukset → Kassa → Kassapäätteet. Avaa haluamasi kassan Muokkaa-kynäpainike, valitse sen Varasto ja valitse Tallenna.
3. Toista kassakohtainen tarkistus jokaiselle käytössä olevalle kassalle.

Uuden tuotteen luontilomakkeella annettu alkusaldo kirjautuu yleiseen oletusvarastoon. Myös käsin tehtävän sisäänkirjauksen lomake esitäyttää oletusvaraston; tarkista ja vaihda varasto tarvittaessa rivillä.

Kassamyynti vähentää tuotteen saldoa kassalle valitusta varastosta. Esimerkiksi yleinen oletus voi olla Keskusvarasto ja kassan varasto Myymälä. Uuden tuotteen alkusaldo menee silloin Keskusvarastoon, mutta kyseisen kassan myynti vähentää Myymälän saldoa.

Oletusvaraston muuttaminen ei siirrä jo kirjattuja saldoja toiseen varastoon. Tuotteiden siirtämiseen käytetään varastosiirtoa.

3. Valmistele seurattavat tuotteet ja yksiköt

Valitse, minkä tuotteiden määriä seurataan. Myyntituote ja Varastoseuranta ovat erilliset valinnat: varastossa voi seurata myös raaka-ainetta, jota ei myydä sellaisenaan.

• Uusi tuote: ota Varastoseuranta käyttöön tuotteen luontilomakkeella.
• Olemassa oleva tuote: avaa tuote ja valitse Muokkaa → Yleiset → Varastoseuranta → Päivitä. Älä perusta samaa tuotetta uudelleen.

Tarkat vaiheet ovat ohjeessa Tuotteen varastoseurannan käyttöönotto. Pelkkä seurannan kytkeminen olemassa olevalle tuotteelle ei kirjaa lähtösaldoa.

Tarkista Ostoyksikkö, Varastoyksikkö ja Myyntiyksikkö sekä tarvittaessa Inventointiyksikkö. Jos yksiköt eroavat, valmistele niiden väliset muunnokset ennen määrien kirjaamista. Tuotteen nimi tai toimittajan pakkauskoko ei yksin määritä muunnosta. Katso Yksiköt – osto-, myynti- ja varastoyksiköt.

Jos myyt reseptituotteita, seuraa raaka-aineiden saldoja ja valmistele myyntituotteen resepti reseptituotteiden ohjeen mukaan. Reseptituotteen oma Varastoseuranta jätetään pois; raaka-aineilla seuranta on käytössä.

4. Kirjaa lähtösaldot kerran

Laske todelliset määrät varastoittain ja tarkista ensin, mitä Vektorissa on jo kirjattu. Valitse tilanteeseen sopiva tapa:

Uutta tuotetta perustettaessa

Voit antaa luontilomakkeen Varastosaldo-kenttään lähtömäärän ja tarkistaa Ostohinnan. Tarkista varastoyksikkö ja yleinen oletusvarasto ennen tallennusta. Esimerkiksi 7 kpl ja ostohinta 2 €/kpl muodostavat 7 kappaleen alkusaldon, jonka arvo on 14 €.

Jos lähtömäärät pitää jakaa useisiin varastoihin, perusta tuote ilman alkusaldoa ja kirjaa määrät sen jälkeen varastoittain sisäänkirjauksella. Useita uusia tuotteita voi perustaa myös Excel- tai CSV-tuonnilla; noudata tuontiohjeen uuden tuotteen alkusaldoa koskevaa kohtaa.

Kun tuote on jo olemassa ja lähtömäärä puuttuu

Käytä Varastonhallinta → Varastotapahtumat → + Luo → Sisäänkirjaus. Valitse tuote ja varasto, anna lisättävä määrä, tarkista yksikköhinta ja täytä pakollinen toimitusaika. Tee tarvittaessa eri varastoille omat rivit. Työvaiheet: Varastotapahtumat – sisäänkirjaus, uloskirjaus ja seuranta.

Sisäänkirjaus lisää määrän aiempaan saldoon. Se ei korvaa saldoa annetulla luvulla. Tarkista yksikköhinta yhtä rivillä näkyvää yksikköä kohti, jotta myös varastoarvo kirjautuu oikein.

Kun Vektorissa on jo saldoa

Jos haluat asettaa saldon vastaamaan laskettua kokonaismäärää, käytä inventaariota. Syötä Laskettu-kenttään todellinen kokonaismäärä. Määrät vaikuttavat saldoon vasta inventaarion päättämisessä. Tyhjä kenttä ei tarkoita nollaa.

Älä lisää jo kirjattua lähtömäärää uudelleen tuotetuonnilla, sisäänkirjauksella tai ostotilauksen vastaanotolla. Esimerkiksi luontilomakkeella kirjattua 7 kappaletta ei lisätä enää toisena 7 kappaleen sisäänkirjauksena. Jos saldo ei näy heti, tarkista ensin alkuperäinen tapahtuma ja oikea varasto ennen uutta kirjausta.

5. Tee oman toiminnan tarvitsemat lisämääritykset

Hävikkisyyt

Jos kirjaat hävikkiä, valmistele ymmärrettävät syyt, esimerkiksi Rikkoutunut tai Vanhentunut.

1. Avaa Asetukset → Varastonhallinta → Hävikkisyyt ja tarkista nykyiset syyt.
2. Lisää puuttuva syy valinnalla + Luo, anna Nimi ja valitse Tallenna.
3. Muokkaa tarvittaessa nykyistä syytä rivin kynäpainikkeesta. Muokkaa- ja Poista-valinnat löytyvät myös rivivalikosta.

Syyn määrittäminen ei vielä vähennä varastoa. Varsinainen tapahtuma tehdään ohjeen Hävikin kirjaaminen mukaan.

Hälytysrajat, eräseuranta ja muut asetukset

• Hälytysrajat: määritä tarvittaessa tuotekohtainen varastosaldon hälytysraja. Sähköpostikoontia varten anna vastaanottajan osoite kohdassa Asetukset → Varastonhallinta → Yleiset → Alhaisen varastosaldon hälytys ja valitse Päivitä. Tuotteen raja ja ilmoituksen vastaanottaja ovat eri määrityksiä.
• Eräseuranta: jos tarvitset eräkohtaista seurantaa, suunnittele erätietojen käsittely ennen lähtösaldojen kirjaamista. Yleinen Eräseuranta-valinta löytyy kohdasta Asetukset → Varastonhallinta → Yleiset; pelkkä yleinen valinta ei korvaa tuotekohtaisten määritysten ja erätietojen valmistelua. Varmista tarvittavat määritykset Vektorin tuesta.
• Pakkausluettelon vakioteksti: määritä tarvittaessa samalta Yleiset-sivulta pakkausluetteloissa käytettävä teksti. Tallenna muutokset Päivitä-painikkeella.

Alkoholimyynnin eli Valvira-raportoinnin valmistelut on erotettu omaan ohjeeseen: Alkoholimyynnin raportoinnin käyttöönotto. Varsinainen anniskelun ja vähittäismyynnin raportointi onnistuu myös ilman tuotteen varastoseurantaa. Varastokulutus ja myynti ovat eri tietoja.

6. Tarkista käyttövalmius

1. Varmista, että tarvittavat varastot ja kassojen varastovalinnat on tallennettu.
2. Avaa seurattavan tuotteen tietosivu kohdasta Tuotehallinta → Tuotteet painamalla tuotteen nimeä. Tarkista yksiköt ja Varastoseuranta.
3. Vieritä kohtaan Varastot ja avaa varaston nimi. Tarkista varastokohtainen määrä ja arvo sekä lähtösaldon tapahtuma. Pelkkä tuotteen kokonaissaldo ei kerro, missä varastossa tuotteet ovat.
4. Kun teet ensimmäisen normaalin kassamyynnin, tarkista sen jälkeen, että määrä vähenee kassan käyttämästä varastosta. Reseptituotteella tarkista raaka-aineiden kulutus.
5. Varmista, että käyttäjät tietävät, miten vastaanotto, hävikki, siirto ja inventaario kirjataan.

Jos lopputulos ei täsmää, selvitä ensin tuote, yksikkö, valittu varasto ja varastotapahtumat. Älä korjaa epäselvää tilannetta lisäämällä samaa lähtösaldoa uudelleen.

Käytön aloittaminen käyttöönoton jälkeen

Kun valmistelut ja lähtösaldot ovat kunnossa, päivittäinen käyttö jatkuu näiden ohjeiden mukaan:

• Ostotilauksen tuotteiden vastaanottaminen varastoon
• Sisäänkirjaus, uloskirjaus ja varastotapahtumien seuranta
• Hävikin kirjaaminen
• Varastosiirto varastosta toiseen
• Inventaarion tekeminen
• Varastonhallinnan raportit