Vektori Tilaustenhallinta
Lisäpalvelu
Ota ote työkaluista, jotka saavat tilaukset liikkumaan
1. Yleistä tilaustenhallinnasta
Tilaukset voidaan tuoda Vektori järjestelmään rajapinnan (API) kautta toisesta järjestelmästä (esim. verkkokauppa), tai uusi tilaus voidaan lisätä järjestelmään manuaalisesti.
Tässä ohjeessa käsitellään tilauksia Vektori Varastonhallinnan (lisäpalvelu) kanssa. Tilaukset toimivat myös varastonhallintaa.
Tässä ohjeessa käsitellään tilauksia Vektori Laskutus (lisäpalvelu) kanssa. Tilaukset toimivat myös ilman laskutusta.
1.1. Uuden asiakkaan perustaminen
Mikäli asiakas on uusi, perusta asiakas järjestelmään ennen tilauksen lisäämistä.
2. Tilaukset
2.1. Uuden tilauksen lisääminen
Avaa Tilaukset -> Uusi tilaus.
Lisää tilaukselle tuoterivit Lisää painikkeen avulla.
Täydennä tilaukselle Tilattu pvm.
HUOM! Tilauksen toimitustila kannattaa yleensä jättää tilaan Uusi. Tämä on tilauksen tilan valinta, joka soveltuu esimerkiksi tarpeeseen jossa tilausta siirretään osastolta toiselle (Suunnittelu -> Tuotanto). Mikäli tilauksen tilaksi valitaan tässä yhteydessä suoraan Toimitettu, et saa muodostettua tilaukselle pakettiosoitekorttia eikä tuotteita vähennetä varastosta. Toimitustila valinnan sijaan suosittelemme että tilaukselle tehdään toimitus Toimitukset välilehdeltä.
Täydennä tilaukselle Toimitustiedot valitsemalla Asiakas ja Toimitustapa. Mikäli tilaus laskutetaan tarkista myös Laskutustiedot. Tilauksen laskutustiedot ovat oletuksena asiakasrekisteriin asiakkaalle merkityt tiedot, mutta tarvittaessa voit muokata niitä tässä tilauskohtaisesti.
Tilaukselle tarvitaan syöttää minimissään:
Tuoterivit.
Tilattu pvm.
Toimitustiedot (Valitse asiakas).
Tilaussivulla on myös muita ei-pakollisia mutta hyödyllisiä tilaukseen liittyviä kenttiä jotka voi lisätä Asetukset -> Asiakkuudenhallinta -> Tilausasetukset sivulta:
Myyjä.
Viitetiedot.
Lisätiedot.
Paina lopuksi Tallenna painiketta.
Tilaus on nyt tallennettu järjestelmään. Tilauksen tallentaminen tekee tilatuille tuotteille varaukset, jotka ei ole vielä suoraan sidoksissa mihinkään varastoon. Tuotevaraukset näkyvät tuotekorteilla kohdassa Varattu määrä.
2.2. Tilauksen toimitus ja varastotapahtumat
Kun tilauksen tuotteet kerätään ja lähetys paketoidaan, tilaukselle lisätään Toimitus. Toimitusvaiheessa voidaan valita mitkä tilauksen tuotteet ollaan toimittamassa. Yhdellä tilauksella voi siis olla useita erillisiä toimituksia, mikäli kaikkia tilauksen tuotteita ei ollut varastossa saatavilla mutta osa tuotteista halutaan jo toimittaa asiakkaalle.
Tilauksen toimituksen yhteydessä valitaan jokaiselle tilauksen riville varasto mistä kyseinen tuote otetaan. Tilauksen toimituksen voi siis keräillä vaikka useasta eri varastosta. Varasto on oletuksena järjestelmässä asetettu oletusvarasto.
Huomaa toimituksen Tallenna painikkeen takana olevat eri valinnat:
Mikäli toimitusta ei lähetetä heti ja sitä voi olla tarve vielä muokata, valitse Tallenna.
Pelkkä toimituksen tallentaminen ei vähennä tuotteita varastosta. Tuotteet säilyvät varattuna.
Mikäli toimitus on täysin valmis lähettäväksi asiakkaalle, valitse Tallenna ja vahvista, tai Tallenna ja vahvista ja luo pakettikortti.
Toimituksen vahvistaminen tekee automaattisesti varastotapahtumat.
HUOM! Vain vahvistettu toimitus tekee varastotapahtuman joka vähentää tuotteen varastosaldoa.
2.3. Tilauslähetteen tulostaminen tai lähettäminen sähköpostilla
Voit tulostaa tilauslähetteen toimituksen ylävalikon Tulosta tai PDF painikkeiden avulla.
Tilausvahvistuksen voi lähettää asiakkaan sähköpostiin Lisää painikkeen alta löytyvän Lähetä sähköpostilla toiminnon avulla.
Voit valita tilausvahvistukselle sähköpostin vastaanottajan suoraan Vastaanottajat alasvetovalikosta (joka listaa kyseisen asiakkaan asiakasrekisteristä löytyvät osoitteet), tai voit syöttää vapaavalintaisia sähköpostiosoitteita kirjoittamalla Vastaanottajat kenttään sähköpostiosoitteen ja painamalla Enter painiketta.
2.4. Pakettikortin tulostaminen
Mikäli käytössä on nShift integraatio (lisäpalvelu), voit myös tulostaa toimituksille pakettikortin.
3. Tilauksen laskuttaminen
Voit muodostaa tilaukselle laskun jo ennen toimitusta. Tämän ansiosta voit laskuttaa asiakasta etukäteen ja toimittaa tilauksen varastosta vasta kun olet vastaanottanut asiakkaan maksusuorituksen.
3.1. Laskutusvalmiin laskun muodostaminen tilaukselle
Avaa tilauksen Laskut välilehti ja valitse Laskuta painike. Voit halutessasi laskuttaa tilauksen myös erissä.
Syötä haluamasi Laskupäivä tai Eräpäivä ja Tallenna.
Järjestelmä muodostaa tilaukselle laskutusvalmiin laskun. Huomaa että laskutusvalmiilla laskulla ei ole vielä laskunumeroa.
Laskunumero muodostuu vasta siinä vaiheessa kun lasku lähetetään asiakkaalle.
3.2. Laskun tarkasteleminen ja lähettäminen asiakkaalle
Lähettääksesi lasku valitse tilauksen Laskut välilehdeltä laskutusvalmiin laskun valinnoista: Näytä.
Tämä ohjaa sinut käyttöliittymässä Vektorin laskutukseen, suoraan kyseisen laskutusvalmiin laskun tietoihin.
Tarvittaessa voit Esikatsella laskua ennen lähettämistä.
Valitse Lasku näkymän oikeasta yläkulmasta: Lähetä.
Näet nyt vahvistuspyynnön, hyväksy painamalla OK painiketta, jolloin järjestelmä muodostaa laskulle laskunumeron ja lasku lähetetään tilauksen laskutustiedoissa mainittuun osoitteeseen.
4. Palautukset
Palautukset kohdistetaan tilauksen toimitukselle, ei suoraan tilaukselle.
4.1. Palautuksen käsittely ja varastotapahtumat
Avaa Tilaukset -> Toimitukset -> Lisää Palautus.
Lisää palautus toiminto ei ole aktiivinen, mikäli tilauksella ei ole yhtään vahvistettua toimitusta.
Palautus listaa oletuksena kaikki kyseisen toimituksen tuotteet. Palautukselle tulee jättää vain ne tuotteet ja tuotemäärät, mitkä asiakas palauttaa. Mikäli kyseessä on osapalautus (asiakas ei palauta kaikkia tilauksen tuotteita):
muuta palautuksen tuoteriveille asiakkaan palauttama tuotemäärä
ja poista palautukselta kokonaan ne tuoterivit joita asiakas ei palauta roskakori painikkeen avulla.
Palautuksen tallentaminen ei lisää välittömästi tuotteita takaisin varastoon. Vain vahvistettu palautus lisää palautettavat tuotteet takaisin varastoon.
Voit siis perustaa uuden palautuksen järjestelmään heti kun asiakas ottaa yhteyttä, mutta vahvistaa palautuksen vasta kun asiakas on palauttanut tuotteet.
Varastonhallinnan näkökulmasta seuraavat palautuksen vaiheet riippuvat palautuksen syystä.
4.2. Asiakkaan palauttama tuote on kunnossa ja voidaan palauttaa varastoon
Kun asiakkaan palauttamat tuotteet ovat saapuneet takaisin, tuotteet on tarkistettu ja kunnossa, voit vahvistaa palautuksen, jolloin syntyy varastotapahtuma ja tuotteet lisätään takaisin varastoon.
4.3. Asiakkaan palauttamaa tuotetta ei voida palauttaa varastoon (rikkoutunut, pilaantunut tms.)
Mikäli asiakkaan palauttamaa tuotetta ei voida palauttaa varastoon, vahvista ensin palautus kuten edellä.
Tämän jälkeen tee tuotteelle manuaalisesti hävikkikirjaus: Varastonhallinta -> Hävikit -> Uusi hävikki.
Katso tarvittaessa lisäohjeita Vektori Varastonhallinta käyttöohjeesta.
5. Tilauksen peruminen
Mikäli asiakas palauttaa osan tai kaikki tilauksen tuotteet, on vielä päätettävä mitä tehdään itse tilaukselle.
Kun tarkastelet tilausta jolla on vahvistettuja palautuksia, huomaat että tilattu määrä ja toimitettu määrä ei enää täsmää.
Osittain tai kokonaan palautunut tilaus on järjestelmässä edelleen avoinna, ellei tilausta peruta tai asiakkaalle tehdä uutta toimitusta samalle tilaukselle.
Mikäli kaikki tuotteet palautettu ja vahvistettu alkuperäinen tilaus muuttuu tilaan: Palautunut.
Osittaisen vahvistetun palautuksen yhteydessä alkuperäinen tilaus muuttuu tilaan: Osittain palautunut.
5.1. Asiakas haluaa korvaavan tuotteen, tilaukselle tehdään uusi toimitus
Mikäli asiakas haluaa uuden tuotteen palautetun tilalle niin voit yksinkertaisesti muodostaa samalle tilaukselle uuden toimituksen, joka lisää toimitukselle automaattisesti puuttuvaa (tässä tapauksessa palautettua) vastaavan tuotemäärän.
Tämän jälkeen käsittele toimitus kuten uuden tilauksen yhteydessä.
5.2. Asiakas ei halua korvaavaa tuotetta, tilaus perutaan kokonaan
Mikäli asiakas ei halua korvaavaa tuotetta palautetun tuotteen tilalle, tilaus pitää perua.
Valitse kyseisen tilauksen Tapahtumat -välilehdeltä Lisää uusi -painike.
Järjestelmä ei automaattisesti muodosta perutulle tilaukselle rahan palautukseen liittyviä prosesseja, vaan ne tulee hoitaa manuaalisesti maksutavasta riippuen.
Mikäli maksutapa on ollut muu kuin lasku ja kun hyvitys asiakkaalle on hoidettu, voit muuttaa tilaustapahtuman maksutilan: Hyvitetty.
Kirjaa tapahtuman Kommentti -kenttään lisätiedot ja valitse Toimitustilaksi: Peruttu.
6. Hyvityslasku tilaukselle
Hyvityslasku voidaan muodostaa vain mikäli tilauksen maksutapana on ollut lasku.
6.1. Hyvityslaskun muodostaminen tilaukselle
Hyvityslasku voidaan muodostaa vain mikäli tilauksen maksutapana on ollut lasku.
Hyvityslaskun tekeminen onnistuu tilauksen Laskut välilehdellä valitsemalla kyseisen laskun toiminnoista: Mitätöi lasku.
Näet nyt vahvistuspyynnön laskun mitätöinnistä.
Hyväksymällä vahvistuspyynnön OK painikkeella järjestelmä muodostaa avointa saatavaa vastaavan hyvityslaskun, jonka erotat siitä että laskun summa on negatiivinen. Laskusta poiketen hyvityslaskulle muodostetaan suoraan oma laskunumero ja hyvityslasku menee Maksettu tilaan lähettämättä hyvityslaskua asiakkaalle.
6.2. Hyvityslaskun tarkastelu ja lähettäminen asiakkaalle
Voit siirtyä tarkastelemaan hyvityslaskua valitsemalla hyvityslaskun toiminnoista Näytä.
Hyvityslaskun tiedoista voit tarvittaessa lähettää hyvityslaskun asiakkaalle valitsemalla: Lähetä.
