Vektori Laskutus lisäpalvelun käyttöönotto-ohje
Tässä ohjeessa käsitellään joitain tarpeellisia asetuksia Laskutus lisäpalvelun toimivuuden takaamiseksi
1. Yleistä
Vektori Laskutusmoduulilla (myöhemmin “Palvelu”) voit hoitaa asiakkaiden laskuttamisen ja laskujen prosessoinnin alusta loppuun. Vektori CRM:n tallentaa asiakastiedot samaan järjestelmään. Palvelu yhdistää myös tuotehallinnan ja erikseen hankittavan varastonhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi.
Palvelu sisältää valmiiksi yleiskäyttöisiä asetuksia. Ennen kuin otat Palvelun käyttöön, on hyvä tarkistaa ja muokata yrityskohtaisesti tässä ohjeessa läpikäydyt käyttöönottoasetukset.
Tarkemmat ohjeet laskujen, suoritusten ja perintätoimien käsittelystä löytyvät Vektori Laskutus lisäpalvelun käyttöohjeesta.
2. Yrityksen asetukset
Asetukset -> Yritys -kohdassa määritellään laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät yrityksen perusasetukset.
2.1. Yrityksen perustiedot
Asetukset -> Yritys -> Yrityksen perustiedot -näkymässä annetut tiedot tulevat laskulomakkeelle ja sähköiseen laskuaineistoon laskuttavan yrityksen tiedoiksi.
Syötä yrityksen perustiedot ja valitse lopuksi Päivitä -painike.
2.2. Laskutustavat
Asetukset -> Yritys -> Yrityksen Perustiedot -> Laskutustavat kohdassa voit valita laskuilla käytettävät laskutustavat: Paperi-, ja sähköpostilasku.
HUOM! Verkkolasku toiminto ei ole tällä hetkellä käytössä.
Ei lähetystä -laskutustavan valintaa käytetään, mikäli käytössä on lisäpalveluna toimitettava verkkokaupan tilausten hallinta.
2.3. Pankkitili
Asetukset -> Yritys -> Yrityksen Perustiedot -> Pankkitilin tiedot -kohdassa voit määritellä yrityksen oletuspankkitilin ja maksatustunnuksen. Lisää ensin pankkitili kohdan 3.9 mukaisesti. Valitse tämän jälkeen pudotusvalikosta oletuspankkitili. Oletuspankkitiliä käytetään:
Laskulle tulostuvassa viivakoodissa, jos sellainen laskulla on
Liikasuorituksen palautuksen yhteydessä
Maksatustunnus on pankin toimittama yrityskohtainen tunnistetieto, jonka avulla yksilöidään pankkiin siirrettävät maksut. Tunnuksesta käytettävä termi voi vaihdella pankkikohtaisesti ja siitä voidaan käyttää maksatustunnuksen lisäksi myös palvelutunnus tai laskujen maksupalvelun tunnus -termiä.
2.4. Oletuskirjanpitotilit
Asetukset -> Yritys -> Yrityksen Perustiedot -> Oletuskirjanpitotilit -kohdassa voit määritellä käytettävät kirjanpitotilit. Palveluun on määritelty valmiiksi yleiskäyttöisiä oletuskirjanpitotilejä, joiden lisäksi voit lisätä uusia kirjanpitotilejä, muokata olemassa olevia tai poistaa tarpeettomat kirjanpitotilit.
HUOM! Sovi oman kirjanpitäjäsi kanssa tilien käytöstä ja niiden nimeämisestä, jotta tiedot Kirjanpitotapahtumat -raportille kirjautuvat oikein.
Voit määritellä oletuskirjanpitotilien lisäksi myyntitilit (Myynti ja Myynti alv 0 %) myyntien seurantaa varten asiakaskohtaisesti, tuotteelle, tuoteryhmälle ja arvonlisäverolle. Mikäli myyntitilejä on määritelty eri paikkoihin, niiden käsittelyjärjestys on seuraava:
Asiakas (tuki asiakaskohtaiselle kirjanpitotilille tulossa)
Tuote
Tuoteryhmä
Arvonlisäveron myyntitili
Oletuskirjanpitotili
Kirjanpitotilien käsittelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa 2.10.
2.5. Maksuehto
Asetukset -> Yritys -> Yrityksen Perustiedot -> Maksuehto -kohdassa voit määritellä oletusmaksuehdon, jota käytetään, kun asiakas lisätään ja asiakkaalle luodaan uusi lasku, jos asiakaskohtaista maksuehtoa ole määritelty.
Voit lisätä ja muokata maksuehtoja kohdan 2.7 mukaisesti.
2.6. Toimipisteet
Toimipisteen asetukset ovat käytössä Vektori Kassa moduulissa.
2.7. Maksuehdot
Asetukset -> Yritys -> Maksuehdot - kohdassa voit määritellä laskuilla käytettävät maksuehdot. Maksuehdot -näkymässä on listaus yleisimmin käytössä olevista maksuehdoista.
Voit lisätä uuden maksuehdon valitsemalla listaus -näkymästä Uusi maksuehto -painike.
Lisää maksuehdon tiedot ja vahvista tiedot Tallenna -painikkeella.
Voit muokata olemassa olevaa maksuehtoa valitsemalla listaus -näkymässä maksuehto rivillä Muokkaa -painike
Vahvista muutetut tiedot Tallenna -painikkeella.
2.8. Verot
Asetukset -> Yritys -> Verot - kohdassa voit määritellä verot, joille myynnit kohdistuvat.
Verot -näkymässä on listaus yleisimmin käytössä olevista veroista.
Voit lisätä uuden veron valitsemalla listaus -näkymästä Luo -painike.
Lisää veron nimi, veroprosentti, pyöristyssääntö ja veron tyyppi. Lisää verokohtaiset kirjanpitotilit kohdan 2.10. mukaisesti, mikäli haluat käyttää muita kuin kohdassa 2.4. määriteltyjä oletuskirjanpitotilejä.
Vahvista tiedot Tallenna -painikkeella.
Voit muokata olemassa olevan veron tietoja valitsemalla listaus -näkymässä veron rivillä Muokkaa -painike. Vahvista muutetut tiedot Tallenna -painikkeella.
2.9. Pankkitilit
Asetukset -> Yritys -> Pankkitilit -kohdassa voit määritellä laskutuksessa käytettävät pankkitilit.
Voit lisätä uuden pankkitilin valitsemalla Pankkitilit -näkymästä Uusi pankkitili -painike.
Anna pakollisina tietoina pankkitilin nimi, numero ja BIC-koodi.
Pankkitilin tyyppi:
- IBAN = kansainvälinen IBAN-tilinumero
- BBAN = kansallinen tilinumero
Kirjanpitotilit:
Valitse pudotusvalikosta kirjanpitotilit tilitapahtumille, viitesuorituksille, selvittelytilille sekä ulosmaksuille.
Voit lisätä uusia kirjanpitotilejä kohdan 3.10 mukaisesti.
Näkyy laskulla: Aktivoi Näkyy laskulla -valinta, mikäli pankkitili näytetään laskulomakkeella
Aktiivinen: Aktivoi Aktiivinen -valinta, mikäli pankkitili on käytössä
Vahvista tiedot Tallenna -painikkeella.
Voit muokata olemassa olevan pankkitilin tietoja valitsemalla listaus -näkymässä pankkitili - rivillä Muokkaa -painike.
Vahvista muutetut tiedot Tallenna -painikkeella.
2.10. Kirjanpitotilit
Asetukset -> Yritys -> Kirjanpitotilit -kohdassa voit määritellä käytettävät kirjanpitotilit. Sovi oman kirjanpitäjäsi kanssa tilien käytöstä ja niiden nimeämisestä, jotta tiedot Kirjanpitotapahtumat -raportille kirjautuvat oikein.
Kirjanpitotilit -näkymässä on listaus yleisimmistä kirjanpitotileistä.
Voit lisätä yrityksessäsi käytössä olevia kirjanpitotilejä valitsemalla listaus -näkymässä Uusi kirjanpitotili -painike.
Lisää kirjanpitotilin numero, nimi ja tyyppi.
Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
Voit muokata olemassa olevan kirjanpitotilin tietoja valitsemalla listaus -näkymässä muokattavan kirjanpitotilin- rivillä Muokkaa -painike.
Voit muuttaa kirjanpitotilin nimeä ja tyyppiä.
Vahvista muutetut tiedot Tallenna -painikkeella.
2.11. Kustannuspaikat
Kustannuspaikkakäsittelylle ei ole tällä hetkellä Palvelussa tukea.
3. Laskutuksen asetukset
Laskutuksen asetuksissa määritellään yleiset laskutuksen asetukset sekä perintään ja perintätoimistoihin liittyvät asetukset.
3.1 Yleiset
Asetukset -> Laskutus -> Yleiset -> Laskujen yleiset asetukset -kohdassa voit määritellä
Laskulle tulostuvan viitenumeron muodon: Laskunumero/Asiakasnumero/Asiakasnumero+laskunumero
Kaikille laskuille oletuksena muodostuvan laskujen huomautusajan
Sähköpostin liitetiedostona lähetettävien laskujen saatetekstin
Asetukset -> Laskutus -> Yleiset -> Ominaisuudet -kohdassa voit ottaa käyttöön
Lataa Finvoice -toiminto, joka mahdollistaa tulostetun laskun latauksen Finvoice -muodossa
Laskun ja maksumuistutukselle tulostettavan logon
Laskulle ja maksumuistutukselle tulostettavan bannerin
Asetukset -> Laskutus -> Yleiset -> Suoritukset -kohdassa voit ottaa käyttöön viitesuoritusten automaattisen kohdistamisen laskuille.
3.2. Perintä
Asetukset -> Laskutus -> Perintä -kohdassa voit määritellä erikseen yritys- ja kuluttaja-asiakkaiden laskuille muodostuvan viivästyskoron ja maksumuistutusten käsittelyyn liittyvät asetukset.
Viivästyskorko: kaikilla laskuilla oletuksena käytettävä viivästyskorko
Maksumuistutusten määrä: lähetettävien maksumuistutusten määrä
Maksumuistutuksen lähetys eräpäivästä: monenko päivän päästä eräpäivästä maksumuistutus muodostetaan
Maksumuistutusväli: monenko päivän välein maksumuistutus muodostetaan
Maksumuistutuksen maksuaika: maksumuistutukselle muodostuva maksuaika
Maksumuistutuskulu: maksumuistutukselle lisättävä muistutuskulun määrä
Asetukset -> Laskutus -> Perintä -kohdassa voit määritellä yleiset perinnän asetukset, joiden mukaan laskut siirretään automaattisesti perintätoimistoon perittäväksi.
Pienin perittävä summa: pienin laskun avoin erääntynyt summa, joka lähetetään perintään
Viivepäivät: montako päivää laskun tulee olla viiveessä ennen kuin lasku siirretään perintään
Lähetetyt maksumuistutukset: montako maksumuistutusta tulee lähettää ennen kuin lasku siirretään perintään
Oletus perintäyhtiö: perintäyhtiö, jonne perintään siirtyvät laskut lähetetään. Voit lisätä perintäyhtiön kohdan 4.3 mukaisesti. Perintäyhtiö-rajapinnan aktivoimiseksi ota yhteyttä tukipalveluumme.
Asetukset -> Laskutus -> Perintä -> Viivästyskorkojen kerryttäminen -kohdassa voit määritellä viivästyskoron käsittelyyn liittyvät asetukset:
Laskuta viivästyskorot erillisillä laskuilla -valinta muodostaa viiveessä maksetuista laskuista erillisen viivästyskorkorivin, joka voidaan laskuttaa erillisellä laskulla
Korkopäiviä anteeksi: aika, jolta korkoa eri kerry. Korkorivi muodostuu vain tämän raja-arvon ylittyneiltä suorituksilta
Pienin lisättävä korko: pienin muodostettava viivästyskorko
Koron tuote: Viivästyskoron tuote, jota käytetään viivästyskoron muodostamiseen. Voit lisätä tuotteen valitsemalla valikosta Tuotteet -> Uusi tuote -painike
Asetukset -> Laskutus -> Perintä -> Maksumuistutukset - kohdassa voit määritellä asiakkaiden 1. ja 2. maksumuistutuksille tulostuvat tekstit
3.3. Perintäyhtiöt
Asetukset -> Laskutus -> Perintäyhtiöt -> Uusi perintäyhtiö -painikkeen kautta voit lisätä käytettävän perintäyhtiön tiedot.
Lisää perintäyhtiön nimi ja hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
4. Asiakkuudenhallinta
Vektori Laskutusmoduuliin liittyy kiinteästi Vektori CRM asiakkuudenhallinta, jota voidaan käyttää myös Vektorin muissa moduuleissa. Tässä käyttöönottoasetukset ohjeessa kuvataan laskutukseen liittyvät asiakkuudenhallinnan asetukset.
Asiakasasetukset
Asetukset -> Asiakkuudenhallinta -> Asiakasasetukset -> Asiakkaiden tietokentät -kohdassa voit määritellä asiakaskortilla näytettävät perus- ja laskutustietojen tietokentät, jotka näytetään uutta asiakasta lisättäessä ja asiakastietoja muokattaessa.
Asetukset -> Asiakkuudenhallinta -> Asiakasasetukset -> Yhteyshenkilöiden tietokentät -kohdassa voit määritellä yhteyshenkilöihin liittyvät tietokentät. Valitse asiakaskortilla näytettävät tietokentät.
Asetukset -> Asiakkuudenhallinta -> Asiakasasetukset -> Asiakkaiden oletusarvot -kohdassa voit määritellä oletusasetukset uutta asiakasta luotaessa.
Laskutustapa: valitse pudotusvalikosta oletuslaskutustapa, jota käytetään oletuksena uuden asiakkaan lisäyksessä
Asiakastyyppi: valitse pudotusvalikosta asiakastyyppi, jota käytetään oletuksena uuden asiakkaan lisäyksessä
Soittolinkin asetukset: Ulkoisen soittojärjestelmän käyttöön liittyvä asetus, lisäpalvelu
5. Tuotteet
Palveluun liittyy kiinteästi tuotteidenhallinta, jota käytetään myös Vektorin muissa moduuleissa. Tässä käyttöönottoasetukset ohjeessa kuvataan laskutukseen liittyvät tuoteasetukset.
5.1. Yleiset
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Yleiset -> Tuotteiden oletusarvot -kohdassa voit määritellä yleiset tuotteiden hallintaan liittyvät oletusarvot, joita käytetään uuden tuotteen lisäyksen yhteydessä.
Ostoyksikkö: ostoyksikkö, jota käytetään oletuksena tuotteen lisäyksen yhteydessä, käytössä lisäpalveluna toimitettavassa Vektori Varastonhallinta ja inventaario -moduulissa
Varastoyksikkö: varastoyksikkö, jota käytetään oletuksena tuotteen lisäyksen yhteydessä, käytössä lisäpalveluna toimitettavassa Vektori Varastonhallinta ja inventaario -moduulissa
Myyntiyksikkö: tuotteen myyntiyksikkö, näytetään oletuksena laskurivillä myyntiyksikkönä
Vero: tuotteen vero, näytetään oletuksena laskurivillä, vaihdettavissa laskurivikohtaisesti
Aktiivinen: tuotteen aktiivisuusaste, ei aktiiviset tuotteet eivät ole käytettävissä laskuilla
Myyntituote: onko tuote tuotteen lisäyksen yhteydessä oletuksena myyntituotteena
Varastoseuranta: onko tuote tuotteen lisäyksen yhteydessä oletuksena varastotuotteena, käytössä lisäpalveluna toimitettavassa Vektori Varastonhallinta ja inventaario -moduulissa
Asetukset ->Tuoteluettelo -> Yleiset -> Pudotuslistat -kohdassa voit määritellä Tuotteiden ja Tuoteryhmien järjestelyperusteen näyttämisen Selaa -näkymässä.
Asetukset ->Tuoteluettelo -> Yleiset -> Tuotekoodien generointi -kohdassa voit määritellä Tuotekoodin etuliitteen ja pituuden, joiden perusteella tuotteelle luodaan automaattisesti tuotekoodi, mikäli tuotekoodia ei määritellä tuotteen perustamisen yhteydessä.
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Yleiset -> Näytettävät tilityypit -kohdassa voi määritellä mitä kirjanpitotilejä tuotteelle voidaan asettaa.
5.2. Tuotteet
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Tuotteet -> Uusi tuote -kohdasta voit lisätä uusia tuotteita.
Tuotteen lisäyksen yhteydessä pakollisena annettavana tietona on pelkästään Nimi. Myyntiyksikkö, vero ja tuotekoodi tulevat tuotteen lisäys -lomakkeelle asetusten perusteella.
Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
5.3. Tuoteryhmät
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Tuoteryhmät -> Uusi tuoteryhmä -kohdasta voit lisätä uusia tuoteryhmiä.
Tuoteryhmän lisäyksen yhteydessä pakollisena tietona on pelkästään Nimi.
Mikäli haluat seurata myyntiä tuoteryhmäkohtaisesti, lisää tuoteryhmälle myyntitilit.
Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
Mikäli on tarvetta lisätä paljon uusia tuotteita tai teet tuotteisiin useita päivityksiä, voit tehdä muutokset kerralla lataamalla tuotteet Excel- tai CSV-tiedoston tuotteiden tuonti- ja vienti toiminnolla.
Tuotteiden tuonti -ja vienti toiminnot on kuvattu omassa Vektori tuotteiden vienti ja tuonti käyttöohjeessa.
5.4. Yksiköt
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Yksiköt -> Uusi tuoteyksikkö -kohdasta voit lisätä uusia yksiköitä.
Anna tuoteyksikön nimi ja hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
5.5. Hinnastot
Asetukset -> Tuoteluettelo -> Hinnastot-> Uusi hinnasto -kohdasta voit lisätä uusia hinnastoja ja liittää hinnaston asiakaskortille, Asiakastiedot -> Lisätiedot -> Hinnasto -kohdassa.
Mikäli asiakkaalla on hinnasto käytössä, tuodaan laskuriville tuotteen hinnaksi hinnastossa esiintyvä hinta.
Anna hinnastolle nimi, valitse pudotusvalikosta tuote ja syötä veroton hinta. Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.
6. Raportit
Avoimet laskut
Raportti kirjanpitoon viedyistä laskuista valitulla aikavälillä.
Laskupäiväkirja
Tulostaa kirjanpitoon kirjatut laskut
Laskuhistoria
Raportti laskuista joka näyttää laskut myös rivitasolla ja joita on mahdollista ryhmitellä ja suodattaa useiden kenttien perusteella.
Raporteista tarkemmin Vektori Laskutus -lisäpalvelun käyttöohjeessa.
HUOM! Lisäksi kaikki laskut ovat ladattavissa PDF:nä, pakattuna .zip-muodossa yhdessä tiedostossa,
Laskut sivulla Vie -> Kuvat ,zip-muodossa -painikkeen kautta.
