Vektori Laskutus
lisäpalvelun käyttöohje

Laskutusmoduulilla (myöhemmin “Palvelu”) saat lähetettyä laskun paperilaskuna, verkkolaskuna tai sähköpostilla. Voit noutaa pankkiaineistot ja kohdistaa viitesuoritukset automaattisesti tai manuaalisesti laskuille ja lähettää erääntyneistä laskuista maksumuistutukset sekä siirtää laskut perintään.

Ennen Palvelun käyttöönottoa on hyvä tarkistaa ja muuttaa laskutuksen käyttöönottoon liittyvät asetukset, jotka on kuvattu Vektori Laskutus käyttöönotto -dokumentissa.

2. Laskutus

Laskutukseen liittyvät toiminnot löytyvät Laskutus -valikon alta, josta voit

Luoda laskuja
Noutaa pankkiaineistot ja käsitellä tilitapahtumia
Käsitellä suorituksia, liikasuorituksia ja laskuttaa viivästyskorkoja
Täsmäyttää kirjanpitotilit

3. Laskut -näkymä ja laskun hakutoiminnot

Laskulistaus -näkymässä näytetään oletuksena kaikki laskut.

Voit lajitella näkymän listausjärjestystä napsauttamalla listaus -näkymässä listauksen otsikkoa.

Laskut -näkymässä voit hakea laskuja useilla eri hakukriteereillä. Voit kohdistaa hakutoiminnon yhteen hakukenttään tai rajata hakua esim. laskupäivän ja laskutustilan tai laskutustavan mukaan.

Haku palauttaa listauksen hakuehdot täyttävistä laskuista, näyttää hakutuloksen verollisen ja verottoman summan sekä kappalemäärän.

Avaamalla laskurivillä pudotusvalikon voit:

Näytä -toiminnolla siirtyä laskun esikatselu -näkymään
Muokkaa -toiminnolla siirtyä laskun muokkaukseen
Esikatselu -toiminnolla avata laskun pdf -muodossa
Lähetä -toiminnolla lähettää laskun
Lisää suoritus -toiminnolla lisätä laskulle suorituksen
Tiedostot -toiminnolla lisätä laskuun liittyvän tiedoston
Mitätöi lasku -toiminnolla mitätöidä laskun
Poista -toiminto on käytössä luonnos- ja laskutusvalmis -tilassa olevalla laskulla.

Tiedoksi: Lähetä laskut -toiminto päivittää aina laskupäiväksi kuluvan päivän.

HUOM! Lisäksi kaikki laskut ovat ladattavissa PDF:nä, pakattuna .zip-muodossa yhdessä tiedostossa,

Laskut sivulla Vie -> Kuvat ,zip-muodossa -painikkeen kautta.

laskun numero viittaa laskujen ID-kenttään, jonka saa näkyviin Laskut -sivulta kun klikkaa vieressä olevan kuvan mukaisesta kohdasta auki näytettävien kenttien valinnan ja valitsee ID kentän mukaan ja painaa valikossa alla olevaa OK -näppäintä.

Tällä tavalla kaikilla laskuilla on olemassa oma itsenäinen tunniste, joilla ne voidaan hakea.

4. Laskun tilatiedot

Laskut -näkymässä näytetään oletuksena listaus kaikista laskuista, riippumatta laskun tilatiedosta. Alla on kuvattu laskun tilatiedot ja toiminnot, joita laskulle voi suorittaa.

4.1. Luonnos

Luonnos -tilassa olevaa laskua voit täydentää ja muuttaa. Lasku voidaan myös poistaa.

Luonnos -tilassa oleva lasku on numeroimaton, eikä lasku ole vielä mukana raportoinnissa.

4.2. Laskutusvalmis

Laskutusvalmis -tilassa olevaa laskua voit täydentää ja muuttaa. Lasku voidaan myös poistaa.

Laskutusvalmis -tilassa oleva lasku on numeroimaton, eikä lasku ole vielä mukana raportoinnissa.

4.3. Lähetetty

Lähetetty -tilassa oleva lasku on valmis ja lähetetty asiakkaalle. Tilanteessa, jossa laskussa on virhe, tulee lasku mitätöidä tai tehdä laskulle hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku tilalle.

Lähetetty -tilassa oleva lasku on numeroitu ja on mukana raportoinnissa.

Mikäli laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä, lähetetään laskusta Asetukset -> Laskutus -> Perintä -asetusten mukaisesti maksumuistutus. Maksumuistutusten käsittelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa 11.

4.4. Osamaksettu

Osamaksettu – tilassa olevaan laskuun on kohdistunut yksi tai useampi osasuoritus.

Mikäli laskua ei ole maksettu kokonaan eräpäivään mennessä, lähetetään laskusta Asetukset -> Laskutus -> Perintä -asetusten mukaisesti maksumuistutus.

4.5. Maksettu

Maksettu -tilassa oleva lasku on kokonaan maksettu. Laskuun kohdistuvan liikasuorituksen käsittelystä on tarkemmin kerrottu kohdassa 13.5.

4.6. Perinnässä

Perinnässä -tilassa oleva lasku on erääntynyt ja siirretty perittäväksi perintätoimistoon. Laskun siirtäminen perintäyhtiölle on kerrottu tarkemmin kohdassa 12.

4.7. Luottotappio

Mikäli laskun perintä ei tuota tulosta, voit kirjata laskun luottotappioksi. Luottotappioksi kirjattu lasku poistuu avoimista laskuista ja näkyy kirjanpitotapahtumat -raportilla.

5. Yksittäisen lasku tiedot

Voit tarkastella yksittäiseen laskuun kohdistuvia suorituksia, tapahtumia ja tilatietoja siirtymällä Lasku -näkymään laskujen listauksessa Laskunumero -linkin kautta, painamalla Näytä -kuvaketta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Näytä -toiminto. Lasku -näkymässä on omilla välilehdillä:

- Tiedot, joista voit tarkastella laskun sisältöä
- Suoritukset, jossa on listaus laskuun kohdistuneista suorituksista
- Tapahtumat, jossa on listaus laskuun kohdistuneista tapahtumista
- Tiedostot, josta voit tarkastella lisättyjä laskukohtaisia tiedostoja

Lasku -näkymässä oikealla on näkyvissä seuraavat laskun Tilatiedot

- Laskutustila

- Viivepäivät: eräpäivästä kuluvaan päivään

- Maksuaika: laskulle annettu maksuaika

- Summa (sis.alv)

- Suoritukset

- Alennus: suorituksen kohdistamisessa kirjattu alennus esim. kassa-alennus

- Avoin summa (sis.alv)

- Lähetetyt maksumuistutukset: Maksumuistutusten kappalemäärä

- Avoin viivästyskorko: eräpäivästä kuluvaan päivään saakka

- Avoimet muistutuskulut: kertyneiden muistutuskulujen määrä

Lasku -näkymässä oikealla on näkyvissä seuraavat laskun Lisätiedot

- Luotu: laskun luontipäivä
- Lähetysaika: laskun muodostusaika
- Suorituksen maksupäivä: Viimeisimmän suorituksen maksupäivä
- Suorituksen kirjauspäivä: Viimeisimmän suorituksen kirjauspäivä
- Toimitustapa
- Toimitusehto
- Myyjä
- Viivästyskorko
- Huomautusaika
- Laskupohja
- Muistutuspohja

Lasku -näkymässä oikealla alhaalla on näkyvissä Asiakastiedot, josta on linkki asiakkaan tietojen tarkasteluun ja muokkaukseen.

Tiedostot -välilehdeltä löytyvät PDF-tiedostot(muita ei oteta mukaan) yhdistetään palvelun muodostamaan laskukuvaan aina (ensimmäisen) lähetyksen yhteydessä. Tämä laskukuva lähetetään esimerkiksi Maventalle, mutta siitä eteenpäin se on Maventan ja Pankin välinen asia välittävätkö sitä ollenkaan eteenpäin.

Eli laskuun voi liittää liitetiedostoja, joiden liikkuminen laskun mukana riippuu laskun välittäjästä, sillä rajoituksella, että erillisiä liitteitä ei voida lähettää, vaan ne yhdistetään aina muodostettuun laskukuvaan lisäsivuina. Liitetiedostojen on myös oltava PDF-muotoisia.

Sama toimintamalli pätee myös tulostettaviin ja sähköpostilaskuihin. Lähetysvaiheessa palvelu huomauttaa että mukaan on lähdössä liitetiedostoja.

6. Veloituslaskun lisääminen

Laskun lisääminen edellyttää, että käyttöönottoasetukset on määritelty Asetukset -> Yritys perustiedot ja Laskutustavat -kohdassa.

Voit lisätä uuden veloituslaskun valitsemalla Laskut -näkymässä Lisää -painike

Mikäli haluat lisätä laskun olemassa olevalle asiakkaalle, aloita asiakastiedon lisääminen laskulle käyttämällä Asiakas -kentässä asiakashakua. Laskutustapa haetaan yrityksen asetuksista, ellei laskutustapaa ole asiakaskohtaisesti ole määritelty. Voit vaihtaa laskutustavan laskukohtaisesti Laskutustapa -kentästä ja päivittää tarvittaessa asiakkaan tietoja.

Mikäli asiakasta ei löydy asiakashaun kautta, lisää asiakastieto Asiakkaat -> Lisää -kohdasta ja hae tämän jälkeen asiakastieto laskulle.

Laskun tiedot - näkymässä on laskun oletuspäiväyksenä kuluva päivä. Maksuehto tuodaan laskulle yleisten asetusten mukaa, ellei asiakaskohtaista maksuehtoa ole määritelty.

Laskunumero ja viitenumero muodostetaan Asetukset -> Laskutus -> Yleiset -> Laskujen yleiset asetukset - kohdan mukaisesti laskun lähetyksen yhteydessä.

Voit lisätä laskulle viitteemme -, viitteenne-, toimituspäivä -, tilausnumero- ja lisätiedot laskulle -kenttiin haluamasi tiedot.

Kirjauspäivä -kenttää käytetään kirjanpitokirjausten muodostamiseen. Kirjauspäivä muodostuu automaattisesti laskun päiväyksen mukaan, ellei kirjauspäivä -kenttään laskua luodessa aseteta erikseen kirjauspäivää.

Toimitusasiakas - kohdassa voit lisätä laskulle näkyviin toimitusasiakkaan tiedot. Toimitusasiakkaan tiedot tulostuvat yksilölliselle laskupohjalle ja ovat näkyvissä Lasku -näkymässä.

Laskun lisätiedot - kohtaan haetaan tiedot Asetukset -> Laskutus -> Yleiset -kohdasta, Yleiset laskutuksen asetukset -otsikon alta. Voit muuttaa laskun lisätietoja laskukohtaisesti.

Voit lisätä tuotteen laskuriville käyttämällä Tuote -kentässä tuotehakua. Mikäli tuotetta ei löydy tuotehaun kautta, lisää tuote Tuotteet -> Uusi tuote -kohdasta ja hae tämän jälkeen tuotetieto laskulle.

Laskuriville tuodaan automaattisesti tuotteelle määritellyt yksikkö- ja hintatiedot sekä arvonlisäveroprosentti. Lisää laskuriville määrä ja tarvittaessa laskurivikohtainen alennusprosentti sekä laskurivikohtainen selite. Laskurivillä voit muuttaa joko verollista tai verotonta hintaa sekä arvonlisäveroprosenttia.

Voit lisätä uuden laskurivin Lisää -painikkeella ja poistaa laskurivin napsauttamalla roskakori -kuvaketta.

Kun laskun perustiedot ja laskurivit on lisätty, napsauta Tallenna -painiketta, jolloin lasku siirtyy Laskutusvalmis -tilaan. Mikäli haluat täydentää laskua myöhemmin, napsauta Tallenna luonnos -painiketta, jolloin lasku siirtyy Luonnos -tilaan.

Laskutusvalmis -tilassa olevaa laskua voit vielä muokata Muokkaa -painikkeen kautta tai esikatsella Esikatsele -painikkeen kautta. Laskun esikatselu ei muodosta laskulle vielä laskunumeroa.

Voit poistaa Laskutusvalmis -tilassa olevan laskun Lisää -> Poista -painikkeella.

Lasku muodostetaan napsauttamalla Lähetä -painiketta, jolloin laskulle muodostetaan laskunumero ja lasku siirtyy Lähetetty -tilaan ja lasku on mukana raportoinnissa.

7. Hyvityslaskun tekeminen

Tilanteessa, jossa laskussa on virhe, tulee laskulle tehdä hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku tilalle. Voit poistaa virheellisen laskun tekemällä alkuperäiselle laskulle hyvityslaskun.

Jos laskusta ei ole tarvetta lähettää asiakkaalle hyvityslaskua voit käyttää Mitätöi lasku -toimintoa, jonka toiminta on kuvattu tarkemmin kohdassa 9.

Etsi hyvitettävä lasku ja siirry Lasku -näkymään Laskunumero -linkin kautta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Muokkaa -toiminto.

Valitse Lasku -näkymässä Kopioi -> Kopioi hyvityslaskuksi.

Kopiointi muodostaa taustalla hyvityslasku alkuperäisen veloituslaskun tiedoilla

Hyväksy hyvityslasku Tallenna -painikkeella. Muokkaa -toiminnon kautta voit poistaa tuotteita, rivejä tai muuttaa summia, mutta kokonaissumma ei voi ylittää alkuperäisen laskun kokonaissummaa.Kun hyvityslasku on luotu, tulee se vielä manuaalisesti kohdistaa oikeaan laskuun, jotta ne kuittaavat toinen toisiaan.

8. Laskun kopiointi

Voit kopioida olemassa olevan laskun, joten asiakkaalle ei tarvitse aina tehdä uutta laskua tai laskurivejä.

Etsi kopioitava lasku ja siirry Lasku -näkymään Laskunumero -linkin kautta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Muokkaa -toiminto.

Valitse Lasku -näkymässä Kopioi -> Kopioi uudeksi laskuksi.

Kopiointi muodostaa taustalla uuden laskupohjan alkuperäisen laskun tiedoilla.

Valitse Tallenna -painike, jolloin lasku siirtyy Laskutusvalmis -tilaan tai Tallenna luonnos -painike, jolloin lasku siirtyy Luonnos -tilaan.

Lasku -näkymässä voit vielä muokata laskun tietoja Muokkaa-painikkeen kautta tai Esikatsele -painikkeen kautta esikatsella laskun pdf -muodossa. Laskun esikatselu ei muodosta laskulle vielä laskunumeroa.

Voit poistaa Laskutusvalmis - ja Luonnos - tilassa olevan laskun Lisää -> Poista -painikkeella.

Lähetä lasku napsauttamalla Lähetä -painiketta, jolloin laskulle muodostetaan laskunumero ja lasku siirtyy Lähetetty -tilaan ja on mukana raportoinnissa.

9. Mitätöi lasku

Mitätöi lasku -toiminto luo alkuperäiselle laskulle hyvityslaskun ja kohdistaa sen automaattisesti mitätöitävään laskuun, jolloin molemmat laskut kuittaantuvat avoimista laskuista. Mitätöi lasku -toimintoa ei voi käyttää, jos lasku on maksettu kokonaan.

Jos lasku on osamaksettu -tilassa, Mitätöi lasku -toiminto muodostaa alkuperäisestä laskusta hyvityslaskupohjan, johon voit muokata hyvitettävän osuuden.

Huom! Tästä toiminnosta ei lähde asiakkaalle hyvityslaskua automaattisesti eli Mitätöi lasku -toiminto sopii tilanteisiin, joissa asiakkaalle ei tarvitse toimittaa hyvityslaskua.

Etsi mitätöitävä lasku ja valitse laskurivillä pudotusvalikosta Mitätöi lasku -toiminto ja kuittaa OK, jos haluat varmasti mitätöidä laskun hyvityslaskulla.

Voit mitätöidä laskun myös Lasku -näkymässä valitsemalla Lisää -> Mitätöi lasku -toiminto.

10. Maksuaikaa laskulle

Jos asiakas ei voi maksaa laskua eräpäivään mennessä, voit asiakkaan pyynnöstä lisätä laskulle maksuaikaa. Maksuajan lisääminen laskulle pysäyttää perintätoimet, mutta viivästyskorko muodostuu normaalisti eräpäivästä maksupäivään saakka.

Mikäli asiakas ei maksa laskua annetun maksuajan puitteissa, käynnistyy maksuajan päättymisen jälkeen automaattisesti asetusten mukaiset perintätoimet.

Etsi lasku ja siirry Lasku -näkymään Laskunumero -linkin kautta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Muokkaa -toiminto. Valitse Lasku -näkymässä Lisää -> Lisää maksuaikaa -painike.

Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.

Lisää Maksuaika -kenttään asiakkaan kanssa sovittu maksupäivä ja halutessasi maksuaikaan liittyvä kuvaus.

11. Lähetä maksumuistutus

Maksumuistutukset muodostuvat automaattisesti Asetukset -> Laskutus -> Perintä-asetukset kohdan mukaisesti.

Voit hakea avoimet erääntyneet laskut Laskut -näkymässä syöttämällä esimerkiksi Myöhässä -kenttään päivien määrän tai hakemalla asiakkaan erääntyneet laskut syöttämällä hakukenttiin joko asiakasnumeron tai asiakkaan nimen. Voit lähettää maksumuistutuksen siirtymällä Lasku -näkymään Laskunumero -linkin kautta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Muokkaa -toiminto.

Valitse Lasku -näkymässä Lisää -> Lähetä muistutus -toiminto, josta aukeaa erillinen maksumuistutuksen esikatselu -näkymä. Esikatselu -näkymässä on sähköpostivastaanottajana oletuksena asiakkaan yhteyshenkilö, mutta voit lisätä vastaanottajat -kenttään vapaasti myös muun sähköpostiosoitteen.

Voit lähettää maksumuistutuksen joko sähköpostilla napsauttamalla Lähetä -painiketta tai tulostaa maksumuistutuksen Tulosta muistutus -painikkeella.

Maksumuistutuksen lähetys päivittää laskun tilatietoon maksumuistutusten määrän sekä kertyneen maksumuistutuskulun.

12. Lähetä lasku perintäyhtiölle

Perintään siirtyvät laskuaineistot muodostuvat automaattisesti Asetukset -> Laskutus -> Perintä-asetukset kohdan mukaisesti.

Voit hakea avoimet erääntyneet laskut Laskut -näkymässä syöttämällä esimerkiksi Maksumuistutuksen eräpäivä -kenttään päivien määrä tai hakemalla asiakkaan erääntyneet laskut syöttämällä hakukenttiin joko asiakasnumeron tai asiakkaan nimen.

Voit siirtää laskun perintään siirtymällä Lasku -näkymään Laskunumero -linkin kautta tai valitsemalla laskurivillä pudotusvalikosta Muokkaa -toiminto.

Valitse Lasku -näkymässä Lisää -> Lähetä perintäyhtiölle -toiminto, josta aukeaa erillinen ikkuna, jossa voit määritellä mihin perintäyhtiöön lasku lähetetään perittäväksi.

Valitse lopuksi Lähetä -painike, jolloin laskun laskutustilaksi päivittyy Perinnässä.

Mikäli haluat poistaa perinnässä olevan laskun valitse lasku näkymässä Lisää -> Peru perintä, jolloin laskun laskutustila muuttuu takaisin Lähetetty tai Osamaksettu -tilaa

13. Tilitapahtumat

Tilitapahtumien käsittely sisältää pankkiaineistojen ja tiliotteen noudon pankista ja suoritusten käsittelyn.

Pankkiaineistot sisältävät asiakkaiden maksamat viitteelliset suoritukset ja tiliote viitteettömät suoritukset.

Tilitapahtumien noutoa varten tulee tehdä pankin kanssa ns. Web Service -sopimus, jolla määritellään minkä tilin viiteaineistot noudetaan Palveluun. Pankkiaineistojen tulee olla XML-muodossa.

Mikäli pankista halutaan noutaa myös viitteettömät suoritukset, tulee pankin kanssa sopia myös XML-tiliotteen nouto.

Huomioitava, että tiliotteella voi näkyä myös palkat ja muut yrityksen tililtä lähteneet suoritukset.

Kun WS-yhteyssopimus on tehty ja pankki on toimittanut yhteyden luomiseksi tarvittavat avaimet, voidaan WS-yhteysasetukset syöttää Palveluun.

13.1. Hakutoiminnot

Tilitapahtumat -näkymässä voit hakea tilitapahtumia useilla eri hakukriteereillä. Voit kohdistaa hakutoiminnon yhteen hakukenttään tai rajata hakua esim. kirjauspäivän tai maksupäivän mukaan.

13.2. Pankkiaineiston nouto järjestelmään WS-yhteys

Kun käytössäsi on WS-yhteyssopimus voit noutaa pankkiaineistot Tilitapahtumat -> Nouda uudet aineistot pankista -painikkeen kautta.

Pankkiaineiston nouto kirjaa viitteelliset suoritukset automaattisesti laskuille vain ne suoritukset, joiden rahamäärä vastaa laskun avointa saldoa.

Liikasuoritukset ja virheellisellä viitteellä maksetut suoritukset jäävät manuaalisesti käsiteltäväksi Tilitapahtumat -näkymään, joiden käsittelystä on kerrottu tarkemmin kohdissa 13.4, 13.5 ja 13.6.

13.3. Tiliotteen ja viiteaineiston nouto Palveluun

Jos käytössäsi ei ole WS -yhteyssopimus voit noutaa pankkiaineistot ensin pankkiyhteysohjelmalla tietokoneellesi/verkkosijaintiin ja käsitellä tämän jälkeen tiliotteen ja viiteaineistot Tilitapahtumat -> Käsittele tiedosto -painikkeen kautta.

Hae Selaa -painikkeella tietokoneeltasi/verkkosijainnista viiteaineisto/tiliote, jonka tiedot haluat tuoda Palveluun.

Valitse lopuksi Lähetä -painike.

Pankkiaineiston nouto kirjaa viitteelliset suoritukset automaattisesti laskuille, joiden rahamäärä vastaa laskun avointa saldoa.

Liikasuoritukset ja virheellisellä viitteellä maksetut suoritukset jäävät manuaalisesti käsiteltäväksi Tilitapahtumat -näkymään, joiden käsittelystä kerrottu tarkemmin kohdissa 17.4, 17.5 ja 17.6.

13.4. Tilitapahtuman käsittely

Tilitapahtumat -näkymässä on listaus suorituksista, joita ei ole voitu kohdistaa automaattisesti laskuille. Kohdistamattomat suoritukset voivat olla virheellisellä viitteellä saapuneita suorituksia ja liikasuorituksia.

13.5. Liikasuoritusten käsittely

Kohdistumattomat liikasuoritukset tulee käsitellä manuaalisesti valitsemalla Tilitapahtumat -listauksen rivillä Luo suoritus -toiminnolla.

Mikäli asiakkaalla on avoimia laskuja voit kohdistaa suorituksen asiakkaan avoimelle laskulle, muistutuskululle ja viivästyskorolle, kohdistaa suorituksen useammalle laskulle tai kohdistaa suorituksen selvitystilille.

Suorituksen maksu- ja kirjauspäivä sekä pankkitili ja suorituksen summa muodostuvat automaattisesti pankkiaineiston tietojen mukaan.

Liikasuorituksen käsittelyn yhteydessä maksajan tiedot ja asiakkaan avoimet laskut tuodaan ehdolle viitenumeron perusteella

Laskulistauksessa näytetään asiakkaan avoimet laskut, perintämaksujen kulut ja viivästyskorko laskettuna kuluvaan päivään saakka.

Suoritus kohdistetaan oletuksena ensin vanhimman laskun pääomalle, perintäkuluille ja viivästyskorolle. Halutessasi voit muuttaa kohdistusjärjestystä.

Valitse lopuksi Tallenna -painike.

Mikäli asiakas on maksanut laskun kahteen kertaan tai suoritus ylittää avoimien laskujen määrä, voit kohdistaa liikasuorituksen selvittelytilille valitsemalla Kohdista liikasuoritus selvittelytilille.

Liikasuorituksen palauttaminen asiakkaalle on kuvattu tarkemmin kohdassa 14.2.

13.6. Tunnistamattomien suoritusten käsittely

Tilitapahtumat -listauksessa olevat tunnistamattomat suoritukset kirjataan kirjanpitotapahtumana Asetukset -> Yritys -> Yrityksen perustiedot -> Oletuskirjanpitotilit -kohdassa määritetylle selvittelytilille.

Valitse Tilitapahtumat -listauksen rivillä Luo kirjanpitovienti -toiminto.

Kirjanpitotapahtuman maksu- ja kirjauspäivä sekä pankkitili, suorituksen summa ja maksajatieto muodostuvat automaattisesti pankkiaineiston tietojen mukaan.

Muuta Kredit -tiliksi selvittelytili ja valitse lopuksi Tallenna -painike.

Selvittelytilille kirjattuja suorituksia voit hakea Tilintäsmäytys -kohdasta, josta on tarkemmin kerrottu kohdassa 20.

13.7. Tilitapahtumien tarkastelu

Voit tarkastella käsiteltyjä tilitapahtumia valitsemalla Tilitapahtumat -kohdassa Käsitelty -kentässä Kyllä -valinnan, jolloin näkymään listataan käsitellyt tilitapahtumat halutulta ajanjaksolta.

Voit tarkastella yksittäistä kirjanpitotapahtumaa valitsemalla Näytä kirjanpitovienti. Mikäli tilitapahtumalle on kohdistunut suoritus, voit tarkastella suorituksen tiedot valitsemalla Näytä suoritus.

14. Suoritukset

Laskutus -> Suoritukset -näkymässä on omilla välilehdillään listaus suorituksista ja liikasuorituksista.

Voit hakea suorituksia asiakasnumerolla, asiakkaan nimellä, laskunumerolla sekä viitenumerolla.
Voit lisäksi rajata hakua kirjaus- ja maksupäivän välillä.

Jos lasku on maksettu myöhässä ja laskulle muodostunut viivästyskorkoa, näytetään korko Suoritukset -listauksessa Kertynyt viivästyskorko -kentässä.

Korkolaskujen käsittelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa 15.

14.1. Suorituksen manuaalinen lisääminen

Voit lisätä laskulle manuaalisesti suorituksen valitsemalla Suoritukset -> Lisää -painike.

Hae laskun tiedot nimellä, laskunumerolla tai viitenumerolla.

Lisää maksu- ja kirjauspäivä, valitse pudotusvalikosta pankkitili, jolle suoritus on tullut ja anna suorituksen summa.

Lisää Maksettu -kenttään summa sille laskulle, jolle haluat suorituksen kohdistaa.

Voit kirjata suoritukselle perintämaksun, viivästyskoron, kassa-alennuksen ja pyörityseron.

Hyväksy tiedot Tallenna -painikkeella.

14.2. Liikasuorituksen palauttaminen

Suoritukset -> Liikasuoritukset -välilehdellä on listaus selvittelytilille kirjatuista liikasuorituksista.

Ennen liikasuorituksen palautusta voit tarkistaa onko asiakkaalle muodostunut avoimia laskuja, jolle voit kohdistaa liikasuorituksen. Valitse liikasuoritus rivillä Kohdista saatavalle - painike ja kohdista halutessasi suoritus avoimelle laskulle.

Muuta maksupäiväksi suorituksen maksupäivä ja valitse pankkitili -pudotusvalikosta Selvittelytil

Vahvista tiedot Tallenna -painikkeella.

Lähetä pankille ja merkitse maksetuksi -toiminto lähettää valitut liikasuoritukset pankkiin. Toiminto on käytössä vain, mikäli pankkiyhteys on aktiivinen.

Muodosta maksuaineisto -toiminto muodostaa valituista riveistä xml-tiedon, jonka voit tallentaa omalle tietokoneelle/verkkoympäristöön ja lähettää pankkiin oman verkkopankin kautta.

Merkitse maksetuksi - toiminto kuittaa liikasuorituksen pois selvittelytililtä. Voit palauttaa suorituksen manuaalisesti verkkopankin kautta.

14.3. Luottotappion kirjaaminen

Voit kirjata laskun luottotappioksi hakemalla Laskut -näkymästä lasku, jonka haluat kirjata luottotappioksi.

Siirry tämän jälkeen Laskunumero -kentästä laskulle ja valitse Lisää -> Kirjaa luottotappio.

Syötä luottotappion kirjauspäivä. Valitse lopuksi Lähetä -painike.

Laskun laskutustila muuttuu Luottotappio -tilaan ja lasku poistuu avoimista laskuista.

15. Korkolaskut

Mikäli Asetukset -> Laskutus -> Perintä -> Viivästyskorkojen kerryttäminen -kohdassa on Laskuta viivästyskorot erillisellä laskulla, voidaan kertyneet korot laskuttaa erillisellä laskulla.

Lisäksi on tarkastettava että Asetukset -> Asiakkuudenhallinta -> Asiakasasetukset -> Laskutustiedot -kohdassa on valinta Laskutustapa ruudussa ja että asiakkuudella vastaavasti valittuna laskutustapa.

Voit laskuttaa kertyneet viivästyskorot napsauttamalla Suoritukset -listausnäkymässä Kertynyt viivästyskorko -kentässä korkosumma -kenttää.

Saat varmistuksen “Haluatko varmasti luoda uuden korkolaskun”. Valitse OK.

Viivästyskorosta muodostuu Laskutusvalmis -tilaan erillinen korkolasku, jonka voit lähettää Lähetä -painikkeella.

16. Tilintäsmäytys

Tilien täsmäytys tehdään Tilintäsmäytys -näkymässä. Täsmäytysnäkymä näyttää valittuna ajanjaksona kirjanpidossa ja reskontrassa olevia tapahtumia.

Mikäli pankkitilin ja kirjanpitotilin saldojen välillä on eroja, näytetään ero Tarkiste -kentässä. Ennen kuin tilitapahtumat viedään kirjanpitoon, on hyvä käydä Selvittelytilin -tapahtumat läpi.

Selvittelytilille kirjattu suoritus voidaan kohdistaa Suoritukset -> Lisää suoritus -toiminnon kautta.

Hae asiakkaan tiedot ja valitse Pankkitili -pudotusvalikosta Selvittelytili, lisää suorituksen summa ja kohdista se haluamallesi laskulle.

Valitse lopuksi Tallenna -painike, jolloin selvittelytilin saldo pienenee kohdistetun suorituksen summalla.

17. Laskutuksen ja Kirjanpidon Raportit

17.1. Avoimet laskut

Raportti näyttää avoimet laskut halutulta ajanjaksolta. Voit hakea avoimia laskuja määrittämällä vain loppuaika, jolloin raportille haetaan loppuaikana avoinna olleet laskut. Määrittämällä alkuaika voidaan tuloksia rajata halutulle tarkasteluajalle.

Voit hakea raportille kaikki avoimet laskut tai asiakaskohtaiset avoimet laskut.

17.2. Laskupäiväkirja

Laskupäiväkirja näyttää laskut ja laskuihin liittyvät kirjanpitotiliöinnit laskunumerojärjestyksessä halutulta ajanjaksolta laskupäivän mukaan. Listauksen loppuun tulostetaan tiliöintiyhteenveto.

Voit hakea raportille listauksena joko kaikki laskut tai asiakaskohtaiset laskut halutulta ajanjaksolta tai pelkästään yhteenvedon laskuista.

17.3. Laskuhistoria

Raportti laskuista joka näyttää laskut myös rivitasolla ja joita on mahdollista ryhmitellä ja suodattaa useiden kenttien perusteella.

HUOM! Lisäksi kaikki laskut ovat ladattavissa PDF:nä, pakattuna .zip-muodossa yhdessä tiedostossa, Laskut sivulla Vie -> Kuvat ,zip-muodossa -painikkeen kautta.

17.4. Kirjanpitotapahtumat päivämäärän mukaan

Kirjanpitotapahtumat raportti listaa kirjanpitoon kirjatut tapahtumat tositetyypeittäin halutulta ajanjaksolta. Voit ottaa raportin laskuista, kassakuiteista, suorituksista ja tilitapahtumista. Lisäksi voit rajata hakua kirjanpitotilin mukaan

17.5. Kirjanpidon pääkirja

Kirjanpidon pääkirja näyttää kirjanpitotilien tapahtumat halutulta ajanjaksolta.

Voit tulostaa raportin joko yksittäisestä tilistä tai kaikista tileistä ja valita näytettäväksi vain tilit, joissa on saldoa.

17.6. Kirjanpidon saldoraportti

Kirjanpidon saldoraportti näyttää kirjanpitotilien saldot halutulta ajanjaksolta.

Voit rajata hakua ottamalla raportin vain tileistä, joissa on saldoa tai hakea yksittäisen tilin saldo

Page updated

Report abuse

Vektori Laskutuslisäpalvelun käyttöohje

1. Vektori Laskutus